大数据下城建档案管理实践探思
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摘要：“互联网＋信息传输技术”、大数据及云计算技术的迅猛发展，使得不同城建部门的档案归档、管理工作，从管理内容到管理模式都发生了巨大转变。通过秉持交互、共享的城建档案管理理念，借助于大数据挖掘技术、云计算服务平台，建立起数字化城建档案管理系统，可以进行档案资源搜集、管理内容整合、管理方式与渠道设置，对多种文字、图片、视频或音频等文件内容，作出规范化、分类化的全方位管理，提高城建档案管理效率与质量。
关键词：大数据；城建档案；管理
面对日益增多的城市建设项目、城建档案数据，如何利用大数据及云计算技术、物联网技术，进行城市建设规划档案、招投标档案、施工档案、竣工档案等城建档案的网络化管理，成为不同城建单位关注的重点问题。针对传统城建实体档案资源的数字化管理趋势，通过深化政府机构简政放权，使用大数据挖掘技术、数据分析技术，进行多种档案资源的搜集、统计分析与分类整合，以及可视化、集成化、个性化的城建档案综合管理，能够保证城建档案数据传输、存储与共享目标的实现。
一、互联网环境下城建档案数字化管理的重要意义
（一）加强城建档案的异地云备份、资源共享
传统城建档案具有地域性的特征，不同地方纸质化城建档案，通常由管理人员根据档案内容的差异，进行多种档案凭证的收集、分类与整合管理，整个规划和管理流程在实体空间中进行。在遭遇山洪暴雨、地震等重大突发事件时，库存档案容易被损坏。如汶川大地震发生以后，位于汶川、北川、广元等地区的档案馆遭到严重破坏，大批珍贵的档案资源、电子文件被毁或丢失，其中就包括历史档案、城建档案等内容，北川档案馆约85000卷档案被废墟掩埋，广元、剑阁地区的档案馆档案也遭到不同程度损毁。在这一情况下，国家档案局结合不同省区市城建档案管理现状，提出构建数字化城建档案管理系统的主张，按照纸质档案扫描与录入、电子档案上传、文件异地备份的执行流程，建立城建档案馆异地备份数据库，可以实时归档不同科室的城建档案，上传现有城建档案数据信息，为不同管理人员、用户群体的城建档案访问与共享提供支持。
（二）削减城建档案管理的人力工作、资金成本
“互联网＋5G通信”技术的应用发展背景下，城建档案由传统的纸质化数据资源收集、筛选、分类与归档，向网络数字化归档与管理的方向转变，可以大大削减档案管理的人力资源工作量、人力成本，降低多种管理工作开展的资金成本。通过租用计算机机房、服务器等方式，使用自动化文档扫描仪，进行纸质城建档案扫描、电子化上传与录入、数据备份，能够在减少城建档案复杂的管理流程的同时，使得更多的档案信息在短时间内实现智能管理，还可以通过系统软件扩展提高城建档案在线传输、存储的安全可靠性，满足城建档案数据不断增长的功能需求。
（三）提高城建档案管理效率和质量
城建档案管理是对以往城建项目规划、招投标、施工竣工等档案资料的管理，该档案管理流程有着较强的记录、服务作用。在数字化城建档案收集、自动管理过程中，利用城建档案云服务管理系统，开展有关单位、个人与施工数据的统计录入、异地备份，及时更新城建档案的云端信息资源，可以为用户提供个性化的档案数据查询、下载与共享服务，提高不同部门城建档案管理的效率和质量。
二、目前城建档案管理工作存在的问题
（一）政府或企业缺乏对城建档案管理服务的重视
当前不同企业开展城建档案管理工作，主要依据《建设工程档案信息数据采集标准》（T/CECS707—2020）《城市建设档案著录规范》（GB/T50323—2001）《建设工程文件归档规范》（GB/T50328—2019）等标准规范的要求。但现实中城建档案管理活动的开展，往往只是针对某一城市建设工程项目的基本规划档案、施工档案的收集整理，却忽视多种重要的网络档案资料统计、录入与存储。这一问题产生的主要原因，在于部分档案管理人员服务意识较低，缺乏对城建档案管理工作的重视，对政府或企业城建档案管理的程式化、形式化问题严重，难以保证档案管理的真实可靠性、实效性。
（二）城建档案管理缺少数字化云服务管理系统
在大数据及云计算的技术发展背景下，城建档案管理也要紧跟时展步伐，将原有纸质档案扫描录入的档案管理，转变为网络化、自动化的管理模式，才能契合海量资源搜集、利用与整合的需求。然而当下对城建档案信息的收集、审核与管理工作，通常存在着缺少云服务档案管理系统，以及档案数据管理的信息化水平低等问题。在中小城市的城建施工过程中，大多数项目仍旧采用手工档案信息统计与核算方式，较少涉及到大数据挖掘技术、云计算技术等信息化手段，在档案资源传输、云端存储与服务共享方面非常滞后，不能满足海量文档、图像、视频、音频等电子档案的管理需求，因而需要引入城建档案的云服务管理系统予以改进。
（三）城建档案的内容组织管理、服务方式陈旧
对不同城建档案数据资源的分类管理，是提升档案数据管理质量的重中之重。一方面，由于城建档案部门缺乏用于档案管理的软硬件设施、专业管理人才，使得现有的城建档案管理业务、管理技术标准，难以得到真正的实施与落地。特别是部分城建档案馆只负责档案信息的上传、录入，用户通过网络知识服务渠道，也只能查询现有的档案知识内容。另一方面，企业城建档案管理的服务理念、服务方式过于陈旧，缺少有关城建政策、资金使用等的详细规划核算，也未设置针对档案信息搜集、挖掘、筛选与整合的服务模块，使得城建档案信息的利用率、共享程度不高。
三、大数据背景下城建档案管理实践的创新策略研究
（一）坚持以数字化城建档案管理为主的发展理念
根据《城市建设档案著录规范》（GB/T50323—2001）《建设工程档案信息数据采集标准》（T/CECS707—2020）《建设工程文件归档规范》（GB/T50328—2019）《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）等标准规范，各地方政府或企业要确立数字化城建档案管理的理念。首先以档案管理人员为主体，结合不同部分档案管理的实际情况，引入数字化的档案信息数据挖掘技术、云计算分析技术，对现有的海量城建档案资源进行搜集、统计分析与整合，形成档案信息的数字化加工处理流程。其次，遵循综合性城建档案管理的理念，对不同档案部门人员的工作内容、职责权限作出分配，加强多种城建档案资源处理、传输与存储的组织协调，尽可能促进不同部门档案管理的数据信息、功能服务共享。
（二）构建城建档案管理实践的数字化云服务系统
城建档案管理的信息化发展，是完善档案管理流程、提高档案管理效率的主要途径，其通过对海量城建档案数字化扫描、分类与归档上传，可以减少档案信息统计、传输与存储过程中的破坏问题。因此，引入数字化云服务的档案管理系统，根据用户多样化的档案管理需求，设置城建档案知识库、档案资源整合数据分析、档案数据资源集成服务、档案存储与业务服务等系统模块，可以完成多源档案数据的挖掘、分析、交换与整合工作。具体的城建档案资源组织与管理流程如图1所示。从图1可以看出，不同网络云服务模块在城建档案的管理中，通常依托于5G通讯网络、“BIM＋GIS”等软件技术，开展不同区域、不同类别城建档案的管理服务。而在城建档案数据资源的集成服务平台，设置城建档案数据知识的服务窗口，进行互联网档案信息搜集、内容检索、交互反馈，由不同端口根据用户的访问、数据知识请求，分类与提取出重要的、覆盖范围广的档案数据信息，并保存至城建档案馆的云服务数据库之中，以便于向用户群体提供城建档案的浏览、下载、上传与共享服务。
（三）完善城建档案异地备份渠道、管理服务方式
城建档案信息的异地备份管理，是在重大突发事件发生时，保全城建档案资源的主要方式。如何形成不同地区档案馆或档案部门的网络互联，加强多种档案资源的信息互通与共享，成为城建主管部门关注的主要问题。这一情况下，地方政府或企业要以高层领导为主，建立起与其他地区相连的档案异地备份系统，将现有的文档、图像、视频、音频等电子档案资源，上传至异地备份系统中，最大程度可以保证档案获取、存储的安全性，如辽宁朝阳市、湖南永州市已完成城建档案异地备份体系的构建。此外，在城建档案管理服务方式的创新方面，要结合互联网信息传输的实时性、交互性特点，运用大数据挖掘技术、分布式计算与管理技术，优化档案管理的信息接收、统计处理、分类归纳、检索查询等流程，削减城建档案管理过程中的人力资源成本、资金成本，深化档案数据的挖掘，加强部门档案数据的互联互通，从而保证城建档案传输、存储与备份等的管理质量。在“互联网＋大数据”的信息挖掘与传输背景下，地方政府或企业开展的城建档案数据管理工作，要以各种城建档案收集、归档的标准规范为指导，以城建数据为核心，转变仅仅注重纸质化档案信息管理的理念，根据不同城市建设项目的档案内容，进行数字化云服务管理系统、异地备份管理系统建设，加强在档案资源收集、分类筛选、统计分析与整合中的全面系统性管理，优化档案数据资源的查询、浏览、下载与共享应用服务，使整个城建档案信息化归档管理工作的执行流程，更为规范化、安全化，才能提升档案管理的效率与管理质量。
参考文献：
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[5]薛雅文.城建档案编研工作的创新思考[J].城建档案，2020（01）：45-46.
作者:董雯雯 单位:余姚市住房和城乡建设局
