纸质档案和电子档案的差异研究

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有害气体的成分主要包括二氧化氮、硫化氢、氯气以及二氧化硫等有氧化性以及酸性的气体，这些气体在一定条件下可以破坏、腐蚀磁性的光盘以及载体，使其变质、老化、磁粉脱落，致使保存在上面的档案信息丢失。而光线的照射会使承载电子档案的硬件发生氧化，使基带和盘带的韧度下降，并加快老化。此外，紫外线所带来的危害严重的影响了载体的剩磁稳定性，使信号减弱，并使记录信息的读写效果深受其影响。

灰尘的影响。空气中散落的灰尘给档案纸带来的危害主要是机械性的磨损纸张，造成“档案砖”的形成，使毒菌侵害纸张。至于电子档案，灰尘主要影响其载体，造成化学、物理以及生物损坏。化学方面的损坏主要是指包含在灰尘里面的化学成分造成光盘载体、磁盘以及磁带的降解、腐蚀等化学反应，严重造成硬件上的损坏，使所承载的数据信息丢失；物理损坏则是指刮伤磁带磁盘的表面，损毁记录信息；生物损坏则指的是利用灰尘进行传播的霉菌孢子，居住在磁盘磁带上，其分泌出的有机酸和酶等分泌物造成磁盘数据的丢失。所以防尘工作对于电子档案来说具有更重要的意义。

湿度和温度的影响。电子档案和纸质档案对环境的湿度和温度都有较高的要求。在不适合纸质档案存放的环境下，较高的湿度和温度会加快纸张水解氧化的速度，发生字迹材料的洇化、扩散等现象。对于电子档案来说，不适宜的温度和湿度容易使聚酯底基发生收缩或膨胀而发生变形，而光盘的载体大部分使用的是铝、塑料和多碳等材料，这些都会在不适宜的温度下发生变形，对激光束的定位以及读写数据等都有很大的影响。根据相关资料了解到，对于纸质档案来说，最佳的保存温度为14—24℃，湿度为45%—60%，电子档案的最佳保存温度是16—20℃，最佳保存湿度是40%—50%。

外部震动以及磁场的影响。对于纸质档案来说，机械震动以及磁场对其是没有影响的，但对电子档案的影响是巨大的。外来磁场常常作用在磁性的载体上，使载体的磁性涂层发生磁化或者消磁等现象，破坏记录的信息，给数据的读出造成障碍。除此以外，剧烈的机械震荡使载体中的磁性分子的排列顺序发生变化，减弱剩磁，破坏信号。所以电子档案在存放时一定要远离磁场较强的环境，可把带磁性的载体放入具有抗磁功能的储备物里，如金属盒或框架内，同时要防止剧烈的机械震动的产生。

资料保护差异保护纸质档案的主要目标是延长纸张的寿命，作为一个整体的载体和所记录的信息，纸张保护好了，上面所记录的文字信息自然会得到保护。不同于纸质档案，电子档案的载体与记录的信息是可以分离的，这个特点使档案信息极易被盗或者修改，所以在保存电子档案时还必须要对电脑病毒给予高度的重视，电脑病毒常常随意修改其他程序，实现自身的拷贝并传播至其他程序内。所以电子档案的保护工作还有待研究。当前，常将防火墙、数据加密、存取受权限控制、数字时间印章等方法用来保护电子档案信息。

技术寿命方面差异纸质档案的寿命仅与纸张的内部因素以及环境条件有关联，但是电子档案的寿命除了以上因素外还与当代的技术更新等方面紧密联系在一起。电子档案的信息与载体的结合是通过计算机完成的，只有通过计算机才能实现档案资料的读出和写入。只要技术未及时更新，存入载体内的信息将没有办法提取出来。通常将技术过时归结为两方面的内容：一方面是技术的革新使新的贮存技术代替旧的；另一方面是出于商业方面考虑，由于厂家的破产或生产产品的内容发生变化使其以前生产的电子档案设备很难再找到相应配套的产品。通常情况下，电子档案的载体的寿命远远超过了识别他的软件和硬件的技术寿命，所以技术过时对电子档案的存储比载体损坏造成的危害更为严重。

载体寿命方面差异尽管纸张的寿命取决于纤维素，而且纤维素在一定的环境下会发生氧化水解等化学反应，只要我们在日常的档案护理过程中注意对以上两种化学反应的预防，纸质档案的存放寿命是可以延至千年以上的。光盘和磁性物质是构成电子档案的载体。磁带和磁盘的基本构成是聚酯底基，并且聚酯底基很容易吸尘和产生静电，这些都会使自身的形状发生弯曲，使磁粉脱落。粘合剂容易发生膨胀冷缩、生霉、脱落、磨损等缺点都会影响信息的再现。磁粉容易在磁场中受外磁场的影响而发生消磁、退磁等现象。这些不稳定因素的影响使得电子档案的寿命要比纸质档案的短得多，常常在5-15年就会结束自己的使命。

完成对电子档案和纸质档案的护理工作不是一件容易的事，我们要做好其管理工作，在实现档案信息资料最大可能利用的同时又可以使档案信息得到有效和安全的保护。当前的局势是纸质档案和电子档案共存的时代，深入了解二者之间的差异和共同点对日后档案管理工作会带来更大的方便。

作者：崔学娜单位：泊头市郝村镇人民政府