电子档案安全管理策略分析

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传统意义上的档案是将文字、图形等信息记载在纸张、布匹、塑料等载体上而形成的，档案中所包含的内容信息与档案的载体是不可分离的，在对传统档案的保存本质上是对档案的纸张、布匹、塑料等载体的保存。虽然利用现代的复印、拍照等技术手段可以对原始档案的内容信息进行复制，但无法实现对原始档案的内容信息及载体的同时复制，复制档案和原始档案差异明显、区分简单。而电子档案是存储在磁盘等化学磁性或光性材料上的，其内容信息和载体是可分离的，对电子档案的保存本质上是对档案内容信息的保存，而不是电子档案的化学磁性或光性材料载体的保存，并且档案的内容信息易于复制、传递，原始档案和复制档案之间几乎没有差异，难以区分。

电子档案需要借助计算机等设备进行读取。以纸张为主要载体形式的传统档案可以被人们直观地看见和接触到，对档案中内容信息的获取一般无需借助其他设备，只需肉眼直接查看。而电子档案则不同，要获取它所存储的内容信息必须借助计算机等设备，对配套的软硬件具有强烈的依赖性。随着信息技术的发展，计算机硬件和软件的不断升级和更新换代，电子档案往往需要不断地进行转存储、再存储。为了适应新的设备和软件，往往还需要改变档案文件的存储格式。

电子档案易于存储和管理。与传统档案相比，电子档案更易于存储和管理。传统档案需要大量的房间、文件柜来进行存放，还需要大量的人力对档案进行分类、编目和检索，更需要定期地进行防霉、除虫等工作。而电子档案的保存本质上是对档案内容信息的保存，这些信息是电子化、数据化的，存储在磁盘等载体上，一张小小的磁盘就能存储大量的档案信息，存储单位成本低、占地小，利用计算机系统进行检索和维护更为简便，大大减少了档案分类、编目和检索的人员需求。电子档案的这一特点也是传统纸质档案电子化蓬勃开展的重要原因。

电子档案缺乏稳定性，易消失、易篡改、易出错。与电子档案易于存储、复制和传输特点相对应的，与传统纸质等档案相比，电子档案缺乏稳定性，有大量的方式方法可对档案信息进行更改和作假，易消失、易篡改、易出错。尤其是电子档案易被篡改的特点，使得人们对电子档案的真实性、有效性一直存有疑问。比如，最高人民法院在《关于民事经济审判方式改革问题的若干规定》、《关于民事诉讼证据的若干规定》中都肯定了传统纸质档案（历史档案）的优先证据效力，而直到2012年新“民事诉讼法”才确定“电子数据”这一新的证据种类，档案证据也正式吸收了电子档案的加入，并且在实践中一般需经过公证方可被采信。

电子档案的利用和传播具有开放性。传统档案受到档案物资载体的限制，其利用和传播范围有限、成本高昂，在某些需要档案原件的情况下，只能被排他性地使用。而电子档案的内容信息是数字化的，通过计算机、通信网络等可以实现迅速的复制和传输，对电子档案的利用也没有排他性，可以同时供多人多处利用，使用效率高。

电子档案具有迥异于传统档案的种种特点，传统的档案管理模式并不适合电子档案，如果还是采用传统档案管理的体制、标准和人员配备去管理电子档案，无异于削足适履。基于建立电子档案管理体系必须遵循电子档案特殊性的共识，1999年，加拿大露西安娜•杜兰蒂教授领导研究了“在电子系统内永久保存可信电子档案的国际研究”项目“，该项目的主要目的是为制定长期保管真实电子档案的国际、国家及机构政策、战略和标准提供原则和依据”。我国的冯惠玲教授等探讨了国家战略对电子档案管理的影响以及我国国家战略的特点，认为中国的电子档案宏观管理应该走一条“统揽全国，政策引导，融合发展，综合治理”的道路，并指出“我国电子档案国家战略需要搭建宏观、中观、微观三层战略框架体系，研究电子档案管理政策、制度、业务的集成策略，实施法规、管理、技术三位一体的保障体系”。范宁则从档案学的视角探讨政府在电子档案安全管理中的功能。从电子档案的形成就注入电子档案管理的理念，而不是单纯的后期管理，通过前端的控制理念，保证电子档案的安全管理和有效利用，提出国家从整体宏观规划电子档案安全管理的重要性。电子档案的安全管理措施是电子档案管理的重要组成部分，关系到整个档案资源的完整、安全、有效的利用以及长期使用。考虑到现阶段电子档案管理存在的一些问题，其安全管理措施应注重以下几个层面。

认识层面。对电子档案的特殊性及应对其进行有针对性的安全管理方面认识不足是当前普遍存在的情况，这种认识不足不仅体现在社会上，更体现在档案使用者、档案管理的从业人员和各级领导身上。人们依然沉浸在传统纸质档案管理的传统思路中，极力推行“双套制”，造成档案资源大量重复建设，损失效率。实现电子档案的安全管理，需要人们尤其是档案管理的相关人员对电子档案有一个清楚的认识，不能简单地将其视为纸质档案的附属品；也不能因为电子档案缺乏稳定性，易消失、易篡改、易出错而将其视为不可置信的，忽略对它的研究认识和针对性管理。

制度层面。近年来我国陆续颁布了《中华人民共和国电子签名法》、《磁性载体档案管理与保护规范》、《电子文件归档与管理规范》、《电子公文归档管理暂行办法》等一系列关于电子档案管理的法律法规，但仍然还存在许多空白领域，电子档案整体制度建设仍然相对滞后，需要逐步完善。而且，现有的相关法律法规基本是在非网络环境下制定的，与电子文件网络化利用和传播的特点有很多不相适应之处。电子档案安全管理的制度建设应明确从电子档案生成、加工直至归档的全部过程中收集和积累的要求、各阶段的责任，既要包括电子档案收集、积累的制度，也要包括电子档案收集、积累的范围规定。

标准化层面。当前，电子档案专用标准发展滞后。一方面，很多地方依然沿用《档案著录规则》、《归档文件整理规则》等纸质档案管理的标准。另一方面，国家档案局、信息产业部、公安、保密等部门以及各地各政府乃至各大型企事业单位都颁布了电子档案相关的标准体系，但各部门之间缺乏协调统筹，办公自动化、电子政务工程等形成了各自为政的局面，致使电子档案格式、标准花样繁多，档案保存方式、副本数、管理年限等规定各种各样，甚至同一档案管理地所管理的电子档案在不同时期所采取的标准也不一样。尽管电子档案的内容信息种类丰富，档案的标准化在细节上难以做到一致，但仍亟需国家拟定一个大致统一的标准，然后各部门在这个统一的标准上结合自身实际不断补充形成完善的标准体系。标准化管理可以增强电子档案的适用性、可比性和可追溯性，可以促进档案管理的交流和合作共建，也是电子档案安全的有力保障。

人员保障和培训层面。电子档案安全管理工作是一项系统工程，从事电子档案安全管理的人员除了需要具备文件档案管理方面的知识技能之外，还需要掌握信息技术多方面的专业技术知识。无论是电子档案的建立、存储、使用和传递，还是读取设备和软件的升级换代、对计算机病毒和“黑客”的防范和应对，乃至对损坏电子档案的修复等等都需要有一个专业的人才队伍来作为其安全管理的智力保障。在实践中，应重视培养档案从业人员不同于传统档案管理的电子档案的有关技术能力，制订学习和培训计划，使之跟上信息技术和电子档案发展的步伐，适应电子档案安全管理的需要。

作者：罗芳谢钰荣单位：南昌大学图书馆