谈论电子档案监管问题
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本文作者：丁训华作者单位：常州工程职业技术学院院长办公室
要转变思想观念，增强安全意识
档案部门要充分利用档案信息资源优势，加强馆际合作，利用信息技术，走出去为社会提供优质服务;要走市场化的道路，在服务形式和途径上进行创新，如:开展网上档案信息查阅，提供网上档案信息咨询服务，提高档案信息服务的质量和效率。档案工作人员要提高认识，转变思想观念，积极参加业务培训工作，增强档案信息安全意识和责任心，增强保密观念和意识。
建立健全各项档案管理制度
为确保电子档案信息的安全，必须建立一整套科学、合理、严密的保管、保密和利用制度。
1建立电子档案归档管理制度，推行双套归档制
实行双套归档制，即所有的档案文件通过电子档案和纸质档案两种形式同时进行保存，电子档案文件存档时必须进行安全检查，两种档案要保持一致。另，在对电子档案内容更改的同时注意电子档案和纸质档案的相符。
2建立严格的保管、保密制度
所有归档的电子档案文件都要进行保护处理。作为存储介质的光盘、硬盘等，应处于只读状态，用户只能从计算机上读取信息，不能做任何修改，确保电子档案信息的原始性。电子档案文件要定期进行安全性、有效性检查，一旦发现存储介质或信息有损坏，应及时进行修复或拷贝。存储设备更新时也必须制定严格的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。
3加强电子档案的提供利用管理
建立便于电子档案利用的管理系统，同时加强电子档案利用人权限的管理。电子档案文件在提供利用时，要防止利用过程中的信息泄密和信息损坏。此外，在向公众网上传档案信息时，要提高安全意识，防止失密、篡改事件的发生。
加强基础设施建设，保障计算机网络的安全运行
电子档案信息安全是以与现代化技术相结合的软硬件基础设施来保证的，高质量的电子档案信息管理平台，与办公自动化、政府网、互联网等系统连通，连接计算机网络、数据库管理系统，以实现电子档案信息管理系统的优化。
1保证载体物理上的安全
电子档案载体主要有磁带、磁盘、光盘等。由于这些载体自身的脆弱性，决定了其对保管环境的高要求。所以，我们要为其提供适合的、严格的保管环境:将电子档案存放在无磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀性气体和温湿度适中的环境中;存放要避光;做好卫生工作，定期除尘;存放时不要大量堆积、应在盒中直立存放，以防被压坏，避免磨擦和划痕;避开磁场和电场、防止有害生物、防止机械震动等。
2做好数据备份和数据恢复工作
备份技术是一种数据安全策略，是确保电子档案信息安全的一个非常重要的技术手段。一旦原始数据丢失或遭到破坏，可以利用备份数据把原始数据恢复出来，使系统能够正常工作，这样就可避免因文件被毁所带来的重大损失。数据备份对象为:各类档案资料目录数据库、系统数据。为确保电子档案的存储安全，要严格执行双备份制度，即:一套封存，另一套提供借阅。必要时可封存两套。针对网络系统的不安全性，要建立数据备份与恢复系统，确保关键信息能在计算机和网络发生灾难性故障后得以恢复。
采用先进技术，确保电子档案信息的安全
我国数据信息安全的保障主要依靠技术的不断升级，如加密技术、身份认证、防火墙、网络隔离技术等。
1加密技术
由于电子档案信息具有的可复制性和部分文档的涉密性，可采用加密签署技术，不仅可以避免因电子档案信息被复制而带来的危险因素，也可以确保电子档案信息的原始性，还可以保证涉密性电子档案信息不被公开，以确保电子档案信息的真实性。
2防火墙技术
通过在互联网网关上安置用于阻挡外部不安全因素影响的内部网络屏障，并分别进行分组过滤与IP伪装，监视整个网络内外通信，以阻止黑客访问网络，实现内部网的保护功能。
3网络隔离技术
利用网络隔离技术就是通过专用的通信设备、专有的安全协议及加密验证机制和应用底层技术提取并鉴别认证技术，用于隔离有害信息的攻击。在确立网络可信度之外及保证网络内部信息不被泄露的情况下，从而在各级安全网络间进行数据交换。网络隔离技术确保了网络之间数据交换的安全性和可控性，杜绝计算机操作系统与网络协议的自身漏洞导致的安全风险。
加强专门人才队伍建设，提高档案管理人员的综合素质
随着档案信息化进程的推进和现代档案事业的发展，对档案管理人员提出了新的要求。由于电子档案在操作过程中存在很大的随意性，难免会出现一些失误，因此，要求档案工作者一定要树立风险意识，提高政治素质、职业道德水平，强化保密意识，加强对应用软件、数据库管理的维护工作，系统掌握现代化管理知识和档案专业知识，具备较高的计算机水平和网络管理技术，努力优化知识结构，以适应信息时代档案工作的要求。
总之，电子档案信息管理是一项十分繁杂的工作，我们应根据电子档案具有的特点，结合工作实践，做好电子档案信息的安全管理工作，确保电子档案信息的真实性、原始性和完整性，从而提高电子档案信息的安全系数，使电子档案能够可靠、安全、可持续地为社会提供服务，更好地造福于人类。
