电子档案与纸质档案的比对

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纸质档案在历史的进程中发挥了巨大作用，但科技在进步、技术在发展，电子档案的出现使纸质档案的缺点逐渐凸现出来。首先提供原件服务限制了人们的多种需求;其次检索技术陈旧使档案利用的工作效率低下;第三传递速度慢，使档案的利用受到时间和空间的限制。电子档案尽管优点很多，但存在很多不尽人意的地方。主要表现在:第一电子档案降低了档案的基本价值，电子档案易于更改而不留痕迹，这让人们对电子档案的真实性受到质疑，档案的可信度下降。第二鉴定电子档案原始性的困难加大，鉴定纸质档案的原始记录可采用“原件”来进行比较鉴定，而电子档案由于其信息和载体可以分离，鉴定工作变得相对复杂，涉及到的学科领域多、知识多、难度大，一般档案工作人员无法进行鉴定;第三电子档案均不能直接识别，要靠电子设备和软件支持才能还原档案的内容。现在的技术和设备更新得快，若干年后找不到与形成电子档案时期匹配的硬件和软件，就会使大量的电子档案读不出来而形成历史黑洞。第四电子档案的载体不稳定不具备永久保存的条件，且电子档案的安全可靠性也比较差。此外，电子档案的管理需要高素质的档案管理人员，档案管理部门必须考虑要有雄厚的技术力量和足够的资金来维持电子档案的管理〔1〕。

电子档案和纸质档案并存关系的比较

目前在计算机上建立了档案存储系统，实现了档案管理工作收集、整理、鉴定、保管、编目和检索、编辑、统计等重要环节的计算机化。加之先进的现代化办公设备使纸质档案数字化、电子档案纸质化。在高新技术不断发展的影响下，电子档案与纸质档案将会长期并存。例如，凌源市档案馆于2012年7月至11月，共接收市直，乡镇77个单位档案2万多卷进馆工作顺利结束，档案馆接收纸质档案仍然是主流。电子档案和纸质档案并存是必然的，表现在:其一电子档案和纸质档案同为信息载体，但性能不同。纸质档案的信息和载体是不可分离的，具有直读性、直观性、凭证性功能。而电子档案信息和载体是可分离的，文件内容必须由相应的电子设备和软件来显示。其二电子档案和纸质档案都具有凭证作用。但在原始属性上却存在差异。纸质档案一般都有文件形成者的笔迹、单位印章、领导签发等标识，反映了人们实践活动的真实历史面貌;电子档案非常容易在计算机上增删、修改，且不留修改的痕迹，利用者对其难辨真伪，容易引发纠纷，原始性差。其三电子档案和纸质档案同为存贮信息的物质，但保存寿命的长短不同。纸质档案的保管寿命可达上千年，而电子档案的保存寿命却相对短(电子文件载体材料的寿命一般仅为5～15年)。即使保护环境良好，其记录内容也容易自行消失或受到损害，造成历史记忆的消失。还有纸质档案和电子档案并存，也能解决档案信息安全性问题，二者相互补充。如容易受到黑客的攻击、不良电子信息的侵入、为避免此类隐患的发生，档案管理部门要进行计算机管理软件的开发、对电子档案进行加密保存，限制电子档案的使用者权限，防止非法入侵行为;加强网络认证技术和病毒防御技术用以保障电子档案的安全。总之，电子档案与纸质档案相互促进。电子档案管理可以推动纸质档案管理的变革，使档案实体管理的简化〔2〕。

档案信息保护方面的比较

纸质档案和纸质档案在档案信息保护方面有许多同点。表现在以下五个方面:首先是保护目的相同，二者都是为了最大限度地延长档案寿命，保证档案内容的真实、可靠、完整、可读。其次二者均是保护档案信息，包括档案信息记录方式的保护、档案信息载体的保护、档案信息内容的保护等等。第三，都要考虑对档案信息所造成威胁的人为因素和自然因素并加以防范。第四都可以采用“双套制”归档进行保护，即将纸质档案电子化、电子档案纸质化进行“双套制”保存，进而用以保证电子档案信息的原始凭证作用和电子档案信息的完整、真实、长期可读。第五电子档案和纸质档案都重视档案信息中涉及到的个人隐私、知识产权等问题，使利用档案和保护权利人权利协调一致〔3〕。纸质档案和电子档案在档案信息保护方面的不相同点。表现为:第一纸质档案中的信息是人工不能识读的，电子档案的形成依赖计算机软件和硬件环境，因此对电子档案中信息的保护还要包括对其产生的软件和硬件系统予以保护。第二纸质档案记录的内容和载体是不可分割的，保护了档案的载体及其记录材料就完成了档案信息的保护任务。而电子档案保护是一种动态的保护，电子档案信息的安全和保护要依赖于形成电子档案的数据格式和元数据等相关因素，并且通过不断采集相应的背景信息来完成对信息的保护和确认。第三电子档案的载体是磁性的，对其信息保护时，需要避免机械振动、注意远离磁场和防治电脑病毒。第四纸质档案信息保护的成本要比电子档案信息保护的成本低得多，纸质档案保护的费用相对来说比较固定。而电子档案信息的保护要贯穿在它的生命周期的全过程之中，必须借助于计算机的软件和硬件设备，所以它的保护费用的构成就比较复杂。还要求管理电子档案的人员要比管理纸质档案人员的知识水平、业务能力、技术水平要高得多。第五，纸质档案信息安全保护的开始时间要晚于电子档案，电子档案在形成阶段就必须对其中的信息予以保护。而对纸质档案信息的保护，档案部门只有在档案入馆(室)后才开始对其采取保护措施，来保证纸质档案信息的安全。

结论

通过以上比较，纸质档案和电子档案都具有自身的优点和缺陷，就纸质档案来说，它的优点在于体现了档案的本质属性—原始记录性。它所记录的信息不易被修改，具有凭证参考价值，是第一手资料。但是档案价值的体现在于利用，电子档案不用对档案原件进行保护，而纸质档案保管条件要求高和保管任务较重，电子档案作为一种新型载体，在保护了纸质档案原件的同时也方便了利用，而且转播速度快，不受时空限制，随时随地可以利用。但是电子档案易复制修改和删除且不易被发现，使得真实性、可靠性大大降低。从目前的运作形式看，电子档案与纸质档案在相当长一段时间内是不能相互取代的，二者相互补充、取长补短、并行不悖，均各自有着自己的强大生命力和适用范围，通行的做法是留其所长，使电子档案纸质化，纸质档案电子化进行双套管理，各自发挥各自的优势。

作者：李孟女单位：建平县房屋产权监督管理处档案室