民事档案收集与管理工作问题及措施

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摘要：民事档案记录了人民群众生活、工作中方方面面的信息，它涉及群众切身利益，关系民计民生，是发挥政府职能，服务百姓生活，抓好民生工作的信息基础和资料依据。长期以来，我国政府一直将关注民生、保障民生、改善民生作为政府工作中的重点，对于民事档案的收集、保护、管理和利用也一直是政府档案部门重要的工作内容。在不断变化的社会和经济形势下，人民群众对于民事档案工作的要求越来越高，然而在目前民事档案工作的某些环节和方面还有很多不足的地方，难以适应社会的发展和人民群众对档案信息的需求，亟待改进和解决。本文主要对当前民事档案收集与管理中存在的问题以及改善解决措施进行了分析和探讨。

关键词：民事档案；收集与管理；问题对策研究

群众利益无小事，民生问题大于天。民生问题是关系国家社会和谐稳定、经济繁荣昌盛、人民安居乐业的头等大事，而民事档案作为重要的民生信息资料则在民生工作中发挥着信息参考、服务指导、决策依据等方面的作用，服务民生已成为政府档案工作的重要职能。随着社会经济的不断发展，民事档案的内容范围越来越广，档案资料使用人数越来越多，民事档案管理的任务重了；同时，民事档案的工作的特点也发生了变化，涉及房产、土地、婚姻方面的档案使用量大幅增加，这些都对当前民事档案工作提出了更新、更高的要求。在新的形势要求面前，民事档案工作则稍显滞后，在基础设施、人才建设等方面还存在一些问题，影响了其服务民生、改善民生作用的发挥。解决当前民事档案管理中存在的问题，提高民事档案管理水平，对于维护广大人民群众切身利益，缓和社会矛盾，促进社会稳定和谐具有重要的作用。

一、民事档案的概念和特征

民事档案是指机关、社会组织和个人在各种社会活动中形成的各类与人民群众切身利益、生活生计有着密切联系的各种形式的信息档案，包括医疗卫生、社会保障、劳动就业、婚姻生育等各类档案，是政府开展各项民生工作的得力助手。民事档案是政府档案工作中的重要组成部分，从概念、内容以及服务对象方面来讲，它是区别于物价管理、质量监督、环境监测这类政府工作档案的，虽然这类档案也与民生有一定的关系，但从档案服务的直接性来看，还是稍有差异的。民事档案除了具有一般档案所具有的原始性、准确性、社会性和凭证性等特征外，还有着其自身的特征：1.大众性。从服务对象来看，民事档案的服务和利用对象主要是各个阶层的广大人民群众，并且都与他们的日常生活工作紧密联系，直接与他们的切身利益密切相关，从这方面来看其具有明显的大众性。2.广泛性。从档案内容来看，民事档案几乎涉及涵盖了群众百姓生活工作的方方面面，从婚姻生育到工作就业，从医疗卫生再到社会保障等等，都属于民事档案的范畴，其广泛性特征要明显强于其他类型档案。3.实用性。民事档案在各项民生活动中可以作为重要的凭证材料来使用，并且民事档案较强的准确性和与各项民生活动的密切相关性，使其能够为百姓的日常工作生活提供很多实用性的信息帮助。

二、民事档案管理工作中存在的问题

1.部分单位对民事档案工作缺乏足够的重视。民事档案是与民生工作息息相关的，但是在实际的工作中，部分单位和部门对民事档案的重要性却缺乏足够的认识，认为这是“软任务、拖得起”，从而在档案的收集征集工作中显得拖拖拉拉，能放就放，工作缺乏效率。一些部门对于民事档案的管理意识比较淡薄，在处理民生问题、管理民事档案时，只顾眼前使用方便，没有从工作的长远性和全局性去考虑，没有建立起针对民事档案的管理制度。档案不用时随意放置在一边，用时则慌乱查找甚至遗失，整个工作处于一个无序、凌乱、低效的状态。还有一些部门法制意识淡薄，将民事档案视为垄断资源，既不向社会提供，也不依法向档案部门移交，给档案的收集、保护和使用带来了一定的障碍。

2.民事档案管理工作基础配套设施滞后。有些单位本身经费就比较紧张，有限的资金多用于一些日常性的开销和支出中，致使投入到档案管理中的经费更加不足，导致了档案管理基础配套设施的滞后。有的单位档案保管设施老化，配套不完善，一些档案长时间在潮湿的环境中或与其他杂物混合放置，造成了档案的霉变、虫蛀等问题；有的单位档案保管室消防设备设施配套不齐全，存在一定的火灾隐患。

3.民事档案工作队伍建设有待加强。民事档案工作内容较多，管理任务繁重，但很多单位档案人员的配置却较为紧张，没有针对民事档案的专门的管理人员，很多人员往往是身兼数职，工作无法集中精力，且缺乏对民事档案管理的专门的培训；再加上档案人员的频繁调动，管理职责的不明确，造成了部分单位在民事档案工作业务不精通，管理水平不高的情况。另一方面，随着档案管理信息化的发展，档案队伍中既懂档案管理、又懂计算机操作的专业人才比较匮乏，这也是未来档案队伍建设中需要加强的。

4.民事档案管理分散，不利于资源共享利用。民事档案属于公共信息资源，社会保障、养老医疗等档案都与群众日常生活密切相关，档案的使用较为频繁。同时，民事档案的来源也比较分散，很多档案分散保存在相关单位部门。但由于档案管理利用手段的落后，形成了各单位民事档案各自为政、多头管理的局面，民事档案资源无法形成一个有效的、完整的信息整体，不利于档案信息资源的共享。这就给档案的查阅和使用带来了诸多的不便，难以统一向公众开放，难以真正做到为民所用。

三、加强民事档案管理的措施

1.加大档案宣传力度，提高民事档案管理意识。在当前一些单位中还存在着档案法律意识淡薄、对民事档案重要性缺乏认识的情况。针对这个问题，重点就是要加强档案宣传力度，充分利用书刊、电视、网路等媒体平台，大力宣传档案法律法规，以及民事档案在民生工作中的重要性，全面提高各单位档案法律意识和民生意识，把民事档案管理上升到民生问题的高度，从而提高档案工作的积极性，杜绝工作中的散漫、拖沓的情况。

2.完善民事档案资源管理制度体系。民事档案与百姓生活紧密相关，甚至会影响一个人的一生，但由于民事档案来源的多样性和内容的繁杂性而使档案的收集、管理等工作存在较大的难度。因此，政府部门必须站在民生工作的角度，以高度负责的态度，制定针对民事档案的专门的管理制度措施，提出目标、划清任务、明确标准、落实责任，推进民事档案工作制度化、流程化、标准化、规范化；从各单位建档源头上抓起，做好档案文件材料的收集、整理、保护、归档等工作，全面提高民事档案管理水平。

3.强化业务培训，抓好民事档案队伍建设。建设一支业务扎实、思想过硬的高水平的档案队伍是做好民事档案工作的基础。应不断选拔学历高、责任心强、不怕吃苦、甘于风险的优秀人员充实到档案队伍中，保证工作人员充足，队伍稳定；抓好档案人员的业务培训，尤其是乡村两级档案人员培训，以适应新形势下民事档案工作的需要，推进民生档案工作提质量、创业绩。

4.加强民生档案信息化建设，促进档案资源共享。以县为单位，在全县建立民事档案数据库网络体系，加强民事档案资源的互联互通，扩大信息资源的共享范围；在丰富档案部门民事档案的基础上，针对各类民事档案，集中力量，做好归置，编制相关的专题目录，建立起民事档案完整的数据库和便捷的信息查询使用平台，真正实现民事档案为民所用。

四、结语

民事档案管理是一项复杂的系统性的工作，随着社会的发展，其管理任务将更加繁重。档案工作者应不断加强学习，不断发现并解决民事档案工作中的各种问题，才能切实提高民事档案管理的水平，适应社会发展，满足民生工作需要。

参考文献：

[1]宋赞.浅谈如何做好民生档案管理工作[J].黑龙江档案，2011（189）.

[2]张秋霞.如何做好民生档案[A].2009年甘肃省档案工作者年会论文集[C].2009.

作者：王亚平