纸质档案和电子档案之优劣势

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需要配置一定数额的有较高专业知识、有一定学历、有很强责任心的专职管理人员。这些都是一笔庞大的开支。纸质档案容易毁损。尽管人们千方百计地，不惜重金地对纸质档案，特别是那些重要的历史档案进行抢救和保护。但是由于种种原因，每年都有相当数量的纸质资料、文献被毁损或消失。有些档案库房年久失修漏雨，造成档案破损、霉变，一旦毁损，便造成不可估量的损失。

随着计算机技术的不断普及和应用，电子档案已越来越受到人们的推崇。这种记录和保存信息的手段更加方便和快捷，在某些方面避免了纸质档案的弊端。

1.电子档案的优势。

（1）与纸质档案相比，电子档案不仅为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速通道，免去了立卷、归档、检索查找的困难，减少了管理人员，减轻了工作人员的劳动强度，有利于节省大量人力物力，同时大大提高了档案管理的工作效率。

（2）有利于提高服务质量。电子档案使资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。大量的原始档案可以集中在计算机的存储介质中，通过互联网进行传播，可以使用户在查阅时实现对大量信息的快速筛选，求得自己所用的信息或资料。

（3）有利于满足多样化需求。越来越多的人们不仅需要原始的文字资料，还需要原始图像资料和视频资料。纸质档案根本满足不了这一需求。而电子档案的内存极大，对信息保存了多样性，完全可以满足使用者的多样化需求。随着社会的发展和科学技术的进步，电子档案也随之发展和完善，可以更好地为需求者提供全方位的服务。

2.电子档案的劣势。

（1）与传统的纸质档案相比电子档案具有更大的风险性，如果没有积极有效的防范风险的措施，很容易造成信息泄露和数据被盗。

（2）与纸质文件相比，电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作。一些文档管理人员受传统观念的影响，误以为电子文件不是文件而忽视其正常归档，还有的是立卷人业务不熟练而产生畏难情绪消极对待。

（3）与纸质档案相比，电子文件的载体稳定性较差且易损坏，对文件归档方式的选择要求更高，需要归档单位与信息传输部门和网络管理部门共同配合、协同工作。

（4）由于印章和签署是文件的主要标志，为此，在当下的技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸质形式归档保存，电子档案目前的功能尚不能替代。综上所述，档案管理应该实行“双套制”。

作者：崔磊单位：黑河市海兰街社区卫生服务中心