电子档案的利弊探索

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电子档案易于保存毫无疑问，档案资料的保存是一项大工程。以往纸质档案的保存通常是一项十分繁琐的工作，要对不断增多的档案进行分类、排序、组卷、装订等大量繁琐的工作，还要定期检查资料室中超过保存期限的档案资料，同时还要预防虫、鼠的侵袭，确保档案资料不会无故丢失和缺损，对于档案资料的保管人员来说，工作很繁琐并且责任重大。与纸质档案相比，电子档案存放占地面积小，同时不用担心遭到虫、鼠的侵袭。只要在预先编好的软件中根据相应的内容填写资料，计算机会自动为档案资料进行分类存贮，建立相应的查找链接和关键字，便于人们查询。还能省去纸质档案中分类、排序、组卷、装订等大量繁琐的工作，节省了时间也提高了工作效率。

电子档案能进行复制以往如需要对档案资料进行备份，人们需要在相关部门得到审批，然后前往资料室进行手工抄袭备份，久而久之，档案资料的原件无疑会出现破损。而电子档案通过电子文件的形式储存，当需要的时候可以通过相应的授权随时可以进行复制，不用来回奔波于档案资料室和获得档案备份许可的相关部门之间，既不会造成档案资料原件的破损，也大大节省了人们备份档案资料需要的时间，大大提高了效率。

电子档案节约纸张当今社会大力宣扬环保意识，电子档案正好可以节约大量地纸张。以往每天都在产生纸质档案，档案的无限增长严重违背了可持续发展的理念，造成资源浪费，电子档案的出现大大节约了资源，又符合如今提倡的环保意识。

电子档案的弊端

（一）电子档案对环境设备有很强的依赖性电子档案对环境和设备的依赖性强。电子档案储存在硬盘或光盘等载体内，它的使用依赖于计算机和软件系统，在没有计算机的情况下，这些档案无法查找，同时这些磁性介质在保存上有一定的要求，不仅要防水、防火，还要防尘、防磁，而且对温度还有一定要求。如果保管不当，周围环境的改变使得硬盘或光盘遭到损坏，那么数据就会丢失，载体上的数据一旦丢失，将是无法恢复的，电子档案就失去了价值。电子档案还要考虑到防止计算机病毒，一旦病毒侵入，篡改了资料，电子档案同样会失去价值。而纸质档案如果没有形成毁灭性的损坏，我们都可以通过一些技术将其修复，从而识别档案中所记录的信息，恢复档案的功能。

（二）电子档案缺乏直观可视性以往的纸质档案资料具有直观可视性，人们可以直观看到档案资料拿在手中，直观看到档案资料，而存储在磁性介质上的电子档案必须在特定的计算机软件系统下才可以进行查阅。纸质档案资料的电子化，使得档案资料缺乏视觉感官上的直接感染力，这样使得档案资料和档案资料管理者、使用者、查阅者之间的关系略显僵硬，缺乏人性化的和谐关系。

（三）电子档案系统技术控制复杂纸质档案存贮虽然看起来是一项很大的工作，但实际上只是繁琐，同样的步骤不断重复，而电子档案的收集、保管，由于具备了较高的信息化程度，因此采用的程序化控制要求也较之更多。目前常用的程序化控制有计算机软件控制、输入数据的机内检验等。纸质档案资料的复杂性体现在人工的工作上，而电子档案系统控制技术的复杂性就体现在人工控制和各类程序化相结合。

（四）电子档案管理缺乏有效的安全与保密措施由于电子档案的构成就是一堆电子数据，从电子数据的结构来看，电子数据具有数据高度集中的特点，因而非常容易泄密。传统档案资料都是纸质管理，泄密造成的后果和影响范围也不会很大，毕竟纸质的档案资料量比较多。当今网络时代，新型磁性介质档案资料管理将取代纸质档案资料管理成为新的管理方式。因而存在于磁性介质上，体积小，信息量储存大，一旦发生遗失、泄漏，造成的影响比较大，范围也比较广。相对于纸质档案资料，电子档案资料的保管需要更多的保护和保密措施。

如何完善电子档案管理

如今电子档案逐渐代替了以往的纸质档案，但是电子档案仍然存在着一些问题，不管是在硬件设施方面还是管理制度方面，我们都要不断的进行完善。在硬件设施方面我们应该选择符合本单位的软件，强化系统的安全防护功能，定期杀毒、补丁维护等等，避免计算机因为安全或网络问题导致档案的丢失或泄密。在管理制度方面，我们应该制定一些归档制度、保管制度、备份制度等等，妥善保管电子档案，设立备查登记簿，并定期对硬盘、光盘等信息载体进行检查，将数据及时做好备份，以防止硬件设施遭到破坏时档案丢失或损坏。同时也应该提高部门人员的素质，增加专业人员，为提供更好的信息打好基础。由上可见，纸质档案与电子档案都有其各自的特点，前者虽然对保存的环境有很多要求，但是档案资料不易丢失，而后者在检索资料方面既方便又快捷。我们可以对其进行取长补短，将纸质档案和电子档案在相互依存中发展，实行纸质档案与电子档案双轨制管理。电子档案在纸质档案的基础上继续发展，而纸质档案又是保证电子档案的准确性和可靠性。如何处理好电子档案与纸质档案之间的关系是我们需要深入研究的一个话题。

作者：施静单位：杭州市第七人民医院