电子档案保管举措

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对工作人员进行身份验证

根据管理层级和权限，对工作人员进入相应的计算机或者电子档案文件管理系统时设立相关的口令作为身份验证。需要注意的是，口令在通常情况下应该使用数字、字母或者特殊的数学符号的组合，口令确定之后，相应的工作人员应妥善保管。经过一段时间的使用之后，需要对该口令进行修改或者完善，以维护其保密性能。

设置防火墙

防火墙是计算机领域的专业术语，它是一个具有比较良好的保护作用的程序，如果入侵者想进行入侵工作，就需要穿过防火墙的安全防线程序，只有顺利穿越之后才可能接触到相应的计算机设置。防火墙能够对网络内部的电子档案的相关信息资料结构的完整性以及安全性起到一定的保护作用。

安装反病毒软件

侵入计算机内部的病毒对电子档案是一个非常重要的威胁，它会在很大程度上破坏电子数据或者导致部分电子数据的丢失。而防火墙不能够防止不经过该程序的攻击，所以，工作人员还应该安装相应的反病毒软件。同时，工作人员应该尽量做到预防与查杀工作并重。预防是指要对反病毒软件或相应的病毒库进行定期的升级，定期对相应的计算机进行全盘扫描，不使用非法的软件或者程序，不任意下载各种软件。查杀病毒是指经过相关的专业人员确定存有电子档案的计算机确实中毒之后，对其进行全盘杀毒工作，从而彻底清理病毒。

定期备份或者转移

设置防火墙和安装反病毒软件能够在很大程度上对电子档案的保管以及保护起到帮助作用，然而他们不能够百分百的保障电子档案不受到破坏或者数据丢失。因此，为了能够尽量避免记录载体由于理化性能的转变而导致信息丢失，工作人员需要对电子档案中的信息定期进行备份。但这种方法仅适用于脱机的电子档案的相关文件，对于那些依靠电子档案文件管理系统的电子档案，假如在相关的工作系统中并没有相应的数据备份功能，那么工作人员就需要利用备份数据库以及程序安装目录下面的数据文件进行备份工作。对电子档案进行备份工作虽然能够解决一部分问题，但它不能解决同一种存储介质因为相关的技术过时而出现的问题，要解决这个问题，就需要使用迁移的方法。迁移就是把数据从一种存储载体上转移到另外一种存储载体内部。例如，软盘因为存储容量、存储和读取的速度以及工作效率都不是非常好，所以它在实际工作中已经开始被淘汰，这样就需要进行相关的迁移工作，具体来说就是将原先存储在软盘内部的电子档案的信息转移到现在使用数量比较多的光盘内部，从而能够更好地进行电子档案的保管保护工作。

本文作者：李宇红作者单位：齐齐哈尔市机关事务管理局