传统档案和电子档案的含义

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电子档案的先进程度是不可否认的，但传统档案也存在着自身的优势。二者各具优势，且它们的优势都是社会所不可缺少的，因此，从实际需求考虑，传统档案与电子档案是不能互相替代的。

电子档案的优越性

（1）信息的高密度性。随着社会经济的不断发展，当前社会工作、生活节奏不断加快，信息量不断增大，这就需要一种高密度的文件信息存储方式，而电子文件正好能够体现这方面的优势。很显然，电子文件的存储介质，如光盘、磁带、磁盘等的存储密度，都要远远高于传统档案中的纸张介质的存储密度，它的信息存储具有容量大、密度大、体积小的优点，而传统档案则需要占用庞大的存储空间。可以说，电子档案的存储密度是纸张存储无法比拟的。（2）信息传递的高速率。文件信息的传递速度对异地人们利用文件信息的效率有着直接而重要的影响。电子档案中的文件信息可以利用互联网实现全球范围内的传播，并且，这种方式下的传递时间只以秒为计算单位，由此可以想象其速度之快。而传统档案的传递速度是不能跟电子档案的传递速度相比的，对于纸质文件的传递，只能通过邮寄方式进行，传递耗时费力。（3）信息的便捷性。影响档案信息处理工作质量和效率的重要因素之一就是信息文件生成环节的速度。利用电子文件，可以实现集文字、声音、图像等内容一次录入，并且还能够以多种形式进行多次输出，而这些都是传统档案无法实现的。基于此，电子档案为文件的查阅提供了很大的便利，也为档案管理的现代化提供了强有力的保障。（4）信息的共享性。随着社会的快速发展，社会的资源利用呈现出了地域扩大的现象。电子文件可以在相同的地点、时间等条件下，被各个不同的人员共同使用和阅读，不受时间和空间的限制，具有明显的信息共享性。

传统档案的不可替代性

在实际的使用中，电子档案的缺点和不足便能体现出传统档案的不可替代性。（1）电子文件还不能实现它的法律保证作用。印章和签署是文件生效的重要标志，是文件真实性与合法性的必备条件。而当前，电子文件的签署技术还没有得到普及和进一步的完善，无法在电子文件上亲自签名或加盖印章，这样就使电子档案缺少了法律上的凭证作用。与电子档案的真实性相比，人们更愿意相信传统档案原件的证据价值。（2）电子文件对设备的依赖性强。电子档案中，文件的生成、识别、传输、存储等过程都是通过计算机等数字设备及相应的技术条件得以实现的，若没有这些设备及技术条件，或者这些设备出现了故障，那么就会影响到文件的处理、归档。例如，由于当前计算机更新换代的速度非常快，相应的技术更新异常迅速，当由原来技术条件下或在原来技术设备中生成的电子文件需要永久性、长期性保存时，或许可以保存较长一段时间，但一旦技术过时，或者厂家不再提供过去的技术支持，电子文件就无法进行识别、传递，自然这样的电子文件就毫无利用价值可言，电子档案的管理和开发利用就更谈不上了，这会给档案工作管理带来很大阻碍。（3）电子档案的易改动性。电子文件在起草、处理等各个阶段，可以人为地对其改动，并且改动不留痕迹，这是电子档案的突出优点之一，但是，换个角度讲，这也是电子档案的缺点。当电子文件在被传递或更换载体时，由于电子档案与载体具有可分离性，这样就很难察觉到文件被改动的问题，在很大程度上影响到电子文件的信息安全与可靠。此外，电子文件很容易遭受计算机网络病毒的侵袭，如果遭遇病毒侵袭，那么电子文件中的信息则会受到破坏，如果磁盘、光盘等电子文件的储存介质受到挤压、振动、弯折、磨损等，或者长时间受到阳光直射以及长时间处于潮湿环境下等，都会使文件中的数据信息丢失，或者文件无法读取。电子文件的这种信息不稳定性对文件的安全管理非常不利。（4）电子文件载体的非直读性。电子文件是通过数字编码的形式记录在载体上的，人无法直接分辨文件，或者有些文件经过了加密、压缩等特殊处理，若要读取文件信息，就必须通过相应的技术方法，利用相关的计算机软件、硬件设备的平台。反之，文件信息将不能被直接读取，就失去了档案信息的可读性。此外，传统档案的不可替代性也体现在与电子档案相比的优势上。首先，传统档案具有唯一性，它能够有效确保文件资料的原始性。档案工作的最基本要求就是文件资料的可靠性和真实性。传统档案已经在长期发展的过程中形成了科学有效的机制，作为事件、资料记录的原始载体，传统档案是不可涂改和复制的，这样就能确保所存文件资料的安全。其次，传统档案的储存介质具有耐久性。传统档案是以纸张为介质的，而纤维素是纸张的主要制作材料，具有比较强的耐久性，只要采取有效措施，防止它在特定条件下出现电解或氧化等问题，就可大大延长使用和保存寿命。可以说，传统档案不存在使用期限、使用次数的限制，在各种客观条件下，都可以查阅和查找，而不像电子档案那样，必须有数字化的设备才能显示出来。

传统档案与电子档案长期并存

1.传统档案目前还是人们的传承习惯。传统档案已有近两千年的使用历史，影响深远。当前，人们在思想上还是偏重于使用传统档案，同时，在实际的工作中，一些特殊行业、部门、工作环节等都以使用传统档案为主。由于人们对真迹的尊重与信任，因此可以认为，电子档案在某种程度上只具有相对意义，在相当长的时期内并不能完全取代传统档案，二者的并存将会经历一个较长的历史过程。

2.电子档案趋于主流地位。随着科学技术的日新月异，越来越先进的信息载体将会不断涌现出来，信息交流的主流载体也将会不断地更新交替，因而具有一定优势的全新的信息载体就会逐渐取代传统的主流载体。现代生活、工作节奏越来越快，在信息交流实践过程中，人们会发现传统载体暴露出来的问题越来越多，如信息容量比较低，给当前信息传递的时效性造成了一定的障碍，已不能完全胜任当前社会、科学大发展背景下的高效信息交流的重任，而具有一定优势的新的载体将会在一定程度上弥补传统主流载体的不足，从而逐渐成为新的主流载体，但同时，传统载体并不会被完全代替，而是新的主流载体与传统载体相互并存。

3.传统档案与电子档案长期并存带来的新课题。（1）传统档案与电子档案的管理内容互相关联。在长期的档案管理工作之中可以发现，传统档案与电子档案的长期并存还会产生一定的问题，例如，在对传统档案进行扫描，将其转换为电子档案的过程中，传统档案的质量直接影响着转换效果。因此，在传统档案存档入库的过程中，要对其质量进行严格审查和把关，这样才能为电子档案的前期工作的顺利进行提供保障，从而有效节省传统档案扫描转换为电子档案的时间，避免不必要的二次返工，确保电子档案的存档质量。（2）为档案保护技术提出了更高的要求。传统档案的发展历经千年，人们对传统档案保护的研究越来越深入，已形成了一套比较完整的传统档案保护措施，如在传统档案的防霉、去酸、防虫、防有害气体、修复等许多方面都有了很大的成效。而对于电子档案保护措施、保管条件、保存寿命等问题的研究还需要进一步完善，需要解决的问题还有很多。例如，对于电子档案载体的寿命存在许多不同的说法，这些还需要进一步地研究和考证。这样，传统档案与电子档案的长期并存是非常必要且重要的。综上所述，传统档案与电子档案各有优势，同样也存在各自的劣势，因此，二者的长期并存是必然的。在传统档案与电子档案并存的状态下，要采取不同的措施分别管理，使二者能够在互相借鉴中取长补短，从而促使其能够有效承担共同的和各自分担的责任，切实提高档案管理工作的效率和质量。

作者：叶晓琳单位：郑州大学