大数据在城建档案管理中应用
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摘要：本文分析了目前城建档案管理工作中应用大数据时规划不足，提出应创设数据云平台，利用大数据提供公共服务，并构建适应大数据时代的人才队伍。
在信息技术不断升级的背景下，大数据在各种实践领域中的应用程度不断加深。城建档案管理是对数据的保管和利用，更应积极运用大数据，以促进管理的现代化和科学化，更加高效地服务社会各界。
一、大数据对城建档案管理工作的价值分析
大数据（big data），是指总量极为庞大且快速增长，需要以最新信息处理技术才能够汇总、储存和管理的数据。大数据具有四个显著特征，可表示为“4V”，分别为容量大（Volume）、种类多（Variety）、时效快（Velocity）以及价值高（Value）。近年来，许多城市的面貌都发生了巨大变化，同时城建资料也急剧增长。而且，在工程建设与管理的过程中普遍使用了信息技术，许多数据、图纸、合同都以信息化的形式表现和存档。在城建档案中，信息化资料的占比不断提高。实践对象的改变让城建档案工作进入大数据时代，传统管理方式也要予以更新。可以利用大数据技术对城建档案进行规范化的保存和管理，同时可以创设基于大数据的信息挖掘与加工机制，进而从原始数据中提取出有价值的内容，分析数据代表的意义。总之，大数据为开展城建档案管理提供了有效的工具，具备重要的应用价值。
二、大数据应用于城建档案管理工作面临的挑战
伴随着互联网技术的发展，城建档案管理工作中越来越多地应用了数据分析与整理技术，无纸化管理不断普及，但是距离对大数据的深度应用还有一定差距。城建档案管理在应用大数据方面仍面临着挑战，存在一些亟待解决的问题。
(一)缺少有关数据开发的规划
将大数据应用于档案管理是实践范式的重要转型，需要以统一规划为基础。然而，虽然应用大数据势在必行，却缺少技术标准、制度规章等层面的规划。在《城市建设档案管理规定》和《城市建设档案归属与流向暂行办法》中对有价值档案的保存和移交的方式做出具体规定，但是关于数据开发的内容很少。指导性文件的缺位，造成实践工作难以开展，并且缺少向大数据方向进行改革与创新的动力。与此同时，对档案局与其他部门的合作关系缺少顶层设计。近年来国家创设电子文件管理部际联席会议和促进大数据发展部际联席会议，下容多个成员单位，是协调大数据管理与开发工作的重要平台。然而国家档案局并不属于成员单位，造成档案部门难以与其他部门协同，在信息共享等数据治理工作中面临障碍。对大数据时代下档案管理角色的界定不足，会影响到实践工作中的主动性。
(二)数据共享互通存在障碍
各地依据法律法规建立数据库，城建档案的信息化管理整体较高，许多纸质档案也以扫描的方式被转化为信息化档案，但是数据库的存在呈现出明显的条块化分割倾向，造成了“信息孤岛”现象的出现。各单位自行其是，在自身责权范围内收集和储存材料，创设信息利用机制，但是各个数据库之间交互性低。有些区的城建档案同属一市，但由各个不同的单位管理，不能合并管理。许多档案具备内容相关性，却分别存放。城建档案的建立、分类、储存缺少独立的标准体系，在操作档案信息化管理系统时各设权限，信息利用的范围受到限制，缺少向其他层级、部门、区域扩散的机制设计。数据不能够汇总起来，就无法对数据进行综合分析与价值挖掘。
(三)对数据价值的利用不足
在传统的档案管理模式下，档案的管用关系十分单一。从大数据档案服务社会的角度看，对社会提供服务的内容和途径都无法满足民众需求。市民在申请利用时只能查到少量数据，对于历史性信息，以及小区规划、房屋结构设计等内容则无法获取，而且通常要经过冗繁的手续，前往实体单位才能够办理，缺少便捷获取途径。从上一级单位读取和利用城建档案的角度看，因为对整体结构系统缺少设计，很难支持上级单位分析数据之间的联系，从中获取发现。许多数据的价值实现路径以展示、储存和简单的检索为主，缺少对数据的整合、解读和二次挖掘。
(四)信息化建设人才资源短缺
应用大数据要求以先进的信息技术为支撑，但是城建档案管理部门缺少这类专业化的优秀人才。而且各层级的档案管理部门通常存在人才老龄化的问题，工作队伍活力不足。档案管理部门通常被视为养老部门，员工积累的工作技能与大数据时代下的技能要求脱节。而且年龄较长的员工通常学习能力和学习意愿较弱，缺少自主成长的动力，存在结构性的知识和技能断层，对各种信息化的应用不熟悉，难以适应大数据时代下整个工作模式的调整。人才资源的短缺直接导致城建档案管理工作因循守旧的倾向，影响大数据在档案管理实践中的全面应用。
三、大数据在城建档案管理工作中的应用路径
（一）强化和完善整体规划
2019年，《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，提出：“各地区各部门各单位要把数字档案馆（室）建设列入信息化建设整体规划。”开展城建档案管理要转变以往各地区依据自由裁量权与惯例开展工作的方法，在国家层面展开整体规划，完成顶层设计，将档案管理工作纳入制度化轨道，是促进城建档案大数据有效利用的有力保障。首先，要了解属地城建档案管理中开发利用大数据的进度与方法，予以统筹规划，督促和引导各地区和各单位跟上大数据时代的步伐。其次，设立工作标准，对开发利用大数据的方式提出基本要求，制定统一规范，设立档案数据跨区域、跨部门调动的制度，以促成城建档案管理范式的转变。再次，在行政上予以调整和优化。过去许多档案管理部门属于不同的层级，工作方法存在很大差异。有必要理顺各种流程与规章，将数据的开发利用与行政管理体系相整合。加强对信息化城建档案管理的协同方式设计，明确国家档案局的工作方式，并对地方档案局与其他单位的沟通方式进行界定，形成有据可循的条文，支持档案管理与利用工作的自动化运行。
（二）创设集成数据的云平台
建设单位向档案管理部门移交了丰富的结构化、半结构化以及非结构化数据，可以基于这些数据创设集成式的云平台。云平台不同于过去单一化的数据库，不是对数据的简单存放，而是具备丰富交互功能和应用价值的大数据平台。云平台的形成依托于云计算技术，云计算的运用是大数据时代下的重要特征，是实现数据价值的技术基础。基于云计算技术形成的云平台集成各种信息化城建档案数据，数据的展示、挖掘和计算都可以在分布式计算机中运行，进而形成全国联网式的城建档案管理网络，不再依赖由本地计算机提供的权限。档案管理人员要对数据进行鉴别与筛选，去除其中重复的部分。可以根据单位、项目、工程、时间、文件类型等维度对数据特征进行描述，以科学的方式对数据颗粒进行划分，然后依据不同维度在数据之间建立联结，支持以多种方式检索数据。通过这种方式可以明确数据所在位置，形成稳定有序的数据收集与存放惯例，便于对数据的取用。在数据整合的同时，城建档案管理工作的实践方式也要从分散化走向集成化。基于整体规划的思维，集成数据的云平台应可以支持多个部门和单位接入，以促成数据共享。
（三）利用数据强化服务职能
大数据时代拓宽了城建档案管理工作的服务职能，城建档案管理中的服务工作要从单一化的模式向多元化方向转型，努力挖掘数据的应用功能。可以利用分布式数据库和云计算技术，创设集中化的档案查阅平台。对于符合政策的应开放材料，支持公众登录访问和查阅，以简化利用手续，创设便民服务通道。可以利用云计算深度解析云平台中储存的档案，围绕单位和社会的需要，对档案中的数据进行再整理，以数字化和实体化等多种形式，为社会提供档案信息服务。可为档案数据管理建立智能化的检索模型，以优化检索信息的输出内容。在收集检索词的基础上，利用大数据技术解读访问偏好，推介相关的档案信息，实现个性化的档案读取服务。对于影响民生的大事，可以整合各方面的数据来源，构建编研专题，通过发行音像制品和网络视频等方式，履行城建档案管理的公共服务职能。
（四）组建应用大数据技术的专业队伍
为促进大数据在档案管理中的全面利用，要创设一支高素质、高效能的人才队伍。首先，应当突出城建档案管理的重要性，吸引更多青年人才，提升人才队伍的活力。要创设条件提升城建档案管理人员工作待遇，改革职称评审方式，鼓励员工扎根档案管理工作实践，持续提升能力。其次，可以通过聘任、项目合作等多种形式引入具有信息技术专业背景的人才，为联网数据库和云平台的建设与维护提供支撑。再次，对人才梯队展开系统性培训，提升各级人才的技术能力和学习能力，引导高年资的员工职后充电，补齐知识和技能短板。总之，在城建档案管理中应用大数据符合时展的必然方向，可以提升工作效率，并产生良好的社会效益。在应用大数据技术时要注重开展整体规划，基于大数据管理和利用档案，创新公共服务模式，以营造更具效能的大数据服务模式，让城建档案管理在城市化建设的进程中发挥更为积极的作用。
[参考文献]
[1]郭爱艳.大数据背景下城建档案编研与开发探索[J].档案学研究,2017(02).
[2]陈秋玲.大数据时代城建档案信息资源开发利用面临的挑战及对策研究[J].城建档案,2020(05).
作者:丁平 单位:贵阳市城市建设档案馆
