高职档案监管反思

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本文作者：张学东作者单位：廊坊广播电视大学

电子档案的科学化归档

电子文件是20世纪90年代出才开始使用的词汇，是一种通过数字电脑进行操作、传输与处理的文件，并具有文件的一般定义。与纸质档案相比，电子文件由计算机网络生成，具有非人工识读性，只能采用计算机读取的方式提供信息，它的内容只能通过机器来利用。电子文件对系统的依赖性，它的生成、利用、管理要在相应的系统环境下完成。

1、建立健全电子文件归档制度。电子文件的收集归档涉及的人多，必须靠制度约束，要纳入学校工作程序。档案管理工作人员负责收集，对未联网的计算机要人对人收集，从具备用专用软盘到定期收集，分别建立户头全面跟进，对电子文件的存储介质、存储格式、光栅图像格式、文本文件等做出详细的归档标准。只有规范的电子文件，才能更加长期保管和利用。

2、主动与电子文件的形成部门配合，共同制定相关标准，并严格执行。由于电子文件的管理工作跨部门，标准化所涉及的种类多，范围广，标准化工作的难度大大超过纸质文件。

3、建立完善的电子文件管理系统。电子文件的收集与电子文件管理系统不可分离。电子文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程，这个过程可以纳入统一的电子文件管理系统中。因而，收集电子文件必须注意其完整性，电子文件的背景信息和元数据与内容同样重要。电子文件的背景信息收集应在电子文件形成时就开始着手，这涉及到识别与标记电子文件，涉及到将电子文件与背景相连接。在某些情况下，还需要将关键的背景信息植入到元数据中或电子文件自身中来达到这一目的。

4、电子文件的标准化著录。电子文件有可读性的要求，在技术不断升级的情况下，需要对其进行不断的复制和迁移。电子文件不可能不变，在变化中维护其真实性的方法之一就是对电子文件和电子文件管理活动进行著录，所以电子文件的著录不仅是编制检索工具的手段，同时还起到维护电子文件真实性的作用。为保证著录信息的准确，减少重复劳动，在电子文件形成之时由形成者完成一些著录项目的编制工作，这一功能要设计到电子文件管理系统中，由系统给形成者提要求。为了方便电子文件形成部门的著录，保证这项工作的标准化，以便档案部门将著录数据纳入统一的数据库中。

电子档案管理的安全性

1、加强对电子档案工作的领导。高职院校要明确分管领导，确定电子文件报送员和审核员，做好电子档案的管理、维护等日常工作，同时上报的文件进行审核把关，以便正常开展工作，确保电子文件档案安全保管。

2、加强对电子档案管理流程的控制。档案工作人员要把需要和可能实现的管理功能尽早实现，要考虑到电子文件信息易更改、易流逝，如果还像过去一样，按照生成、积累、立卷、鉴定、归档、分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件，那么结果很可能是很多工作还未来得及开展之前，电子文件就被更改甚至删除了，导致文件流失、失真等现象的发生，造成重复劳动。

3、加强对新型载体的安全使用。随着计算机存贮技术的多样化和存贮载体的不断更新，档案工作者要注意跟踪技术的新发展，并对档案信息新载体的使用和保管方法进行实验论证，深人研究，以保证档案的安全可靠和长久保存。

4、加强对电子档案的保护。电子文件存在许多安全隐患，如非法用户的攻击，病毒的侵害，系统本身的缺陷，各种误操作等等。因此，必须做好计算机安全防护工作，设立防火墙，安装网络病毒实时监控软件，设置严密的权限管理系统，以及采用硬盘镜像和双机容错等，以确保电子文件的安全。