图书档案信息化管理研究

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摘要：随着社会的进步和科技的发展，人们的生活和工作都发生了巨大的变化，最显著的特点就是电子数据的增多，不管是工作领域还是生活环境，都能找到电子产品的身影。总的来说，社会信息化给人们带来了更大的社会效益和经济效益。图书馆随着时代的变革，在社会上的地位正在逐年提高。为了使图书馆发挥出最大的功能，需要对图书馆内部资源进行信息化管理，并建立一个可以共享的信息机制。本文介绍了图书、情报与档案之间的关系，以及信息资源共享的研究状况；并对图书情报档案进行信息化管理的必然性和文献信息资源建设共享机制的必然趋势进行分析；最后，提出相应的管理和建设建议。

关键词：图书情报；档案；信息化管理；共享机制；建议

以前的图书档案和情报一般都是纸质的，即使管理的方法再合理，但是随着时间的推移，纸质品的弱点就会显现出来，温度、湿度、固体、液体等很多因素都会造成图书档案情报的损坏，有些很重要的档案和情报是不能缺少的，所以这一直都是一个管理的难题。同时，时间的推移也带来了信息资源的增多，但是，由于时间和地域等原因，不能使这些文献信息资源得到有效地应用。在社会信息化的大趋势下，可以利用科技带来的便利解决这些问题。对图书情报和档案进行信息化的管理，同时还可以利用互联网和电子设备来对文献信息资料建设一个共享的机制，使所有的信息和资源都能够得到最大程度地应用。

1图书、档案、情报的关系和文献信息资源的共享现状

以前，图书、档案和情报属于三门独立的部分，彼此之间并没有多少联系，但是现在不管是国际形势还是工作领域，彼此之间的联系都在不断加深，一方的发展变化总会影响其他方面的存在状态和发展方向，这也就是我们经常听到的一体化，所谓一体化指的是有联系的事物相互促进、相互制约的关系。图书档案和情报都是记录信息的载体，在这一点上有相通的性质，所以彼此之间存在着一定的联系，在管理上可以朝着信息化和一体化方向研究。文献资源信息的共享在很早的时候人们已经意识到了，虽然也思考出了很多解决的措施，比如图书馆之间可以办通过的借阅卡，虽然在一定程度上解决了文献资源难交流的困境，但是并没有收到理想的效果，比如有的图书馆距离太远，或者有的单位不对外开放图书馆，这些都是实际存在的问题。现如今，科技已经得到了飞速的发展，尤其是互联网的出现，在解决文献资源交流的问题上有很好的应用。

2图书档案情报信息化管理的必然性

2.1社会信息化和知识经济的要求

科技的发展已经使社会进入了信息化和一体化的状态，每个领域每个人之间的联系都变得更加紧密，科技的研究、学校的教学、工作的发展以及人们的研究都朝着信息化的方向发展，对互联网的使用和依赖，以及国家对信息研究投入的力度，都是人们重视信息化的表现，这种信息一体化的大环境对图书档案和情报的管理也发出了信息一体化的要求。社会始终都是由低级向高级进化的，其中知识所起的作用不容忽视，人们已经越来越意识到知识的重要性，并且随着经济体制的调整，知识在经济模式中占据着重要的地位，一个企业或者一个单位要想使经济长远地发展，就必须借助新兴的技术对图书、档案、情报这些知识信息集合进行信息化的管理。

2.2人们对信息的需要

网络时代，人们对信息的需求不仅在数量上越来越多，形式上也呈递增的趋势。图书档案不仅仅是教学行业的专属，随着社会的发展已经渗入到了科技领域和经济领域，同时，行业和个人为了更好地发展，也需要全方位各种不同的信息资源，比如科技要想取得进步，除了掌握丰富的科技信息之外，还需要了解一定的政治信息和历史信息，更要知道人类发展的需要。对信息的需求增大要求对图书档案情报进行信息化的添加和管理。同时在组织单位中还存在着一些比较重要的或者相对比较难懂的档案文件，这些信息人们要想更好地理解或者保存，就要求有不同的存在形式，比如视频或者图片等，这种对信息形式的需求，也要求人们对图片档案等的信息化管理。

3文献资源信息的共享机制现状

虽然人们很早已经就意识到了文献资源等信息需要共享的问题，但是我国在此方面的共享机制还是存在着诸多的问题。首先是政策法规的不全面，我国关于信息共享的法律法规刚刚起步，有着很多不全面的地方，再加上互联网行业的发展比较迅速，信息的出现不管是数量上、质量上还是形式上所存在的不稳定因素比较多，政策法规的制定还不能完全适应这种情况。其次是管理的体制还存在着一定的问题，目前文献资源的管理体制是分割式的管理，不注重彼此之间的联系，依照的原则是追求全面和繁多的封闭式管理。除此之外，还存在着管理人员的素质和能力都不够的问题，文献资源信息的共享机制是一个庞大复杂的系统，需要有专业的人员来进行管理，但是现在管理人员的知识信息水平还达不到标准，给管理工作造成一定的影响。

4信息化管理图书档案情报和建设文献信息资源共享机制的建议

4.1增加信息化管理的意识

要想对图书、档案、情报进行信息化的管理，首先要加强的是信息化管理的意识，信息化的管理需要社会各界的共同努力，首先是政府部门要意识到信息化的重要性，及时出台各种关于信息化的政策，加大宏观调控，起到一个带头的作用。其次是各部门也要意识到信息化管理的益处，这样不仅可以提高企业单位的工作效率，还可以带来更大的经济效益。最后是人们对于各种图书的信息化要求，有需要才有发展，对图书信息化的要求是信息化管理的最大动力。

4.2区域互联网的建设

不管是图书档案情报的信息化管理还是文献信息资源共享机制的建设，都需要进行区域互联网的建设。要想实现信息的管理和共享，就要打破地域之间的障碍，实现信息的互相交流。现在的图书资料管理模式都是条状分割、相互为政的局面，所以，首先需要做的就是政治管理上的统一，政府需要下达资源统一管理的政策，打破地域之间各自为政的局面。其次，根据实际的情况结合网通公司进行区域互联网的建设，为资源信息一体化的管理和互享提供实现的基础。最后，在区域互联网建成之后，还需要制定出统一的信息规划和共享的方案。

4.3规范完善数据库

图书档案情报的信息化管理，会产生很多的电子数据，实际来说，是对这些电子数据进行管理，一般情况下，数据的储存场所是数据库，如果数据库没有一个统一的管理标准，就会造成信息的紊乱，这样不仅没有对图书档案情报进行更好的管理，相反还会打破原来相对安定的管理状态。其次，数据库是进行信息共享的先行条件，要想建设信息资源的共享机制，首先要做的就是将信息统一起来，集中在数据库之中，但是集中并不仅仅是简单地堆积在一起，而是需要合理地分类和管理，按照不同的规则将信息进行分类储存，之后才能根据不同的规则和要求进行信息的共享，数据库的完善和规范是建设信息共享机制的重要环节。

4.4提高管理人员的工作能力

不管是资源的信息化管理还是资源的共享机制建设，这不仅能够为人们提供服务，它们的实现还要借助人们的力量，建成之后的稳定运行还需要借助人们的管理才能实现，所以需要培养工作人员的管理能力。因为资源的信息化管理和共享借助的都是互联网的力量，几乎都是搭载终端的使用。所以，在选择管理人员的时候就需要有熟悉互联网这一要求，首先对互联网不能陌生，还要有一定程度的运用能力。其次，在进行工作之前还需要对他们进行专门的培训，具有专业的管理能力之后才能上岗工作。同时，在工作之后还要进行定时或不定时的技能检验，来保证管理工作的正常开展以及共享机制的稳定运行。

5结语

图书档案情报的信息化管理和文献资料的共享机制建设，是社会信息化和知识经济体制以及人们对信息的多方面需要带来的要求，目前，我国的信息化管理工作和共享工作都存在着诸多问题，但是根据实际情况，多方面积极地进行配合，定会得到完美的解决方案。

参考文献

[1]陈兰杰,赵江燕,张薇.图书情报档案信息一体化管理与文献信息资源共建共享[J].现代情报,2007(1).

[2]冯惠玲.从文献管理到基于信息资源的管理——图书情报与档案管理学科的创新发展之路[J].情报资料工作,2013(5).

作者：刘冀 单位：西安体育学院