电子档案的归档工作探讨

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对于电子文件，在收集积累过程中要制作成纸质拷贝件或者微缩品。档案员收集电子文件时，应注明电子文件的存储格式及其软、硬件环境，计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等，应当与电子文件一同收集。目前单位由于统一使用OA办公自动化系统，大量的数据汇集在系统终端的服务器上，因此对做好电子档案收集要求提出了更高的要求。

应抓好电子文件的归档工作

归档是确定电子文件档案身份的过程，电子文件归档关系到具有长远保存价值的电子文件能否纳入档案管理体系。电子文件归档，是将应当归档的电子文件经整理确定档案属性后，从计算机的存储器或其网络存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。电子文件归档应明确时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。电子文件的归档坚持按时归档的原则，可由本单位的档案管理部门集中归档，也可由文件形成部门在形成过程中即时归档，待工程结束后集中归档。电子文件形成部门应定期将归档的电子文件向档案管理部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。电子文件正式文本应保存双份，具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件或缩微品等，同步归档保存。这样既可以解决归档文件的凭证、依据作用，又可以解决归档文件的提供利用和资源共享问题，达到互补的目的。由于电子文件来源广泛，形成者不仅有生产部门、业务管理部门，还有通过数据录入人员、信息管理与计算机技术人员等，头绪繁多，与纸质文件相比，受制约因素多，归档涉及的问题更加广泛。档案管理部门可采取电子文件形成、档案管理体系等相结合的方法，按照档案归档的有关要求，开展业务指导和协调制定有关的制度，保证电子文件的归档质量。档案管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，应发挥制定电子文件归档制度和标准的职能，发挥各自的优势，在电子文件归档中紧密联系，共同形成高质量的电子文件档案。

由于电子文件随时产生，可以随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中，对计算机有很强的依赖性，因此必须选择适当的归档方式。而不同环境条件产生的电子文件，其归档的方法是不同的，就目前而言，电子文件归档应符合下列要求，首先从归档时间上看，应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上，以利于今后的反复查阅和利用。对网络环境下生成的大量的业务电子文件，可在网上进行备份，但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。其次，从归档电子文件的数量看，以双备份为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由文件形成部门异地保管。归档电子文件的格式应为通用标准，在对电子文件进行归档的同时，还要注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明，必要时运行电子文件的原程序也要一并归档保管。

目前使用单位的OA办公自动化系统及各种业务软件普遍采用刻录到光盘或服务器定期备份的归档方法，不但工作量大，而且一旦遇到系统故障或其他天灾人祸，极易造成数据的丢失。应积极开辟电子文件档案存储的新途径，建立一套既简捷方便、又安全保险的电子文件归档方法。可以建立网上档案室，进行电子文件的逻辑归档，开展电子文件的收集、整理、鉴定、编目，这需要在软件系统中严格限定不同人员产生、处理、利用文件的权限。在具体操作中，可以由档案管理部门在各生产部门与相关管理部门之间建立电子文件归档专用系统，将具有保存价值的电子文件按统一格式传输给档案管理部门。或者由信息管理部门接收各生产部门的数据后，经过集中处理、汇总后输送给各部门共享；数据由信息管理部门按档案管理的统一要求进行鉴定、编目整理，传输给档案管理部门保存，或直接存入光盘，定期归档。也可以以邮件的形式传递到档案管理部门，或者用硬拷贝的形式送交到档案室，由档案管理人员设置一个个的文件夹，对各个部门形成的电子文件进行分类管理。

做好电子文件的管理工作

电子文件管理已经成为信息时代文件、档案部门面临的新任务。应加强电子文件的日常管理，在电子文件形成过程中要注意按照行文的要求，选择好文种、拟好标题、标明密级和时限、发送范围等电子文件背景材料。应加强电子文件软硬件设施管理，要为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。档案管理部门要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，同时强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。对已归档的电子文件，应划分出不同的保管期限，然后用消毒软件对这些电子文件进行检测，确保无病毒感染后，再由档案管理人员将这些电子文件分别转录到应用网络相隔离的存储器中，在一个年度或一定时间后，将这些电子文件转录至一次写入的光盘中做脱机保存。另外还要编制文件索引,供查询调阅使用。应定期检查已归档光盘的保存情况，尤其是温湿度和防尘情况。对于长期保存的电子文件，还要定期进行复制，以防止信息损失。应重视和加快电子文件档案管理人员的培养，培养和造就一批电子文件档案管理人员。一是要重视吸纳年青有电子计算机软硬件技术或数字通信技术的档案管理专业人才；二是对各部门的档案管理员和热爱档案管理工作的人员，进行系统培训，使其掌握电子档案管理的基本知识技能，为单位电子档案的收集、整理工作打好基础。

作者：陈萍单位：江苏省东台市自来水有限公司