智慧城市下城建档案管理浅议

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摘要：本文结合智慧城市公共信息服务平台功能和特点，提出智慧城市背景下，基于公共信息服务平台的城建档案管理服务模式和嵌入式城建档案管理服务平台建设设想。在此基础上，简述了城建档案管理服务平台内涵与特征，并对档案管理服务平台的功能与实现进行了具体探讨，指出智慧感知、智慧服务和智慧体验等功能的实现方法。最后，从构建档案管理服务平台测评体系、建立管理服务绩效智能评估系统两个方面，提出了智慧城市背景下城建档案管理新思路。

关键词：智慧城市；公共信息服务平台；城建档案管理；策略分析

在智慧城市背景下创新城建档案管理模式，是信息技术助力城市管理建设的全面展现。数字化城建档案资源的创建将成为城市发展的数据化引擎，为城市管理水平的进一步提升提供原生数据支持。目前，城建档案管理要转向以需求为导向的新型服务模式。

一、以公共信息服务平台为基础创建新型城建档案管理服务模式

在智慧城市背景下，城市的公共信息服务平台建设日益优化，城建档案管理部门可以以城市公共信息服务平台为基础，构建新型城建档案管理模式。当前，城市公共信息服务平台的基本功能主要包括收集归纳数字资源与提供多元信息数据服务两种类型。收集归纳数字资源是指平台将杂乱无序的数据资料加以归纳整理使之有序化，在纷繁多元的数字资料收集过程中逐步构建拓展数字资源库。基于城市数字资源库，公共信息服务平台可以为社会各行业提供多元化信息服务。在当前城建档案管理工作中，可以将共享开放的城建档案数据与公共信息服务平台有效对接，从而提高档案资源利用率，实现公众对档案资源的需求。

二、创建嵌入式城建档案管理服务平台

（一）基于数据引擎把握用户需求

对于群众需求的精准把握是嵌入式城建档案管理服务平台创建的基本前提。满足智慧感知需求首先需要精确化管理服务。大众的需求是多种多样的，在档案服务平台建设过程中可以融合搜索引擎等崭新技术手段，将用户按照地域分布、行业领域、访问频次、搜索习惯等数据进行划分，从而对各行业各阶层的群众需求有更加精确的感知。此外，为与时俱进，保障档案管理服务平台的运作高效性，平台建设还需紧跟时事热点。平台后台可以对用户搜索词频次等信息数据进行动态记录、归纳分析，从而对群众的关注热点拥有更加深入地了解。在此数据基础上，城市相关政策的出台可以更具参考性，有利于城市治理水平与决策能力的提升。

（二）优化平台响应能力

目前来看，平台响应能力是嵌入式城建档案管理服务平台建设的重点内容之一，平台响应能力的优劣直接影响着用户的使用体验。首先，平台建设者应与时俱进提升搜索引擎的可察性，帮助大众在平台上准确地找到相关信息，优化大众的平台使用观感，通过舆论导向彰显政府在公众服务方面的良好形象。其次，在平台建设过程中，技术人员应注重提升不同用户终端访问的可见性，根据用户的终端系统，选取不同的服务方式，以充分满足各行业各领域不同用户的信息服务需求。

（三）创建可视化服务体验

目前，档案门户建设存在分散化的缺陷，全面而及时的数据网络规划的缺乏极大地影响了平台效率。城建档案管理人员可以通过创建云平台实时监视平台运行状况，增设智能服务助手与人工服务通道等方式创建可视化用户服务体验。在数据整合的基础上结合用户的反馈进一步优化平台建设，提升服务能力。此外，通过可视化的数据分析，可以为档案门户的决策咨询服务提供依据，使决策者对行业发展有更深入地了解，促进行业和地区整体的网站群智慧转型。

（四）构建智能化城建档案数据库

随着云时代的到来，城建档案管理系统也应顺应时代的潮流，与时俱进，以大数据为依托，建立更加智能化的数据库，进而实现数据资源共享。城建档案管理信息系统是通过数据处理与数据交换实现的。为了能够使数据处理获得更好的效果，首先需要对各种相对分散的数据进行整合，建立基于用户视角的用于对数据和信息进行建模的面向问题的数据模型，以清楚明确地表示用户的数据需求；其次根据数据需求和目标，通过强大的并行计算和分布式计算，建立相应的数据模型和数据分析指标体系；最后对数据进行分析，在客户端与数据库之间建立联系，让大数据产生最终价值。智能化城建档案管理信息系统的建设，使城建档案资源更具有开放性，面向的用户更广，为城市建设过程中的数据参考提供有力依据，尤其能够更好地在城市建设、城市管理的决策过程中发挥快速提供综合信息的功效。

（五）强化平台绩效管理，推进平台智能评估系统建设

绩效管理能有效地推动档案管理服务平台的建设。绩效管理需要检测平台在用户、服务和可见性等方面的质量和效果，从用户和平台两个方面综合评价服务质量和效果。首先，构建档案管理服务平台测评体系。新构建的智慧测评体系包括评估指标、评估过程、评估方法、结果运用四个方面。在评估指标上，将供给和用户两个角度的评估相结合，指标涵盖内容、功能和效果三个方面；在评估过程方面，实行动态的服务绩效管理；在评估方法方面，实现定性和定量相结合，从多方面如实反映访问效果；从评估结果运用上看，可以实现传统信息和可视化直观展现相结合，在原有传统的信息方式以外增加了新设备来对平台的绩效进行实时展示。其次，建立管理服务绩效智能评估系统。此系统采用大数据云服务的原则，通过汇总并分析访问用户的行为数据，采用可视化技术展示指标的动态变化，并提出智能化建议。

三、部门联动推进城建档案工作立体化发展

档案的保存是为了档案的利用。城建档案事业发展至今，基础性的建设工作已基本完善。今后，档案管理发展的重点方向是服务。而服务优不优、服务能不能，某种意义上是取决于对馆藏档案资源开发利用的有效程度。目前，对档案查询利用方式都采用依据关键字字段的分类分级查询检索。这一方式在实际使用中存在明显的局限性，时常因查询对象对关键字不掌握或掌握信息不全面或存档时录入的关键字与现掌握的不一致，出现档案馆有档案却查不到等问题。为更好地推进城建档案管理工作智能化发展，城建档案管理人员可以将城市地理信息系统技术引入到城建档案管理中，建设基于云地图的档案查询系统，实现城建档案空间关系的可视化，通过与城市地理信息院等机构合作联动带领城建档案管理进入全新的领域。赋予城市建筑物、构筑物的每个单位工程一个身份识别码，与相应档案资料的档案编号建立关联。经过数据采集积累，完善档案空间数据库建设。通过档案空间数据库信息应用服务平台的建设，可以促进档案利用实现查询可视化、信息综合化、获取便捷化。用户可以任意指定一个区域或者随意划定一个区域，系统都能快速地将其中的建筑物按所属分类、层数、建筑高度、面积、建设年代、有无电梯、人防、玻璃幕墙设施等特征组合筛选出来，形成各类所需的统计、分析信息表。同时，对应建筑物的每个单位工程所在的工程档案资料档案编号也一一列出，按图索骥随点随到，档案利用的服务能力、效率将大大提升。

四、强化城建档案管理工作监督与指导

城建档案监督是随着城建档案法制化的进一步强化而赋予城建档案管理机构的一种行政管理职责，是当今城建档案管理的重要内容、主要手段和重要职责。城建档案监督工作的根本目的和工作动机是为了实施城建档案法规，加强城建档案监督职能，促进城建档案事业在法律机制的保障下，健康、科学地发展。长期以来，城建档案管理机构的行政职能主要是通过业务指导方式来体现的，对我国城建档案业务工作水平的提高，确实起到了一定的积极作用。但是，也存在一些薄弱环节，特别是随着城建档案法制化建设步伐的加快，城建档案事业的依法管理、依法行政亟待进一步加强。如果缺乏必要的行政监督职能，不仅使城建档案法规的实施缺乏有效的监督，也会导致业务指导职能的削弱，从而影响城建档案法规及城建档案管理机构行使行政职能的权威性。因此，当前应在强化城建档案法制化建设的同时，不断强化城建档案监督意识，改变“重指导、轻监督”或“只指导，不监督”的状况，应将城建档案监督工作与城建档案业务指导工作紧密结合，实现在指导中监督，在监督中指导，从而维护城建档案法规的权威性、严肃性，提高城建档案行政管理的工作效能。此外，由于从事城建档案工作的单位类型、性质、基础不一，发展状况各有差异，迫切需要加以统一引导。城建档案管理部门依据国家相关法律法规、规范、规划和工作目标，对所辖范围内的城建档案工作，及时指明其建设发展目标，明确工作任务，提出规范要求，从而起到推动发展的引导作用。新型城建档案管理模式与信息服务平台建设，对于智慧城市的建设有着重要推动作用，相关部门要加强新型城建档案管理的建设工作。在信息化的时代背景下，不断创新管理平台模式，为我国智慧城市建设注入新的活力和动力。

参考文献：

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作者:陈萍 单位:朝阳师范高等专科学校