电子档案监管不足及策略

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本文作者：杨凯作者单位：河南大学档案馆

当前电子档案存在的问题

（一）管理思想落后，管理方式陈旧

基层档案管理人员对电子档案的管理思想落后，管理方式陈旧。他们没有意识到电子档案管理与传统档案管理在工作环境和工作对象上的区别，在对电子档案管理上仍采用传统电子档案管理方法，不重视电子档案管理上的电子化和网络化，对计算机等先进的使用设备不熟悉，甚至有抗拒新事物的心理，使电子档案管理电子化，信息化建设受阻。

（二）电子档案信息安全问题

电子文件是储存在计算机中，它的不固定性、载体的可变性及信息的开放性使得电子档案很容易被删改、窃取和销毁，且不被发现。当今社会电脑病毒和黑客对电子档案也存在极大的威胁，一旦计算机感染病毒或遭黑客侵入，就可能造成信息的丢失，若原件保存不当，重建整个档案系统将是个繁重的工作。

（三）电子档案的原始性、真实性

档案文件在被制作成电子文件时，不再存在如纸质文件一样的特定字迹、亲笔签名，甚至连文件盖章都是电子编写形成的，这就无法证明其真实性和权威性。而且，电子档案在存档的过程中，要定期进行复制和转换载体，以防信息的损失，所以电子文件的原始性无法判断。

（四）电子档案的长期可读性问题

电子档案是保存在磁性材料和光盘载体上，人们必须使用一定的技术和设备才能识别它的信息，这就决定了电子档案对一定技术和设备的依赖性，阅读电子档案必修借助计算机将信息和载体结合在一起。而计算机的日新月异使得其硬件环境对某些较为落后的载体具有不可兼容性，造成电子档案信息的不可读，这对需要长期保存的文件来说是个“致命伤”，可能多年后，就难以找到能与之载体相配的电子设备。

解决电子档案管理问题的措施

（一）建立健全电子档案管理制度

管理电子档案的主演任务是对各类电子文件进行分类、编目并制作备份，方便查询和使用。在整理电子文件的同时，还应根据本单位的实际情况，结合电子档案管理的特点，建立健全电子档案管理制度，制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范加强和规范电子档案管理。主要应做到对电子档案的每一步动态制定相应的规章制度，并确定责任制度，明确电子档案各工作环节的责任，提高工作人员的责任感。加强工作流程管理，提高对电子档案的动态管理。如，在高校电子档案管理中，应针对学生档案管理和教职工档案管理的不同特点，制定不同的管理办法，对学生在学校内的各类表现详细记载，学生的每一步动态都要记载再案，加强动态管理。

（二）培养档案管理的专业人才

新时代对档案管理人才提出了更高的要求，不仅要求熟悉档案业务，更要求精通计算机专业知识。加强对档案管理人员的计算机知识培训刻不容缓，同时也要培养他们的专业素质，培养他们对档案业务的热情，提高其职业道德素质。

（三）加强信息保护

信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。对电子档案信息的保护要从入口、传输、使用三方面入手。签署技术、加密技术、身份验证、设置防火墙、安装杀毒软件等都是常用的保护信息安全的技术方法，在确保电子文件的真实性和权威性、保证电子文件在保存、传输中的安全和防止对电子文件的恶意删改起到了关键的作用，不断改进信息安全技术，是加强信息保护的重要措施。除了在信息技术上对电子文件进行保护外，还要做到多途径、多方式的做好电子文档的安全和存储工作。如，一些高校的各部门在做好电子档案管理的同时，还会建立纸质档案，采取电子文件和纸质文件同步归档的“双轨制”，为档案文件的安全提供“双保险”。

（四）重视数据格式标准统一、互相兼容的档案管理软件

研制开发适应档案管理现代化的软件，是长期保存电子档案的有效措施。完成这一工作，必须得到国家的支持、规范和推广，应该在全国范围内，由国家档案局主持，地区各级档案管理所共同努力完成。

结语

新形势下的电子档案管理工作是一项巨大的挑战，是新时代赋予我们的神圣使命。在信息化高速发展的今天，加强电子档案管理工作，即是适应时代的要求，也是推进电子档案管理向着更高、更好的方向发展。同时也是加强各行各业信息化建设的重要的一步。