探讨档案数字化建设存在的问题

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摘要：日新月异的当代计算机技术、网络技术、数据库技术和多媒体技术所支持的数字化建设,给档案事业带来了新一轮的发展机遇、新的整合平台和新的升值空间。随着“数字化社会”、“数字化城市”时代的来临,档案数字化建设也步入了快速通道。管理微机化、库藏数字化、信息共享化,已成为当今档案工作发展的趋势。而即便是实现了“三化”,还仅仅是“数字档案”建设的一个雏形和开始,从“档案数字化阶段——数字化档案阶段——数字档案阶段”是一个庞大的系统工程。基层档案如何顺应时展的新要求,紧跟数字化建设的步伐,充分发挥基层档案的应有作用,是值得我们认真研究和思考的问题。现就本人在基层档案数字化工作中遇到的问题及对策,谈一些体会。

一、基层档案数字化是档案数字化“大厦之基”。

基层档案是我国档案系列中的“基石”。建设数字化档案一方面要高屋建瓴,站在时代和发展的高度上明确目标和要求;另一方面必须立足基层,一步一个脚印地在做细做实上下工夫。没有基层档案的数字化,就不会有整个“大厦”的数字化。作为基层档案工作者应当清楚地看到:基层档案也是社会发展的“产物”,它不能脱离社会的进步而独立存在。它既是“基层的部门”,也是“社会的细胞”;既有“基层的责任”,更有“社会的义务”。随着我国数字化时代的来临,建设数字化档案是时代的需要,更是社会发展的必然。

我处档案工作创建于1984年。尽管创建时间不算太长,但恰好赶在了改革开放后“整顿发展”的机遇期。因此,我们力求在规范的起点上“从零开始”、逐步发展,截止目前已有馆藏近万卷,年平均提供利用二千余卷。近几年来,随着城市建设的迅猛发展和城建档案规范化要求的进一步提高,城建档案收集数量成几倍的增长。大量竣工资料主要以纸质档案的形式归档,由八十年代一个工程几张纸到今天一个工程(一个标段)就有几十盒资料。数量的不断翻番,库容的不断“膨胀”,给单位的档案管理和手工归档、查档带来了空前的压力。受客观条件的限制,库容空间必须要“精打细算”,管理人手也要“适量精干”。如何突破传统的管理模式,既保护纸质原件,又能提速查档并实现资源利用的最大化,是我们档案工作者长期以来孜孜以求的目标。数字档案作为信息化时代一种全新的技术管理手段,如一抹亮光照亮了21世纪档案的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中,可其“库藏”的数字化特征是肯定的,而传统档案“库藏”的数字化转换是其必要的环节和重要的组成部分。

二、基层档案数字化之路需要循序渐进

(一)档案数字化的含义

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影(录音、录像)技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,及时提供利用,实现资源共享,是档案信息化建设的重要组成内容。

在传统的档案管理模式下,档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现,更难适应当代“数字化生存”的形势。实现档案原件的数字化,对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用。

(二)档案数字化的主要内容

1.档案目录信息的数字化,建立档案目录数据库。

2.载体档案的数字化,如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化,建立档案影像数据库或多媒体数据库。

3.档案专题信息的采集与建库。

(三)档案数字化的主要作用是:检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小,维护方便、安全。

1.档案数字化是档案信息化建设重要内容。档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大方面任务:一是现有档案的目录数据库建设和重要档案和照片、录音、录像档案的数字化;二是电子文件归档与电子档案管理。

2.档案数字化能有效地保护档案原件。

⑴代替原件使用,保护档案原件。

⑵数字化副本异地保存,输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏。

⑶恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。

3.档案数字化能改善档案的利用方式。

⑴不再受“孤本”的限制,一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。

⑵数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输,使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间,让更多的人们来了解档案,利用档案。

⑶“时间”不再是限制,利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后,将已开放的档案上网,这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。

4.档案数字化能充实各档案网站的内容。

5.档案数字化是传统档案走向数字档案的必经之路。

(四)档案数字化建设的“三个阶段”

从宏观的角度上来看,档案数字化建设是一项庞大的系统工程,要完成好这项工程,必须一步一个脚印地循序推进。只有对这项工程的每一个环节进行深入的分析研究,才能科学规划并正确引领档案的数字化建设之路。

1.档案数字化阶段。首先,是引入计算机技术,建立档案的自动化系统,实现档案管理自动化、数字化。其次,是实现库藏信息数字化,将纸质库藏资料转变成数字库藏,完成库藏信息数据库建设。再次,是构建平滑高效的档案信息化传输平台,实现档案的统一管理和资源共享。

2.数字化档案阶段。在档案数字化的基础上,形成以数字化信息为库藏内容,以计算机为管理手段,以网络传递为利用方式的一种新型档案。至此,档案数字化之路才进入个体档案数字化,但离数字档案的目标仍有一定的距离。

作为数字化档案的基本要求之一,我们在今后收集档案过程中,要加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来库藏数字档案最主要的来源。以前,只移交纸质档案和纸质文件目录,现在我们逐步要求实行电子文件和纸质文件的归档双轨制,一般将电子文件拷贝两套,异地保存,并随纸质文件一并移交。这样既推进了基层档案的电子化进程,又节省了建立数据库的工作量,这种多快好省的工作法应该大力推广。尽管目前,电子档案收集、整理和保管工作都还处于起步阶段,但随着全社会“数字化”进程的加快,电子文件将成为信息交流的主要载体,从而在我们的工作和生活中占有越来越重要的地位。因此,电子文件将成为数字化档案的一个主要信息源和主要的“库藏”形态。

3.数字档案阶段。在个体档案数字化建设的基础上,通过国家信息基础工程,将个体数字化档案联合起来,并运用网络互联技术,进行扩张、伸展,组成完全意义的数字化档案馆。这个档案是一个超大规模的、没有时空限制的知识信息中心。互相间遵循共同协议,实现数字化信息共享。用户可以通过网络计算机终端提出需求,由数字档案系统完成查找和调档,实现真正意义上的网上虚拟档案馆。

三、基层档案数字化进程中存在的问题及其对策。

基层档案的数字化之路刚刚起步,有的单位甚至还没有真正启动,要实现新的跨越,遇到的问题却是多方面的。如何正确处理好前进道路上的困难和问题,少走弯路或者不走弯路,对数字化建设的进程至关重要。现结合本人的工作实际,就基层档案数字化建设过程中存在的几个共性问题略谈一二、并予探讨。

一是要消除“观念盲区”。传统的档案管理模式,在绝大多数档案人心中已经形成了根深蒂固的一种习惯。尤其在基层档案部门,面对相对有限的档案“库藏”、相对固定的服务对象,传统的管理模式仍然管用、好用,日常工作也“熟门熟路”,似乎没有必要“弃熟从生”自找“不适”,从而在思想观念上对“数字化”的推行既不热心也不热情。尤其对于一些老的档案工作者来讲,要把看得见、摸得着的档案资料,变成无形的数字信息贮存,在习惯上一时还难以适应、在心理上感到不踏实。他们往往把数字档案建设看成是一项费时费力、缺乏实际意义的“赶时髦”,超脱现实的“”,本能地产生“抵触情绪”。因而导致创建积极性不高,行动迟缓。其表现为“先天不足”。

二是要克服“经费瓶颈”。基层档案工作是完全靠基层单位自费供养的。相对于单位的各项职能和工作分工,基层档案往往处于“从属”和次要的地位。在经费分配上,基层单位总是把有限的财力资源首先使用于更重要的方向,导致档案数字化建设硬件投入的资金不足,致使基层档案数字化工作起步艰难,其表现为“步履蹒跚”。

三是要解决“人才短板”。

人才是档案数字化建设的根本,网络设计和硬件配置,需要专业的人才;设备维护和软件开发需要专业的人才;数据库的建立和数字档案的管理同样需要专业的人才。目前,这方面的人才不但基层档案部门缺乏,就连地域范围内都很难寻觅。没有这些人才作为基础,数字化建设要从规划变为现实只能是一种美好的愿望,事实上也无法向前推进,其表现为“纸上谈兵”。

四是要做到“轻重有度”

在推进库藏信息数字化的过程当中,将纸质库藏资料转变成数字库藏是一项主要内容,也是一项耗时费力的艰巨工程。这就向我们提出了如何掌握好“横向的广度”和“纵向的深度”的问题。档案是一段历史的记录,就我单位档案工作现状而言,要在短时间内把积累了多年的“浩瀚”的档案资源,全部数字化是不可能的、也是不必要的。本着“可能与实用”的原则,基层档案在推进“数字化”的过程中,可将工作要点首先放在“珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案”的优先数字化上。努力实现在不长的时间内,力争做到数字化的档案信息是高价值、高利用率和标准化、有特色的信息资源。作为一项“浩大的工程”,在其循序推进、逐步完善的过程中,没有一定的人力、财力、精力投入实在是无法完成的。所以,我们在人力、财力的应用上,更应当遵循“先后有序”、“确保重点”的原则,将基层档案的数字化一步步推向深入。

五是要遵循“规范标准”

档案数字化建设的最终目标是建立网上虚拟档案馆,虚拟档案馆是在众多个体数字化档案的基础上形成的。没有各级个体档案的数字化,就没有构建虚拟档案的基本材料;不在标准化的规范体系框架下构建个体数字化档案,即使材料丰富也难以形成全国互联的高质量的虚拟档案馆。截止目前,我国仍没有相关的标准化体系出台,行业内部也没有相关标准。因此,建立档案数字化标准化的规范体系迫在眉睫。基层档案部门在当前的情况下,首先应当紧密跟踪标准化建设的进程和动态,努力使自身的档案数字化建设与标准化建设的进程相合拍;其次是按照“三个阶段”的设计分步实施、有序推进,使数字化建设与标准化建设的发展同步;再次是加强与同行的横向交流与沟通,主动地与本区域数字网络相接轨。

综上所述,笔者认为在基层档案数字化建设上,我们还应当做到:首先,应当乘我国大力推进数字化社会建设的东风,加大构建数字化档案重要性的宣传,力争把数字化档案建设纳入数字化社会建设的范畴,以争取各级在政策规定和各基层单位领导的重视及支持。政策有规定,领导重视了,基层档案数字化工作也就启动了。其次,是采用聘请与培训相结合的方式,解决专业人才缺乏的问题。再次,是档案工作者知识结构更新。档案数字化建设的过程是一个与传统方式相互撞击的过程,不可避免涉及到了对档案人员知识的更新和调整。对档案行业从业人员的知识结构提出了新的要求,当前仅精通档案业务知识的人员已不能完全适应新形势的发展需要,只有辅以计算机、数据库、网络通讯等知识的复合型人才才能在新时期档案工作中操控自如,胜任新时期档案工作的各种岗位.

档案数字化建设是档案管理顺应社会发展,实现档案管理现代化的必由之路,是历史和时代赋予当代档案工作者的神圣责任。尽管档案在数字化建设的道路上面临种种困难,需要经过一个漫长而艰巨的探索过程,但只要我们提高认识,统筹规划,分步实施,档案数字化建设的前景将是美好的,并终究会结出丰硕的果实——这是我们每一个档案工作者最大的信心和期待。