底图档案的管理流程论述

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底图档案的管理流程

做好工程项目底图档案电子、纸质“双轨制”管理工作，底图管理部门梳理工作流程，建立健全了从归档到入库全过程的底图管理制度，做到每个环节都有规可依，有章可循，相互衔接。工作流程中应重视的几个环节：一是底图的归档验收；二是台账登记；三是底图修改；四是科学分类，合理排放；五是档案利用；六是保管和保护。

（一）底图的归档验收由于底图的重要性和出图的频繁性，为确保质量，严把底图归档入口关。纸质底图归档验收，一是查底图是否平整，字迹是否清楚，图面有无污迹。因底图是蓝图的母版，底图质量对蓝图质量至关重要，没有好的底图质量，也就谈不上高质量的蓝图质量。二是查签字手续是否齐全，签署不完整的底图，不能充分发挥其档案凭证作用。三是查工程项目文件号是否与工程名称一致，文表（图）号编制是否准确。底图项目文件号——文表（图）号，相当于每个人的身份证号，具有唯一性，它对底图档案的检索、利用、保管、统计起到关键作用。时常有年轻的设计人员对底图编号规则不胜了解，有时会出现几份不同的底图共用一个编号的现象，这给底图的日后查找利用带来了麻烦。四是装订边25mm，纵向留左边，横向留上边，成品一律左边装订发图。由于印章和签署是项目图纸文件生效的主要标志，工程项目的每张底图，都必须有设计、校对、审核等多人签字，才具有法律效力，也才能认定为档案。因此对实现电子签名的项目，纸版底图存档的同时，PDF版电子文件同时送交档案部门存档。没有实行电子签名的设计文件，做到即存即扫。DWG、PLT可编辑版电子文件，有项目文控验收，待项目结束后，刻录光盘，送交档案部门另行存档。

（二）台账登记台账登记是记载档案是否存档的重要凭证。随着公司发展壮大，现在每年新承揽几十个项目，在加上上年没完成的项目，每年都有上百个工程项目齐头并进，底图年归档数千个档号，文表达20多万页，图纸10万多自然张。为用好、管好每个项目的底图，纸质台账，以归档时间登记流水账。验收合格的底图，归档人、验收人在双方的存档登记簿上签字，作为档案归档验收凭证永久留存。为了做好档案“双轨制”管理工作，档案部门购买了《综合档案管理系统》软件，将所有的底图档案存档条目著录计算机。每条条目都包含归档日期、项目代号、文件编号、题名、阶段、版次、图纸量、文件编制人、档案验收人等三十多项信息内容。电子条目著录信息是计算机检索的重要内容，《综合档案管理系统》能够对这些信息进行单项或多项组合查询、统计。提高了底图档案利用的查全率和查准率。存档的电子文件软盘在《综合档案管理系统》互见号中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

（三）底图修改由于甲方的需要发生变化，或因施工条件的变化，需要对已归档且已请晒发放的工程底图进行了修改，为了便于区分工程项目图纸的变化，公司底图采用版次递进即“升版”的方式进行管理。在底图档案中就会出现，同一工程项目文件号有多个版次的底图，同一版次的目录包含不同版次的文表号和图号。多版设计文件同时存在，增加了底图文件的协调难度。因此在底图存档验收和底图请晒抽图配图时，一定要细心，看清楚设计文件的文表号及图号的有效版次，保证各项任务的执行者采用的都是有效版本的设计文件。升版底图电子文件存档，同一档号高版次的电子文件要覆盖低版次的文件。相应的低版次纸质底图也要下架作废。否则，底图管理就会混乱，也会给今后档案的利用者带来诸多麻烦。

（四）科学分类，合理排放对底图实体进行科学分类，合理排架存放是快速提供底图利用的重要前提。工程项目进入设计阶段后，通常有基础设计、详细设计、竣工图三个阶段。项目从开始到竣工，跨度时间长，利用频繁。我公司早期工程项目编号突出专业，我们就以专业为主分类，按专业——年代——流水号进行分类、排架存放。这种排架存放方式，可以减少底图搬移次数，高效利用柜架，但它的弱点是，同一项目的底图存放在不同的专业，或同一项目同一专业存放在不同的年度内，底图再次利用，抽图就相当麻烦。现阶段公司的底图编号是由一组数字加字母组合而成，涵盖工程项目号、阶段、单元号、专业及目录文表号级别等信息，以项目为主体。为了保存一个工程项目底图的连续性和完整性，在项目运行中，底图是一个动态管理，处在预归档阶段。档案分类方式也有所突破，我们按年代——项目——单元（装置）——专业流水号——图号进行分类，按序排架存放，并在柜架上写明底图的工程名称、单元号、专业、图号等信息。已经完成的项目，转入底图档案管理阶段。一个全厂性工程项目就几十个，甚至上百个单元（装置），与计算机排序同步，编制底图保管号，底图档案实体重新整理，再按档案管理要求进行编目、装盒、上架保存。这种分类虽然很麻烦，可效果却不一样。特别是按项目、单元（装置）抽图时，只需点击鼠标，或到库房找到这个项目的存放位，就能轻松搞定，避免了无谓的工作。

（五）底图的利用底图是工程项目建设过程中不可缺少的依据，离开了设计底图，工程项目建设就失去了方向。但归档后的底图，不能直接发送到现场，需晒制成蓝图，盖上单位专用出图章，压力容器章、以及注册建筑师、注册结构工程师章，才能用于现场施工。底图请晒，有严格的程序，必须经项目经理允许，文控填制出版委托单，详细填写要请晒的图号，晒制蓝图份数。底图人员根据委托单内容，抽图调配齐底图，送交出版室出版。晒完后的底图，由出版室及时归还给底图岗。底图人员必须再次清点回图，查是否有遗漏丢失、撕裂、破损的底图，若有须及时进行补缺、修补，保证底图再次利用的完整性和完好性。底图的原件只有一份，而且利用的频繁。图纸档案作为纸质产品，有着纸质档案的弱点，就是容易磨损、发黄变脆、破裂、易潮，不易保管。传统式手工管理无法形成资源共享，蓝图和底图都保管，导致人力、物力、财力浪费。《综合档案管理系统》软件的应用，缓解了这些矛盾。在条件具备的时候，将早期的底图档案“孤本”，用扫描仪进行扫描制成图形文本。这样是在抢救、修复底图档案的同时，也是将早期的死档案变为活档案。扫描后的图形文本，在公司《综合档案管理系统》网络中挂接，需求者通过网络等现代技术实现异地的远程利用，也可以满足多人同时使用，为需求者提供更为方便、直观、环保、快捷的档案信息服务方式和途径。电子版档案再按项目整理，储存在光盘中异质备份，需求者通过电子拷贝的方式，获取档案信息，这样就可以减少纸质档案的磨损，最大限制的保护纸质档案。已经归档的CAD电子文件还可以直接为设计人员服务，省时省力，方便快捷。对已经制成电子档案且破损严重的底图，年份稍长利用较少的工程底图，以及较老的利用率基本上没有的工程底图就可以卷放，也可以异地存放。存档蓝图不再请晒，大大缓解库房存放压力，现有资源能得到高效利用。

（六）保管和保护底图材料特殊，易发黄、变脆、撕裂、破损，不能装订，不能折叠存放，一般采取平放。因此在底图的抽图、添晒、整理过程中，档案人员和利用者必须要有高度责任心，更要珍惜和爱护底图。取放底图时，一定要维护好底图图号的排序，同时要轻拿轻放，严防图纸磨损和撕裂。而光盘体积小，对于环境要求不高，抗恶劣环境能力强，即使在平常环境下，也能长期保管。底图档案库房按“八防”要求管理，严格控制好库房的温湿度，并做好信息登记，以确保工程项目档案长期的保管和利用。

档案人员的素质

档案管理人员的素质，是做好档案管理工作和提供档案优质服务的决定因素。档案人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量。在工程项目底图管理中，纸质文件——纸质档案、电子文件——电子档案同时并存，将存在相当长的一段时间。这段时间对档案工作者而言，不是宽松而是紧张。随着计算机在档案应用中日益成熟，对档案人员的要求也越来越高，积极培养复合型人才，建立电子档案管理队伍是“双轨制”管理过程中刻不容缓的任务。档案工作者必须掌握现代化信息技术，熟练运用计算机以及现代化通讯设备来进行电子信息的制作、使用、维护和管理。在电子环境中，档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，电子文件就不可能被鉴定、保存、编目、提供利用，也就不能成为合格的电子档案管理者，更不能为需求者提供优质服务。因此，现在的档案工作者不仅要精通档案业务，熟练操作计算机，懂得规范准确地使用档案软件，还要具有创新意识，才能跟上现代化的步伐。总之，纸质、电子档案同时并存，在工程项目图纸档案管理中将是长期的。在这个时期内档案工作者的任务也是繁重的。要做好“双轨制”档案管理工作，档案人员还要艰辛的付出。

作者：余科云单位：中国石油工程建设公司华东设计分公司