互联网下高校档案专业探析（4篇）
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【摘要】“互联网+”的技术引领作用越来越凸显，这也为高校学生档案管理指明了创新的方向。牛芙蓉面对管理力度不足、管理理念薄弱、管理技术手段落后的现状，高校学生档案管理工作需要拓宽管理的向度、更新管理的理念、提升管理的技术才能更好地践行为学生服务的宗旨。
【关键词】互联网+；高校学生档案；管理
“互联网+”已成为国家经济社会发展战略的顶层设计。在这样的背景下，高校学生档案管理者们需要认识和理解“互联网+”，运用“互联网+”的新理念、新思维开发高校学生档案信息资源，创建符合新时期高校档案管理特点和变化趋势的学生档案管理模式。
一、高校学生档案管理创新的基点
在我国《高等学校档案管理办法》中，把高校学生档案管理的内容列入了高校档案管理的范畴之内。高校学生档案管理除具有一般档案管理的共性外，也具有以下特性：一是延续性。从新生入学之日“考生档案”便会由学校人事部门接收，此后时间里学生所形成的各种材料会不断地补充进个人档案，毕业后，学生档案便会按照有关规定完整地转投到学生所在用人单位。二是差异性。学生在校期间档案材料除考生档案材料外，还包括学习经历、生活经历、奖惩情况、社会实践经历以及毕业信息等。三是单一性。由于学生在校期间经历相对简单，所形成的学生档案材料总体呈现一致性特点，数量也相对较少。面对“互联网+”的新形势，高校学生档案管理创新有了新的起点，做好学生档案管理工作有了新的着力点。高校学生档案管理作为高等教育人才培养计划中不可缺失的内容，必须顺应时展潮流，立足高校学生档案管理的特性，与高等教育改革相随，对传统的管理理念和技术进行全面创新。
二、高校学生档案管理创新的制约因素
1.管理力度有限。第一，高校学生档案管理部门归口不一，导致主导力缺失。集中力量是为了提高效能，现行档案管理缺乏一个主导机构来统一档案收集、归档、保管、开发利用规则设置。即使有一些规定，也是缺乏执行的力度，或者成了“虚位”。第二，高校学生档案管理介质不一，降低了管理的强制力。高校一般采用两种档案管理介质，一种是纸质的，一种是电子的。两种档案在信息录入时的缺项或者重复，导致学生的档案没有办法进行统一的辨别。第三，高校学生档案管理人力有限，导致整体业务力不足。随着高等教育大众化的发展，高校毕业生的人数必然增大，而与此同时，档案管理工作人力却没有增加，加之现有人力开发潜力不足，难免会出现学生档案管理不规范，档案材料不齐全等现象。
2.管理理念薄弱。一是高校领导重视力度不够。很多高校的领导十分重视科研、教学成果、学生管理、教学经验等重点性工作，对学生档案管理抱有“小事一桩”的心理，这就从主观上制约了学生档案管理创新。二是高校学生档案管理人员服务意识不够。许多在职的学生档案的管理人员没有或者很少接受过专业的技能学习，“只要收全档案，保存好档案就完成任务了”的思想依然存在，加之平时的工作任务很重，缺乏相应的培训时间和工作思考创新的时间，这从主、客观方面降低了管理人员利用档案资源来服务社会的意识。三是高校学生对档案重要性认识不足。许多学生对档案抱有可有可无的态度，致使出现了不少“弃档”“丢档”的情况。
3.技术手段落后。首先，部分高校没有独立开发或者购买一套可供操作的学生档案管理系统，无法实现学生档案的电子化。其次，学生档案管理电子化需要软件、硬件的支持，而经费的有限，无法实现档案管理工作的网络化建设规划。再次，学生档案管理投递方式落后，面对高校学生就业、创业方式多元化，高校学生档案管理者很难应对档案投递单位复杂化的局面。最后，由于学生档案管理技术体系研究的不足,现有的学生档案查询、转递等工作没有统一的技术要求，导致管理起来效率偏低。
三、高校学生档案管理创新的依赖路径
1.明确管理创新的向度。首先，学校档案馆要依据相关法律法规，制定和实施统一的学生档案管理办法和细则。其次，建立和完善高校学生档案管理相关的规章制度，出台一套科学完善的档案收集、归档、使用工作机制，使高校档案管理工作进一步实现正规化、科学化。最后，应加强高校学生档案管理队伍的建设。
2.增强管理创新的理念。一方面，需要加强高校领导及教师的档案管理意识。高校学生档案管理部门必须依托其他职能部门的帮助，形成上下协调的局面，注重常规的档案业务理论知识、学生工作相关知识和现代信息技术有关理论的学习。另一方面，需要加强学生档案意识的培养。利用橱窗、校园广播、网站、微信等多种形式进行广泛的档案知识宣传，让学生树立档案意识，进而激励他们以良好的表现书写自己的大学成长历程。
3.提升管理创新的技术。一是尽快建立统一的学生档案电子数据库；二是利用校园网建设为学生档案管理打造一个现代化的工作平台；三是开发学生档案数据创新力。
结束语
随着“互联网+”的应用和升级，它带来的不仅仅是技术上的变革，也是理念、思维上的变动。为履行为学生服务的宗旨，高校学生档案管理应充分树立创新的理念，利用“互联网+”加快学生档案数字化存储，深层次地分析学生档案数据，实现高效学生档案管理创新。
参考文献：
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[2]戴典芬：《就业视角下的高校学生档案管理创新研究》，《金陵科技学院学报》2010年第9期。
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[4]练红珍：《就业视角下的高校学生档案实效性管理研究》，《档案与建设》2011年第8期。
作者：牛芙蓉 单位：西安医学院党委组织部
第二篇：高校学生档案资源要点研究
摘要：“重保管，轻利用”的档案时代应该结束，各级档案馆，尤其是高校档案馆，应该成为我国档案改革的前沿阵地。本文就我国档案资源“默默无闻”的现状，力图从高校档案馆的改革、与图书馆资源利用的比较、以及国际化的学习三个方面入手，试图从高校学生入手，提高高校学生对我国档案资源的利用率，从而在此基础上，为推动普通大众对档案资源的利用走出一条行之有效的道路。
关键词：高校档案馆；档案资源利用；图书馆资源；普及
随着网络科技的迅猛发展，档案资源作为我国信息产业中最有活力的其中一部分，也在经历着深刻的变革。当前，虽然我国的档案事业呈现出了前所未有的繁荣景象，但是，这种繁荣却略显“孤单”。社会上的大多数人，包括众多高校中每天经过学校档案馆的许多大学生，他们对档案馆、档案资源如何利用、有何价值，没有什么太多的认识或者只有很浅显的了解。普通大众对于档案资源的这种“隔阂”，在这个信息沟通无比便捷的时代，显得非常不合时宜，也令人惋惜。而高校作为传播知识、培养人才的主战场，理应在利用档案资源、普及档案文化价值上，发挥出更积极更重要的作用。以下主要从三个方面进行探讨，力求能对高校推动学生普及档案资源价值的利用方面有所增益。
一、从高校档案馆开始
1.培养相对专业的档案资源利用者
档案需求者素质偏低是当前制约现有档案信息资源充分利用的一个因素。由于多种因素的影响，许多档案需求者的档案意识、利用档案信息的技能和基础知识等严重缺乏，不仅不能形成较高层次的档案信息需求，有的甚至连最基本的档案信息利用也不懂或者不会。当前大多数人对档案资源基本知识不清楚，反映出了我国档案信息资源在利用上普及面过窄的问题。因此，有条件的高校可以以本校的档案馆为执行主体，重视学生档案利用能力的培养，在学生中特别是从新生开始，鼓励开展专家知识教育，以加强和扩大档案资料特别是原始资料利用专家知识的发展。把学生的主修学科知识、基本知识以及对档案知识的了解结合起来，让档案工作者对学生尽可能开展实地、实例培养，为社会储备相对专业的档案资源利用者。
2.借鉴国外档案信息利用服务
法国档案学者米歇尔·迪香在他的《开放和传播档案信息的障碍的调查报告》中说到：“20世纪末期公众对档案的认识，或至少是用纳税人资金建立起来的档案馆的认识已经发生了根本变化，即现在的档案是属于人民，为人民服务，甚至通常由人民管理。在普通公民看来，档案不仅要涉及政府的职责和保护共民的个人利益，而且更多地还要为他们提供根源感、身份感、地方感和集体记忆，”①他的话反映了从上世纪末至今，各国档案观念的最大变化是档案工作作为司法-行政的附属物开始向社会-财富的观念转变。正是由于观念的转变，一些欧美国家的档案馆信息利用服务已经率先成为一种稳定的档案职业理念和档案工作的促进工作。在档案利用的服务上，国外已经把现代信息技术引用到档案部门，许多公共档案馆或专门档案馆都建立了自己的网站，公众可以在网站上实现在线查档、浏览、远程传送等功能，实现档案共享。而美国国家档案与文件管理署凭借着国家的整体科技优势和社交媒体的发展势头，成为国际档案界运用社交媒体传播档案文化的翘楚。
3.开展多层次档案信息利用服务
局限于学术研究和工作查考等传统领域，早已不再是人们利用档案的主要范围了。媒体记者、影视工作者、作家、学生以及一些其他出于种种目的而利用档案的人员与日俱增，这是我国档案资源需求的现状。而高校的档案馆，在进行档案宣传、人才利用等方面具有着独特的优势。要想改变我国档案管理“重保管、轻利用”的传统模式，就要从每个档案馆抓起，特别是高校档案馆。以高校为阵地，高校档案馆要想方设法做好服务，吸引学生光顾档案馆，这不仅能体现出档案馆存在的意义，而且有利于培养年轻人的档案利用习惯。高校档案馆可以综合利用展览、讲座等档案宣传工作形式，结合网络，让档案资源在学生中鲜活起来；还可以从陈展方式、展品讲解、新闻报道上突出本校的重要档案；也可以结合社会热点和重大纪念日，筹划重要的档案展；馆际之间的交流合作也必不可少。
二、与图书馆资源服务作比
1.性质导致的服务差异
档案馆保存的档案是人们社会实践的真实记录，档案的原始记录性与唯一性决定了档案馆在人类的文化贮存方面所做的贡献及地位。而图书馆的文化贮存功能则表现的更明显，它记载着自古至今人类历史的发展与演变，记载着人类征服自然的手段与进程。从档案的价值和作用看来，分为现行价值和历史价值。档案在档案室时，以现行价值为主，当进入档案馆后，就以历史价值为主。档案馆通过开发档案信息向社会提供服务，但这种服务受到各种社会因素，特别是社会政治的制约。比较起来，图书馆的社会教育和服务功能体现的较为明显。档案馆馆藏档案以其地方性、叙述性和原始性等特色，成为社会教育的生动素材；图书馆的教育功能则表现在推荐优秀图书的借阅与辅导，让读者的思想产生积极的教育作用。在某种程度上，图书馆有点像一个思想教育机构。图书馆是以图书为基础，通过“人找书，书找人”的服务途径，最大限度地满足社会的需求；而我国的档案馆，在相当长一段时间里，一直打着“机要部门”的标记，否认了其文化事业的性质，直到上世纪80年代左右这种情况才得以逐步改善。图书馆与档案馆作为两个独立的信息资源系统，在服务内容、服务方式、服务对象、服务手段上均存在着很大的不同。因此，在认清这种不同的基础上，高校的档案馆才能区别于已经广为大众接受的图书馆，为学生乃至社会提供个性化的服务。
2.服务手段
在现代化程度上的差异不管是图书馆还是档案馆，自动化、数字化、网络化都是大势所趋。然而，二者在服务手段的现代化水平上存在着较大的差异。计算机技术在图书馆方面的应用相对比档案馆早。图书馆的数字资源，无论是内容、数量还是数据库种类以及特色馆藏，都在管理和信息开发利用方面走在了档案馆的前面。虽然我国已经有许多档案馆建立了网站，但人们看到的还只是一些档案馆概貌和更新很少、分类简单的档案内容。与发达国家相比，我国档案馆的信息利用服务差距更大。美国的信息服务系统已经完成了“面向信息用户”的转变，服务方式也由原来的联机批处理发展到如今的联机互联网原文提供、专题服务等形式。以其为参考，我国的档案馆要充分利用数字资源和网络技术，尽快地提高现代化的档案信息服务手段，把馆藏中有价值的信息及时地提供给社会使用。
3.服务人员素质、社会影响的差异
相对开放的图书馆比起尚停留在封闭状态的档案馆，更具有吸引相关人才的优势。这也就造成了我国目前图书馆服务人员素质普遍高于档案馆服务人员的现状。与吸引了大众眼光的图书馆相比，档案馆只进入了小众的视线之中，从而也导致了社会公众的档案意识相对薄弱，档案馆的人员配置也无法避免的受到忽视。“许多档案馆的利用服务部门的工作人员业务水平较低，很难胜任咨询服务工作的实际要求。”服务对象的局限性与服务形式的单一性决定了档案馆被社会认可的程度很低。“学术利用”、“实际利用”是档案馆主要的两种利用模式。档案馆的用户主要还是学术研究人员和机关单位的在职人员，社会普通大众对于档案馆来说不仅是“小众”，而且还是“陌生人员”。档案馆单一的服务模式使其在充分挖掘档案信息为社会服务上难以前进，进一步让其远离普通大众的视线。上到档案部门、档案管理人员，下到普通公民都有这样一个概念：档案很重要，务必要保管好。但是，也仅此而已。很少有人想过要如何利用档案，如果不是因为工作、学习的偶然需要，很多人甚至从来不会去档案部门或档案馆查阅档案。
三、将眼界再开拓一下
1.从档案利用的程序上看
以西班牙为例。西班牙国家档案馆利用程序的第一步是办理用户证。进入档案馆后，利用有效的身份证明就可以打印生成一个用户证。用户证上的项目包括顺序编号、姓名等详细信息，在相关人员签字后就即刻生效。证件办好之后，档案馆的工作人员要介绍档案馆的利用规则，之后会介绍馆藏档案信息，同时介绍使用馆藏档案的方法。去往档案管的利用者的目的各有不同，有的是为了进行历史研究，有的则纯粹是为了休闲。根据这两类利用者对使用档案的熟悉程度以及所需的环境特点，西班牙国家档案馆对这两类人采取了不同的服务策略。西班牙国家档案馆里都安装有必要的电源，利用者可以携带自己的计算机进入阅览室；利用者还可以直接利用已经数字化的档案材料，对于想要拷贝的资料，只要提出申请，档案馆就会根据申请很快完成所需资料的拷贝；才外，馆内还备有微缩胶片和微缩平片的阅读和打印机，并且西班牙利用档案是免费和无限制的。
2.从特色活动和特色服务中看
以美国某档案馆为例。档案馆会不定期为了纪念某一特殊主体而开展系统的历史背景知识学习。比如，档案馆会通过对代议政府、联邦政府及其分支机构的原始文献以及权利法案、宪法修正案等相关原始档案的研究来学习美国宪法。首先，档案馆会提供一系列相关事件索引和档案原文目录索引，方便利用者查找事件以供教学。如果我们在教学事件中选择了“首届众议员名单”，参与者就可以看到数字化的高清档案原件，当年纸张的折痕乃至破损都可以分毫毕现。再者，还可以看到此份档案的出处、来源以及相关问题的思考和供利用者回答的空间。这样既可以激发读者对相关历史背景的深入认识与思考，还可以借此检验参与者对档案馆此项设计的好感度。随着档案信息化进程的加快，西班牙国家档案馆提供的服务越来越多。比如通过电子邮件提供服务，利用者可以坐在家中或办公室，通过互联网对有关档案进行检索。在检索到所需档案后，利用者可以发出电邮提出利用申请，档案馆的专门人员会以最快的速度在审核通过后，以图像格式将有关文件通过电邮形式发送出去；电话预约也是一种服务形式。为了使使用者一进馆就用到自己要求的档案，利用者可以在赴馆之前进行电话预约，档案馆会提前准备好利用者所需要的3盒或三捆档案(一盒或一捆档案大约有10-20厘米厚)；此外，还有信函服务。除了上述三种形式之外，西班牙国家档案馆还主要开展另外两种形式的服务。一种是教育活动。这种活动与我国一些档案馆开展的爱国主义和革命传统教育类似。例如，西班牙国家历史档案馆将此类活动的时间规定为每星期的星期三上午，人数为15-20人之间；另一种形式是档案展览，这类展览一般定期在档案馆内部举行，展览都是免费参观。
3.从专业性角度看
单拿查找家族档案来说，美国国家档案馆除了在网上设专栏，介绍这些资料所展示的历史文化背景、研究保存价值之外，还在馆内安排了研究顾问。这些研究顾问主要由馆内专职人员，以及具有一定专业知识和相关从业经验的志愿者构成。他们会指导利用者如何科学地将这些资料进行鉴定、归类、整理，形成较为规范的属于自己家族的谱系档案，并以此提升利用者查找这些资料的价值。而且，档案馆还提供这种谱系档案的相关服务，诸如教你如何将大事记以及图片制成规范的剪贴簿；如何将家庭录像转成符合要求的录影带等具体环节等方面的内容，同时也举办现场讲座、开设网络专栏，从理论方面提供帮助。此外，还开辟了专门的谱系档案利用室。美国各档案馆都积极通过各种途径向社会散发档案检索工具、馆藏介绍、参考资料、宣传材料服务指南、参观方法，举办各种学术演讲会、讨论会、档案展览等，发表档案研究论文，想方设法使公众了解档案的作用和馆藏内容，激发公众对馆藏的兴趣和需求。由此，档案工作者强烈的社会意识和社会强烈的档案意识之间形成了一个良性循环的互动机制。“以开放和宽容的胸怀审视各种社会文化变革，促进自身接受新的价值观念和社会行为模式，为再生产社会经验和创造新文化提供契机”就档案资源而言，也在经历着前所未有的变革，要想让档案资源成为每个人的知识和智慧，不管是我们的国家还是各级档案馆都还有很长的路要走。
高校，不仅是传播知识文化的重要场所，也是推进档案资源服务不可或缺的一股巨大力量。依托高校档案馆，立足学生，广泛地吸收优秀而可行的方法，首先让大学生们成为利用我国丰富的档案资源的群体，逐步改善我国目前整体档案意识不高，公民参与档案工作热情低的现状。任何一项工作，如果没有公众的积极参与，就变得没有意义。在推进公众档案资源利方面，高校档案馆首先可以发动的就是将来参与社会各种建设的大学生们。通过与图书馆资源利用的比较，再经见过发达国家在推进档案资源利用方面的细节、方法，我们有理由相信，我国的高校档案馆一定可以走出富有自身特色的一条档案资源利用之路。
参考文献：
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作者：李伟 单位：河套学院
第三篇：高校档案管理人员素质研究
摘要：随着时代的进步、经济的飞速发展，我国高等教育的改革速度也变得越来越快，高校在快速发展的同时，越来越多的高校管理工作也要因此改革发展，在这其中比较明显的就是高校档案管理工作，档案管理工作在高校日常工作中十分重要，档案负责记录高校的日常活动、科研成果等，随着科学水平的提升，档案管理工作也应该随之革新。但高校档案管理工作人员的综合素质却成为阻碍档案管理发展的重要因素，针对高校档案管理人员的综合素质着手分析，从政治、业务水平、服务态度等方面详细解析，并提出相应的目标期望与解决方法，争取早日实现档案管理工作的改革创新。
关键词：高校；档案管理人员；素质
高校的档案管理工作是国家档案管理工作的重要组成部分，也是当前我国高等教育的重要组成，档案也同样记录了高校中教师与学生的活动经历与科研成果，作为社会进步、科学发展的重要依据，档案的存在价值不言而喻。作为校园工作的唯一记录者，档案的管理保存也同样应该受到该有的重视，所以说档案的管理工作已经成为高校日常工作中十分重要的组成部分。
1当前高校档案管理人员素质现状
1.1缺乏复合型专业人才。近几年来，我国各高校对档案管理人员的学历要求逐年提升，就目前来说大多数高校的档案管理人员学历多为大专学历以上，本科学历管理人员的人数比例也逐年上升，这对高校的档案管理工作来说无疑是一件好事。尽管高学历人员参与档案工作的人数越来越多，但毕业于档案专业的专业型人才却寥寥无几，大多数管理人员毕业于其他专业，还存在部分人员在就业前完全没有接触过档案管理工作，这对档案管理工作带来了诸多不便，同时随着社会的进步、时代的发展，越来越多的工作对档案工作提出了更高的要求，由于管理人员专业素质的限制，档案管理工作难以向更高层面发展，这也成为当前档案管理工作的一大难题。
1.2管理人员对档案管理意识不够。大多数档案管理人员并不是稳定的长期的管理人员，多数管理人员也是业余时间兼职的非专业性人员，所以这部分工作人员对档案管理、分类、记录工作的意识不强，对档案管理工作的热度、热情不够，甚至部分人员毫无职业道德，产生一种“事不关己”的工作态度与想法。不能够很好的完成档案管理工作，在平时对档案的保存并不在意，到年末归档时搞突击,严重影响了档案工作的顺利开展。所以说对档案管理人员的职业道德也要进行相应的评估、评定。
1.3管理人员专业知识欠缺。想要成为一名合格的档案管理人员，就要对档案管理工作有一定的认知，专业的管理人员一定要有一定的知识储备，对国家和党对档案管理工作的要求与制度熟悉，并且对档案管理工作的理论原则与方法有自己的看法与见解，具备一定的工作能力和文字表达能力。在科技飞速发展的今天，在信息快速传输的当代，只有快速的提升管理人员的专业素质，增加专业管理人员的知识储备才能顺利的开展深层次的档案管理工作，目前档案管理工作还存在一定漏洞，档案材料的收集不充分，对专业型档案的分类不清，都是当前管理人员在知识上欠缺造成的主要问题。
1.4管理人员服务意识不强。管理人员本身与服务业人员存在很大的差异，日常的管理工作限制过多，大多数的管理人员在平常的工作中墨守成规，缺乏创新精神，对档案管理工作缺乏热情，心理只想着混日子，缺乏干工作基本的热情、激情。在与其他部门人员沟通时往往存在嫌隙，使得双方工作不好开展，形成尴尬的局面。
2对高校档案管理人员素质要求
2.1政治素质要求。档案管理人员在政治上要有较高的觉悟与认识，要始终坚持四项基本原则，以“三个代表”重要思想为指导，要全身心的投入到为人民的服务中去，要做到爱岗敬业，对档案管理工作认真负责，要有高度的责任感，作风正派，多干实事，时刻要将档案管理工作的创新放在第一位，实现档案管理的长久发展，实现档案管理的改革创新。
2.2业务素质要求。作为关安管理工作人员，首先就要对档案管理的相关条例与规章制度熟悉，要了解行业原则与工作的运转机制，只有了解工作才能更好的开展工作。其次就要对自身的业务工作素质有较高的要求，要对每一项工作做到认真严谨，档案管理工作不容有失，同时也要熟悉利用计算机与互联网技术，将先进的科学技术容为己用，实现信息化、科学化管理，使学校档案管理工作规范化、程序化和高效化。同时在传统的专业型知识上，管理人员也要符合要求，大量扩充自己的知识储备不是坏事，只有不断的充实自己、完善自己才能够将自我价值在工作岗位上最大化，同时只有起点高，才能看得远，从而推动整个行业的创新。
2.3道德素质要求。高效档案管理人员逆神的道德素质还需要加强建设，对待工作要认真负责，本着认真严谨的态度对待每一项工作，同时也要增强自身的服务态度，不摆架子,积极主动与有关部门和教研室联系,踏踏实实地做好本职工作。对待每一个咨询、借阅、调用档案的人都要热情、礼貌，要做到善于与人沟通交流，同时在面对突发事件时要灵活应对，要机智的采取其他方法降低损失，将档案资料的得失放在工作的第一位，这些对档案管理工作都存在直接影响，同时更是完善档案管理工作的关键步骤。
3新时代下档案管理人员素质培养
3.1政治思想素质的培养。档案管理工作在政治领域的涉足较多，档案管理工作总的来说是一项服务性质极强的工作，管理人员在档案管理的工作中难免要涉及到一些党的机密、国家的秘密工作。所以对档案管理人员政治素质的培养十分重要，档案管理人员首先要认识到档案的重要性，要主动投入到档案管理、保护的工作中去，其次要求工作人员对党、对国家忠诚，在挑选管理人员时不仅仅要比较其学历水平，对挑选人员的人品、品质的考察也要足够重视，对刚入职人员进行组织培养、要让他们清楚的认识到肩膀上的重担，才能实现档案管理工作的周密性。
3.2业务技术水平的培养。对档案管理工作有一个清晰的认知固然重要，更重要的是工作人员的业务技术水平，只有爱岗敬业的精神并不能够顺利开展并完善档案管理工作，娴熟的业务技术、丰富的管理经验是实现有序档案管理工作的基本要求，所以说档案管理人员熟悉业务工作的各个环节、步骤,掌握各门类档案,各种载体档案的管理方法。当今时代下，档案管理已然成为一门独立具有鲜明特色的学科，对于档案管理也存在着多种不同的理论体系，所以说档案工作的业务员在日常的工作中要多学习，将理论知识结合到具体的实际中去，相关部门在招收专业人员时要检查其业务水平，拒绝“关系户”。在新职员入职后要统一进行岗前培训工作，将工作中存在的困难与难点结合传授经验，争取让新人少走弯路，尽快的适应档案管理工作，这样才能实现档案管理工作人员的新老交替。
结束语
档案管理工作的重要性不言而喻，高校的日常活动、科研记录都要依附于档案得以保存，所以高校档案管理工作就要不断的革新，以此来适应不断前进的当今社会，以及不断改革的高等教育，现代化的档案管理、高质量的档案管理工作都离不开高素质、高水平的档案管理人员。所以说在实现档案管理工作革新之前，要保证档案管理工作人员的综合业务水平，对工作人员的政治、业务能力、服务态度、创新意识作综合考察。这样才能将档案管理工作提升至一个全新的水平，为更好的服务高等院校提供更大的帮助，开创高校档案工作的新局面。
参考文献
[1]朱金花.高校档案管理人员的素质[J].科技视界，2014（2）：211，246.
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[3]原永堂.在高校档案工作研究会上的讲话[J].学校档案,2012(10)
作者：杨姣 单位：吉林华桥外国语学院
第四篇：数字时代高校档案社会化服务平台建设对策
摘要：数字时代的计算机和网络技术为高校档案行业的发展提供机遇与挑战，使得满足社会利用档案信息需求、构建档案社会化服务平台、提高社会影响力成为摆在高校档案工作者面前十分迫切而有意义的课题。文章从丰富档案资源、运用先进技术、提供多样化服务等方面论述和分析高校档案社会化服务平台建设的策略。
关键词：高校档案；社会化；服务平台；数字化
高等学校是人类文化知识和信息的主要“输入”和“输出”单位，肩负着培养和输送人才的重任，承担着国家的各项科研任务。随着我国社会经济和教育事业的蓬勃发展，高校档案服务已经不限于学校行政、教学和科研管理，不限于为校内利用者提供服务，社会利用需求越来越多并呈现个性化的态势。特别是随着数字时代的到来，计算机和网络技术在档案行业被广泛应用，为高校档案行业的发展提供机遇与挑战，让社会公众成为高校档案服务的受益者，满足社会利用档案信息资源需求责无旁贷。为此，高校档案机构如何发挥资源优势、技术优势和文化优势构建社会化服务平台，成为摆在高校档案工作者面前的十分迫切而有意义的课题。
一、丰富馆藏为平台创建提供内容资源
高等学校，作为教学、科研和生产的联合体，犹如一个小而全的小社会。因而，反映其活动的档案材料种类多样，特别是随着近年毕业生人数的迅猛增长，教学档案、学生档案和学籍档案利用需求越来越多，招生计划、新生录取名单和登记表、在校生名册、学生成绩册、学籍变更材料、奖励和处分材料、毕业生派遣等等档案材料，都是近年来走入社会的毕业生利用的重点内容。为此，高校档案机构做了很多努力和工作，力图改变过去传统的以收集文书档案为主的片面做法和认识，改变馆藏内容贫乏和单一的状况，把收集反映学校教学和科研活动的材料作为工作重中之重，扩大档案收集范围，着眼于国家和社会层面，形成门类齐全、结构合理、内容丰富的资源体系，为数字时代档案服务平台的构建提供优质的内容。
二、运用先进技术创建多层次服务平台
1.建立档案信息网络系统。高校档案内容是社会化服务的先决条件，馆藏资源的齐全与合理为社会利用服务提供了丰富的素材。进入数字时代，信息资源的快捷检索需求已经成为一种社会趋势，为此，高校档案机构越来越能够在档案基础业务工作已经运转良好的基础上，精益求精，适应时代要求，在档案现代化管理上花心思、下功夫，实现由传统管理方式变为计算机数据库管理，由传统的手工检索变为快捷方便的计算机检索，由人工调卷变为网上全文查阅，并专门设立数字化加工中心，以逆向推进方式和外包方式对档案进行数字化转换，并随着档案数字化转换工作的推进日趋完善，实现档案利用服务的新突破，积极搭建档案管理与服务网上交互平台，形成快捷方便的网上服务系统，通过目录信息在线查询、信息网上、电子邮件服务、视频在线播放等最大限度实现档案信息资源的社会共享，提高档案的社会利用率和认知度。
2.实现全校数据资源整合。《国家中长期教育改革与发展规划纲要（2010—2020年）》明确提出，充分利用优质资源和先进技术，整合现有资源，构建先进、高效、实用的数字化教育基础设施。目前，国内绝大多数高校建立了办公自动化系统和公共服务平台，日常校内的通知、新闻、公示等多种数据都会第一时间呈现给全校师生。高校档案资源作为高校信息的重要组成部分，高校档案机构作为信息资源中心，在构建公共服务平台建设中应当起到重要作用。高校档案管理机构可以通过办公系统与档案信息系统进行有效衔接，将学校公共服务平台数据分门别类导入档案信息系统，对电子档案做到及时收集和归档，并与多个部门的信息系统如教务处的教务信息管理系统、科技处的科研信息管理系统、学生处的新生入学系统和毕业生离校系统的数据进行集成和交换，实现全校数据资源的整合，实现信息服务的校内联合与协作，因此在致力于为在校师生提供服务的同时，还要为广大走入社会的毕业生提供咨询服务、证书公证、利用翻译、科研成果推广等应用服务，在广大毕业生和社会利用者面前树立良好的公众形象，扩大社会影响力。
3.实现馆际合作和资源共享。高校档案机构在政策、体制和馆藏内容上存在很多相同之处，特别是同一地域的高校档案机构，经济发展水平相近，档案管理系统的选择具有普遍的相同性，基本具备共享和兼容的条件。高校档案机构在做好馆藏档案的数字化工作的基础上，可以集中人力、物力和财力建设大型数据库，在正确处理好档案的安全和保密工作的前提下，在协调好机构之间知识产权问题的前提下，加强合作，破除传统的自成一统、条块分割、各自为政的“信息孤岛”和“数字鸿沟”困境，整合数字档案信息资源，实现高校档案信息资源共享和局域共建。
三、利用平台资源提供多样化服务
1.继续加强传统时代的档案信息服务。
（1）学历认证服务。学历认证服务是高校档案机构面向社会开展信息服务的主要内容之一，服务对象主要是国内外用人单位和中介机构。传统时代的各高校档案机构的学历认证服务方式大体一致，用人单位和中介机构通过电话咨询、传真或邮寄需要认证的材料到学校档案部门，学校档案部门根据馆藏纸质档案的相关内容进行查询，如有记载则证明该学历是真实的，档案馆出具书面证明材料予以证明。进入数字时代，高校档案的数字化进程加快，毕业生档案信息实现数据化和电子化，大大加快了查档流程，为利用者提供方便快捷的服务。
（2）档案证明服务。高校档案馆出具档案证明具有专门性和有效性，可以确保信息的真实性与可靠性。2008年9月，由教育部和国家档案局联合颁布的《高等学校档案管理办法》中明确规定：“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。”因此，高校档案馆提供档案信息证明服务是有法可依的，信息服务对象主要是以已经走向社会的毕业生为主。在高校档案馆出具最多的是学历证明、学位证明、成绩单、新生录取、在校证明英文翻译件等，是发挥档案凭证作用的重要体现。
（3）毕业生就业服务。毕业生就业时与招聘单位之间进行的是双向选择。招聘单位必然希望高校能够提供相关的学生档案信息以及所需人才学历水平的真实情况，以便他们能够招聘到适合本单位发展的人才，为用人单位提供法律凭证，同时为毕业生就业提供保障。档案所记载的内容越充分、越真实、越全面，对用人单位提供越充实的考察材料，得到的保障就越多。数字时代，亦是如此。
2.开拓数字时代的档案信息服务。
（1）分层次推进档案数字化。数字时代，档案行业最本质的变化是实现数字化。对于高校档案机构来说，无论是数字化、基础数据库或网络系统平台建设，都要耗费大量的财力、物力和人力，都受学校的经济状况制约。所以，数字化实践中要考虑：在资金有限的情况下，应该优先考虑如何切合本馆实际，选择哪些档案数字化，还有大规模的数字化是否有跟得上的、适合长远管理与维护的设备与技术等等。从高校档案利用需求出发，可以先将学籍档案、教学档案、学生档案和科研档案等中利用率较高的部分进行数字化，例如学生成绩、毕业论文、录取名册、学位档案、科研结题报告等，优先进行数字化。在此基础上，围绕这些内容将分散的、孤立的信息集合成系统的专题档案信息，主动向社会提供利用，满足社会需求。
（2）实现技术与知识的有机结合。以档案利用翻译为例，随着近年来出国留学人数越来越多，为毕业生翻译和制作成绩及学历、学位证明成为高校档案机构的日常工作之一。一些高校传统的翻译技术相对原始和落后，一份完整英文成绩档案编译的实现过程，需要通过EXCEL中英文课程名称库查找，复制英文课程名称到英文成绩档案模板上，特别是随着近年来选修课比例的增大，对新增课程要实时翻译，同时英文课程名称库的更新相对滞后，耗时、费力、效率低下，并且由于编辑排版缺乏统一格式，技术水平不高，无法保质保量地满足利用需要。高校档案机构完全可以利用学校计算机人才优势，开发中英文成绩自动转换软件，实现程序控制文档，并与教务处教务系统的数据进行整合和共享，使学生通过输入身份证号、学号、姓名或毕业证书号等信息实现在线查询和输出，拓宽利用渠道，切实发挥档案信息资源服务社会的能力和水平。
（3）实现数字与文化的有机结合。高等学校的各类档案材料记录了各个教学、科研单位和个人从事教学和科研的活动，是各种科学文化信息和知识的重要贮存形式，特别是学校的教学档案、科研档案、学位档案、出版物档案等，记录了一系列的科学文化成果。以科研档案来说，课题申请、研究方案、实验数据和成果鉴定对社会成果的推广运用具有重要参考价值，可以实现高校和企业合作，可以充分利用学校档案管理信息系统和科技处的科研管理系统，使社会能更多地了解学校的科研状况，在注重知识版权和网络安全的前提下，实现档案目录公开和部分档案内容开放。还可以在网站展览具有典型性和代表性的档案内容，使高校档案机构参与到校园文化建设，突破档案利用的狭窄范围，延伸和拓展社会利用。
参考文献
[1]武红.谈高校档案服务的社会化[J].山西档案，2007（S1）.
[2]庄黎丽.高校档案社会化服务研究[D].上海：华东理工大学，2012.
[3]徐蔚.论高校档案的社会化与社会服务功能[J].北京档案，2010（01）
作者：李萍 单位：黑龙江大学档案馆
