电子档案归档难题研究

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我们在收集医院电子档案时必须做到全面、仔细，避免出现遗漏现象，保证档案原始性、真实性、安全性。在电子档案使用过程中，最主要保证的是电子文件的安全性。一般档案工作人员在登录网络系统虚拟环境中确认身份的重要技术是——数字签名。顾名思义，就是完全可以替代现实生活中的亲笔签名，这就在电子档案系统中在技术上和法律上都有了保障，这也是检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据。在进行电子归档工作时，最先应按其基本技术条件进行检测：硬件环境、软件环境以及电子档案信息记录的格式和有无计算机病毒等。计算机病毒已成为危险电子档案的罪魁祸首，对计算机系统安装“防火墙”和杀毒软件，杜绝使用非法软件和随意下载不正规网页上的软件以确保网络与系统的安全。

在计算机应用平台上，必须设置操作系统密码和档案管理信息系统使用密码，加强档案存储的安全性。对不同的访问者授予不同的权限，以防止无权限者操作系统和访问信息资源，同时要定期更改密码以防密码泄露破解。医院电子档案的保管期限应该按照所设的《医院档案工作规范》所设定的保管期限执行，密级则由形成电子档案的内容和重要程度划分，以防止电子档案被的丢失，确保电子文件的完整、真实和安全。档案工作中应建立岗位责任制和管理人员安全管理措施，在电子档案的管理中必须要严格遵守医院电子文件规范来执行，加强对电子文件的有效监督和归档，将符合条件的电子文件移交给档案机构。

健全电子档案归档管理问题

医院的档案资料一般都是来源于医院领导、各个管理科室和医疗技术科室寄部分医护人员手中等等，档案的原始资料比较分散和存在多样性，往往对档案的收集增加了难度。如果要保证档案档案的完整性就需要建立一个完善的电子档案管理网络，在同一原则下集中管理分别对各个科室档案工作人员把好档案收集的源头，来实现档案材料归档的齐全完整。同时，档案工作是一项经常性、长期性的工作，为了确保这项工作的科学发展，各个档案工作人员必须履行医院档案工作的收集归档制度，明确电子档案归档范围、归档时间、归档要求、移交手续等，使有关工作人员有章可依、按章办事，改变工作中的随意性，并将收集归档工作落实到个人，列入岗位职责当中，以强化相关人员的职责，确保各部门形成的档案材料符合要求且及时移交。

总结

档案在收集和归档中不仅需要档案知识和处理技能还需要很强的责任心，并且对基本的档案价值具有高度的灵敏性，并且伴随着形势的发展，医院档案专业人才的素质提出了愈来愈高的要求，档案人员要加强自身学习，不仅要加强档案方面的专业知识的学习，还要学习一些其它相关学科的知识，如计算机应用基础知识、网络技术知识、数字化技术知识及相关的医学知识，不断提高自身的业务能力和水平。

作者：金毅单位：江苏省淮安市第三人民医院办公室