电子档案的含义和特性

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电子文件经过收集、整理、鉴定、归档后即成为电子档案，但不是所有的电子文件都能成为电子档案，取舍的原则是该文件经过鉴定后有无保存价值。

一、特征

电子档案属于特种档案的范畴，它除了具有档案的一般属性外，还具有以下不同于其他档案载体的特性：1.依赖性。电子档案的信息是数字化形态，它对计算机系统设备有很强的依赖性。电子档案从制作、传输、存储以及归档后的全部管理活动，都必须要通过计算机系统来完成，如果离开计算机操作系统及应用软件、硬件等技术条件，电子档案就没有生命力和无法发挥作用。2.高密性。电子档案的存储介质主要包括：光盘、硬盘、软盘。这些载体存储量远远高于过去的各种信息介质，随着信息技术的不断进步，电子档案的存储密度还在不断加大。3.分离性。电子档案是数字化形式，其内容信息可与它的载体分离，它可以从一个载体复制到另一个载体，可以从这台计算机传输到另一台计算机。它的内容是以数字信号的方式存在于不同的存储介质，不再具有物理边界的原件。4.集合性。电子档案的信息内容通过计算机可以表现为文字、图形、影像、动画、声音、视频等多种媒体信息形式，他们可以单独或相互搭配构成，使电子档案的内容声像并茂，更能真实地再现当时的活动情况。它极大地改变了人们获取信息的传统方法，符合利用者在信息时代查阅档案的方式。5.共享性。电子档案通过计算机系统可以进行网络传输，多个利用者不必亲自到档案管理部门去查阅档案，只要借助自己的计算机就能够在同一时间、不同地点实现档案信息资源共享，使异地利用成为可能，消除了档案利用的空间限制，突破了纸质档案在使用上的局限性，从而大大提高了档案的利用价值。6.不稳定性。由于电子档案内容与载体的可分离性，使它具有比纸质档案更不安全稳定的因素。电子档案的原始性不容易判断和确认，它的制作形式是由实变虚，其制作时的状态与传输、接收中的状态并不完全一致，它既是原始的，又是复制的。电子档案极易失真。在将纸质档案转化为电子档案的操作过程中，稍有失误就会导致档案信息失实。它可以被原样复制，甚至被修改后不会留下任何痕迹。

二、电子档案与纸质档案的区别

电子档案作为一种新型档案，与传统的纸质档案有着本质的区别：

（一）信息载体不同。电子档案的信息内容必须记录在高密的磁性介质或光学材料上，如光盘、硬盘等，其信息内容可以从一种存储载体移动到另一种存储载体，内容却不会发生任何改变。而纸质档案的信息内容必须依附在纸张上才能形成文字或图形表现出来，其内容和载体绝对不能分离，具有较高的可靠性和原始凭证性。

（二）技术条件不同。电子档案的形成和各种处理必须依靠先进的计算机等相关设备和软件、硬件环境的共同支持下才能完成的，离开这些条件，电子档案看不见也摸不着，电子档案对技术设备条件的依赖性很强。纸质档案经过收集、鉴定、整理、归档后，一般只要达到档案库房的“八防”要求———防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，便可以永久或长期保存，纸质档案的保存对技术设备条件的要求没有电子档案高。

（三）信息稳定性不同。电子档案如果遭遇计算机系统故障、病毒入侵、黑客攻击等其它一些非正常情况时，信息内容都有可能立刻消失或遭遇破坏，并且其内容很容易被更改且留不下任何痕迹，这些都给电子档案保存的安全带来了极大的隐患。此外，电子档案信息内容依赖的载体对环境的温度与湿度、抗机械性损伤、防磁性、抗病毒等条件要求很高，并且极不稳定，使用寿命一般最多只有二十年。纸质档案的制成材料包括：纸张、字迹材料和字迹。纸质资料一旦形成，三者便会永远结合在一起，改动之后一般会留下痕迹。并且，其整理归档存入库房后，只要达到档案库房保存条件的“八防”要求，就可以长时间保存，这些都说明纸质档案的安全稳定性比电子档案高。

（四）表现形式不同。电子档案数字化的信息内容通过计算机可以表现为：电子文件、电子图形、动画、声音、影像及视频等多种形式，从而使档案信息生动形象，更加便于利用者接受与快捷方便地使用。纸质档案的信息内容只能通过纸张来记录文字、数字、字母、图形，表现的形式单一枯燥。

（五）可操作性不同。电子档案的信息内容可以进行加工，具有可操作性。利用者可以要求档案工作者通过计算机对电子档案中的信息内容进行分类、统计、汇总、打印和复制等，将这些信息转换成利用者自己需要的形式。纸制档案的信息内容一般只能进行复印和直接扫描图像，没有可操作性，但原始证据性高。

（六）利用方法不同。电子档案的数字化形态，能够迅速在网络中传输，利用者可以足不出户，只要借助计算机对档案网站中的利用系统进行注册登录，便可以快速方便地查阅到所需的档案信息，实现档案信息资源共享，从而极大地提高了电子档案的利用价值。纸质档案的利用者必须亲自来到档案管理部门，通过工作人员进行档案现场查询，不但耗费时间精力，而且查阅比较繁琐缓慢。

三、电子档案的利用方法

（一）提供拷贝。档案管理部门以电子档案及其信息加工的各种载体形式的拷贝件向利用者提供利用的一种方式。向利用者提供载体拷贝件时，应将电子档案转换成通用标准文档存储格式，供利用者使用。拷贝件形式包括：静电复印材料、缩微胶卷、胶片、晒印蓝图、光盘、软盘等。

（二）网络传输。这一方法比较适合档案管理部门之间的信息资源互相交流以及向相对固定的查询单位提供电子档案资料，这是通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。

（三）直接提供。通过档案管理部门或另一检索机构的计算机，在档案管理部门的网站上直接查询档案信息资源的一种方法。这种方法简化了大量的管理工作，大大提高了查询速度，使更多的利用者能够通过网络在异地利用自己的计算机，同时在不同的地方快速查阅同一份或不同的电子档案，实现了信息资源共享，极大地提高了电子档案的利用效能。

（四）咨询服务。档案管理人员以电子档案内容信息为依据，以口头或书面形式，为利用者解答有关电子档案及其管理情况的服务方式。利用者查阅的内容包括：电子档案组织与检索的常识，具体形成和利用的情况、形成背景等方面。按照利用者的要求，咨询服务的方式为书面报告的形式或口头解答的形式，其中书面形式的咨询答案可以通过网络传递给利用者。

（五）进行编研。根据客观需要，对电子档案内容进行分析研究，按照一定的题目，将相关信息加工、编研成各种形式的电子档案编研成品的业务工作。电子档案的编研成品按信息加工方式可分为：汇编型、摘要型、编译型、著述型；按照信息的类型可分为：文字型、数字型、图像型、声音型、混合型。编研者也可以根据需要打印或出版纸制材料。

（六）网站服务。档案管理部门在互联网上建立专门的档案网站，提供多种档案信息资源服务，包括：档案资料的网络检索、最新的有关档案法律法规公布、专题讨论、知识解答、其他档案网站资源、馆藏编研成品出版信息等。网站是一个综合性的档案信息服务平台，具有开放性、服务范围广、信息量大的特点。

四、电子档案的利用管理

（一）审核使用权限。审核应由利用的决策者执行，要根据各类人员级别、层次进行使用权限的认定，并向利用系统注册登录。在利用中，由系统自动判定当前使用者身份的合法性和使用功能的范围，同时由系统自动对其使用各种功能操作的路径进行跟踪与记录。对涉及使用未经授权的功能，应拒绝响应并给予警告提示。在电子档案存储载体的使用上，要根据电子档案内容的密级性和开放程度，来确定其使用控制程度，在使用中要依据利用者的背景情况和利用目的来决定授权。

（二）严把拷贝关。档案管理部门必须制定严格有效的管理制度。对电子档案进行拷贝之前，档案管理人员应该依据利用者的需求和确认其使用权限之后，再进行拷贝件的制作。在查阅电子档案时，应该根据利用者所需要的信息进行拷贝，必须避免把载体上存储的电子档案信息内容全部拷贝，并且要通过计算机技术手段阻止拷贝件的再复制。对那些提供利用的拷贝件必须及时进行回收，对回收的拷贝件，要及时进行销毁。档案管理人员和利用者双方要对提供拷贝的内容进行确认，并对使用载体的类型、数量、使用时间、最后回收期限及双方责任人等情况进行备案登记。

（三）加强安全监管。加强电子档案利用的安全监管非常重要。《规范》明确规定“：利用时要遵守保密规定。对具有保密要求的电子档案，采用联网的方式利用时，必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。”具体来说，一是根据利用者的具体情况采用不同的利用方法，不能无原则地向利用者提供电子档案信息；二是电子档案的载体不能外借，未经批准任何单位或个人不得擅自复制电子档案；三是对于不完全开放的电子档案，原则上不宜用拷贝的方法提供利用，确需提供拷贝时必须在有效监控下进行；四是采用通信传输或直接利用等方法时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并进行定期更换所使用的密码。

作者：刘希琳单位：兰州商学院档案馆