小城市城建电子档案建设

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硬件环境的要求较高电子文件收集进馆后，需要妥善的进行保管。存储电子档案的载体应采用一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。对于这些磁性介质的保管有一定的要求，包括：归档载体应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层；环境温度应保持在17-20℃之间，相对湿度应保持在35-45％之间；存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离；存放地点必须做到防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防光；单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测及时备份；电子档案要做到一式三份，一份查询利用，一份保管备用，还有一份异地保存。

相关制度缺乏电子档案的归档工作是一项新生事物，没有相关的细则规定，在实际执行过程中就会出现许许多多的问题。如文件格式的不规范会造成文件归档利用时的不方便；归档程序不明确，会造成有价值的文件资料没有及时归档；检查制度的缺失会造成电子档案归档不完整等等。

人员素质偏低电子档案管理工作，不但要求从业人员必须具备城建档案的专业知识，而且要有其他方面（如计算机、工程管理等）的综合素质。从现实情况看，目前小城市城建档案管理人员中有相当一部分素质偏低，许多城建档案机构缺乏专业技术人才，城建档案管理的水平就上不去。

解决方案及对策

（一）加大宣传力度，提高思想意识首先要提高管理者自身的思想意识，努力接受新兴事物，树立创先争优的工作理念，不拘泥于现状，不固步自封，明确电子档案的优缺点和实行电子档案管理的积极意义。在此基础上，采用多种宣传手段，从基层到领导，从专业管理单位到建设施工单位，全方面、多层次的将实行电子档案意义和作用宣传下去，将电子档案技术推广下去。如果大家都认识到城建档案的电子化工作是一件应该做、必须做的事情，那我们的工作就事半功倍了。

（二）软件建设笔者认为编制软件的确立有三种模式：一是依靠现有的成功经验、即利用周边大城市城建档案管理部门已经开发研制好的软件和成功的管理模式。这样做，会再更短的时间内很好的进行城建电子档案管理。同时，在一定的区域内形成统一的管理，方便所在区域内各基层单位的使用，如果各区域之间建设公共联动系统或互信平台，那么发挥的效果会更加明显。二是自主开发。依靠自身资金和技术力量自主开发或组织开发编制软件。这就对城建档案管理部门提出了较高的要求。三是开放式管理。目前，市场上存在不少城建档案的电子文件编制软件。小城市城建档案管理部门可以出台符合于国家规范规定和适合于本地区实际的“电子文件编制软件要求”，并对各类软件实行准入制。只有经验收通过，满足要求，城建档案管理部门才推荐使用。从而确立电子文件编制软件。

（三）加强自身硬件建设对于硬件环境，没有捷径可走，只能不断的加大基础投入。无论是库房建设，还是计算机设备的添置，确实保证符合国家规范要求，不折不扣的达到标准。

（四）加强制度建设不断完善制度建设，细化管理流程，特别是审核制度。采用合理的技术标准和管理标准，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性和可靠性。

（五）提高从业人员素质城建电子档案管理是一个新生事物，从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机技术等多方面的综合技能。因此，培养和吸收一批一专多能的复合型人才是当务之急。对于小城市城建档案管理部门来说，一是要深挖内部潜力，舍得加大培训投入。对现有人员进行档案专业理论、电子计算机知识、法律法规、办公自动化等方面的培训；二是招收有志于投身城建档案事业的高学历、高素质人才，以此提高城建档案管理人员素质。

（六）尽快投入使用尽快投入使用，也是城建档案电子化建设的关键。一种软件的使用，存在习惯性。这里的习惯性可以理解为大多数的档案员接触第一种城建档案电子软件，就会对该软件的工作界面和操作形成了一种习惯和认同感，会有利于以后软件工作的推广。所以，在基本条件成熟的前提下，我们应该尽快推出城建档案电子软件。我们可以先以试行和免费测试的模式进行，对电子数据成果不进行强制性要求，以图尽快打开局面。在此期间，对软件不足及时进行修改。待到各个条件成熟时，再进行进一步的规范化要求。

对于城建档案电子化的几点说明

（一）电子档案和纸制档案的关系随着电子签章技术的完善和推广，笔者相信在不久的将来电子档案也会发挥与纸制档案同等的法律效用。但现阶段由于文件的法律效用等问题，电子档案在很长的一段时间内还代替不了纸制档案。这就要求我们在发展城建档案电子化的同时，还要继续加强对纸制城建档案的管理。

（二）档案信息安全性开展城建档案电子化建设，也要重视档案信息安全性的管理。建立相应的城建档案电子数据保密、保管及其他管理制度，防止数据泄密，也是我们工作的要点之一。

（三）城建档案电子软件应具备的几点特质1、软件操作简便，界面友好，只要看说明书就能够使用软件。2、软件应提供符号库、图形库和工程建设法律法规规范文件，在填写表格的时候方便查看。3、电子表格导入导出功能实用，可以很方便地将多人、做的档案合并到一个计算机中汇总。4、软件提供工程项目的组卷功能，方便电子文件的上报。5、软件应提供检查功能，包含检查归档文件是否全部完成；文件是否进行电子签章；文件修改后是否已经打印等。6、快速查找所需表格等。7、及时升级。如采用网上在线升级。只要计算机连接互联网，软件自动检查是否有新版本，如需升级不必再备份恢复档案数据。

（四）城建电子档案建设城建电子档案建设是复杂的长期的系统建设工程，上述介绍只是初步的、具有一定操作性的起步性工作。我们还需要不断的创新，开拓性的开展城建电子档案建设探索。

（五）对外服务现阶段的城建档案电子化建设不应该只停留于档案的制作，还要面向档案的对外提供利用。利用新技术开发城建对外服务软件是下一步工作的方向之一。

作者：楚好伟单位：辽宁省大连市城建档案馆