电子档案管理方式探索

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美国国家电子档案和文件署的负责人认为，电子档案存放在生成机构，极易造成丢失，因为生成机构的电子档案管理容量有限，电子档案的利用频率低、范围小，随着时间的延续，生成机构很有可能会对利用价值不高的电子档案进行销毁，而在档案馆集中管理模式下，对所有电子档案都能进行分类分频差异化管理，保证电子档案的生存[2]。美国档案馆与文件署实施了“美国电子档案档案馆项目”，历时六年建立了相关的配套硬件设施和软件开发，在专业化电子档案管理工具辅助下，加强了电子档案的保存安全性。澳大利亚是目前世界上电子档案管理力度较大的国家，并在管理模式方面不断创新，澳大利亚国家档案馆面向全国进行电子档案信息整合，通过专家论证会方式，制订了电子档案馆档案管理国家计划，并高度重视电子档案的信息化管理，通过数字绿皮书等多种方式改善电子档案保存方法，根据电子档案管理流程，开发了电子档案管理应用软件[3]。

机构自行分散管理模式机构自行分散管理模式是指由档案的形成机构自行保管具有保存价值的电子档案，电子档案的长久保存不一定像传统档案一样将其上交给档案馆，而可以由形成机关自行保存。这种管理模式的目的是要摒弃集中模式将文件管理和档案管理相互分离的致命弱点，将文件到档案整个过程的几个阶段融合在一起，即把文件管理与档案管理合并到一个连续的过程中。机构自行分散管理模式是建立在文件连续体思想之上的管理模式，主张对电子档案的管理从现行工作领域入手，在电子档案的形成阶段通过建立登记制度、职能分类制度来建立对电子档案的处置控制措施，从而识别和保护电子档案的原始结构，以信息技术比较发达的日本为例，多数机构选择了机构自行分散管理模式，电子档案都放在形成部门[4]。

我国电子档案管理模式

我国目前电子档案管理模式从应用类别上划分为机构分散管理模式和档案馆集中管理模式，但是从应用范围上划分，仍然以机构分散管理模式为主，机构管理模式主要在广大企业中应用，机构分散管理对硬件、软件要求不高，档案信息量相对较小，档案馆集中管理主要在国家机关和事业单位中应用，这类档案大多是地方史志、重要法律法规，这些档案馆里的档案具有很大的历史价值和文化价值，保存的安全性要求非常高[5]。在我国实际电子档案管理应用中，在档案信息载体方面，实行双套制管理模式，所谓双套制主要针对电子档案信息载体，即纸质载体和数字载体，纸质载体主要指原始纸质档案文档，数字载体主要指计算机硬盘、U盘、光盘等信息载体。国家档案馆在档案管理要求中明确指出，档案馆的档案入库，必须保障纸质载体和数字载体配套，以此确保原始档案的追溯性。我国机构分散式管理模式中，主要以纸质载体档案为主，电子档案为辅；档案馆集中管理模式中，主要以电子档案为主，纸质档案为辅[6]。

结论

通过对国内外电子档案管理模式的研究，发现我国电子档案目前仍然采用双套制管理模式，未来我国电子档案管理发展中，仍将会长期保持这种管理模式。首先因为我国各类企业电子档案管理意识淡薄，企业机构进行档案管理，很大程度上处于初级阶段，职工人事档案进入企业后，企业根据档案等信息进行职工身份识别，同时办理户籍、保险等事务，档案进入电子管理阶段后，档案的信息管理就滞后，由于企业没有档案专业应用，所以机构档案很有可能会逐渐丢失。其次我国电子档案起步较晚，与美国等发达国家相比，电子档案管理的体系、制度、软件开发、专业管理人才等都落后很多，电子档案的自主创新能力仍然较低，电子档案工程的实施需要耗费较大资金，短时间内难以形成长效机制。未来我国电子档案发展过程中，将从制度和人才两方面同时入手，首先逐步规范企业及其电子档案应用管理水平，加强电子档案的指导和技术交流；其次政府档案管理机构将逐步形成稳定成套的系统管理制度，加强集中管理和分散管理的一致性；再次我国档案管理人才方面，将加大电子档案专业人才培养，通过自主创新提升电子档案管理水平。

作者：李海峰单位：东营市第二人民医院