制定城建电子档案存储与备份策略

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认为城建档案信息管理系统具有强大的档案文献检索功能，即使对有关城建工作中形成的电子文件没有进行分类，运用计算机的检索功能，也可以迅速查找到利用者需要的档案信息。这些电子文件分类认识上的误区，是城建档案管理“前端控制思想”的盲点，忽视了电子文件分类与城建档案检索、存储、备份三者之间的密切联系。为此，城建档案管理部门要非常全面、细致的分析电子文件分类、电子档案存储与备份策略，进一步推动我国城建档案信息化的建设步伐。

电子文件分类的优越性

（一）电子文件分类有利于提高电子档案检索效率。电子文件只有做到科学分类，才能实现检索高效、便捷。计算机检索的原理就是利用计算机将用户所提出的文档信息检索标识与计算机检索系统中的标引标识进行比较，并将档案数据库符合条件匹配的档案信息作为检索结果提供给用户利用。如果，城建档案管理部门没有制定电子文件分类方案，对形成的电子文件进行科学的分类标引，归档的城建电子档案索引则杂乱无章，制约了机检速度和档案的查准率和查全率。

（二）电子文件分类是电子档案存储与备份的基础。城建电子文件的分类，就是把立档单位在城建档案信息数据的一体化管理系统所形成的文件，按照文件形成的领域范畴、项目、时间、来源、内容和形式上的联系，分成若干层次和类别，构成有机的体系。城建档案分类的内容广泛，例如，城市建设工程档案分类有：工业、民用建筑工程；市政基础设施工程；公用基础设施工程；通信、电力、交通基础设施工程；园林建设、风景名胜建设工程；市容环境卫生设施建设工程；城市防洪、抗震工程等范畴。如果电子文件形成单位没有制定分类策略，归档的各类城建电子档案在服务器的存储物理位置，不能按照电子档案的保存价值分别划分物理存储空间，也不能实现留其精华、删除无保存价值电子文件的科学管理方法。电子文件分类是城建电子档案存储与备份的基础，主要体现在以下三个方面：一是分类是保持电子文件有机联系的重要举措。一个城建档案馆的所有电子文件，如不经过分类，难免是一堆杂乱无章的电子数据。其存储在文档服务器的数据是呈现出无序排列的现象，只有对其进行合理的分类，不但能够揭示出电子文件之间的内在联系，而且真正使城建档案馆的电子档案成为一个有机整体，便于系统存储、备份和系统提供利用。二是电子文件分类是后续整理城建电子档案环节有序开展的基本前提。就整个电子文件整理工作的程序而言，只有经过分类，城建电子档案管理其后的一系列环节才易于着手和逐步深入。三是电子文件分类的优化可为城建电子档案的全面管理创造有利条件。文档服务器存储与备份策略的制定，都与电子文件的分类方案和分类的质量密切相关。所以，各级城建档案管理部门对电子文件分类的优化，可为各类城建电子档案的有序、有效管理奠定基础。

制定合理的电子档案的存储与备份策略

（一）归档电子城建档案数据大集中的存储策略各级城建档案馆应根据电子文件分类方案，制定电子档案存储与备份策略，对归档的电子档案数据进行科学组合，合理划分存储服务器的数据存储区域，便于备份工作的开展。为实现城建档案信息数据资源的共享，城建档案信息资源库的建设，必须打破目前小而全的数据管理方式，应采取城建档案数据大集中方式，即将分散到各分支机构城建档案数据库，集中存储到上属主管单位城建档案部门控制的计算机服务器中，建设符合国家电子档案管理规范与统一数据标准的城建档案信息数据资源库。

（二）根据分类标准，合理进行城建电子档案数据组合根据电子文件分类方案，归档的电子档案需要按一定的规则组合到计算机存储服务器或者脱机保存的光盘、硬盘、磁带等存储载体。由于光盘，特别是DVD光盘的存储海量化和日趋成熟，归档电子档案的脱机保存一般可采用DVD光盘。对不同类型、不同作用的档案要有不同的存储策略，如依据电子档案利用与保存价值从不同角度可分为：内部与外部使用(封闭与开放系统)；永久、30年、10年；重要与不重要；项目与重点工程建设、凭证与非凭证；保密与非保密；迁徙与非迁徙。从保持文件的自然联系和方便管理利用出发，遵循一些基本规则对归档的电子档案数据进行合理组合：一是将同一保管期限的文件组合，以便于按不同保管期限定期拷贝，以延长归档电子档案的保管寿命；二是将同一密级的文件组合，以便于保密管理；三是将同一分支机构的城建档案归档部门的项目文件组合，以便于查找利用和复制。四是将同一类型的文件组合，如将字处理文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、视频文件、多媒体链接文件分别组盘，以便于借助特定的技术环境进行阅读利用。

（三）城建档案信息管理系统的数据存储与备份策略归档城建电子档案数据采用微型计算机硬盘和DVD光盘的方式存储与备份，已适应不了采用城建档案数据集成化管理方式的需求，其存储和备份的数据由单机版城建文档管理的案卷级和文件级的数据，扩展到城建电子管理系统生成经鉴定归档的全文数据、多媒体文件、图像文件、检测数据等技术因素元数据。为有效地进行海量城建档案数据的存储与备份，必须合理制定存储与备份策略。一是合理划分存储空间。按照城建档案分类属性、建设项目、归档年度、保管期限对数据进行存储空间分配，按照来源关系，如城市规划、通信、电力、桥梁、道路、园林、环境卫生、市政、公用、房地产管理、人防等，对归档的城建电子档案数据进行科学排序。同时利用虚拟存储技术提高硬件的综合利用率。例如采用SAN的虚拟存储技术，将所有异构环境的存储资源，在一个统一的控制器控制下，做一个统一的分配与调度，可使存储空间从40%提高到80%。二是根据城建电子文档管理需求，采用切合实际的备份方式。在城建档案信息一体化管理系统生成的数据，可根据本单位的数据管理财力和文档人员、计算机技术人员配备情况，采用如下备份方式：磁带库、光盘库备份。由文档人员和计算机技术人员按照本单位数据生成和保管归档需求，设计备份时间，在规定的时间内，由生产机实时向备份机发送关键数据，将数据传送到远程备份中心制作完整的备份磁带或光盘的复制工作。远程数据库异地备份。根据《电子公文归档暂行办法》和《电子文件归档管理规范》的有关规定，归档的电子公文，实现异地保管。就是在与本单位主数据库所在生产机相分离的备份机上建立主数据库的一套备份。网络数据镜像备份。这种方式是对文档管理系统的数据库数据和所需跟踪的重要目标文件的更新进行监控与跟踪，并将更新日志实时通过网络传送到备份系统，备份系统则根据日志对磁盘进行更新。远程镜像磁盘异地备份。通过高速光纤通道线路和磁盘控制技术，将镜像磁盘延伸到远离生产机的地方，更新方式为同步或异步，其镜像磁盘数据与主磁盘数据完全一致，。采用不同方式文档数据备份，必须要考虑到数据恢复的问题，包括采用双机热备、磁盘镜像或容错、备份磁带异地存放、关键部件多套备件等多种灾难预防措施。这些措施能够在系统发生故障后对文档数据进行系统恢复。

档案部门应积极参与电

子文件分类与电子档案存储、备份工作建立一个完善的电子文件分类、存储与备份系统，城建档案部门要从城建电子文档系统的使用者转变为参与者，这就要求档案工作者必须深入到现行电子文件管理工作领域，对本单位产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储、备份工作进行指导，将电子文件分类知识融合到城建档案数据存储与备份工作中。

（一）根据城建档案信息管理系统生成的电子文件属性，如文本文件、数据文件、计算机程序文件、图形文件、设计文件、图像文件、影像文件、声音文件、超媒体链结文件等,设定固定的类别代码，，用以指导计算机技术人员结合分类编码、保管期限合理设计数据存储与备份的策略。

（二）积极参与系统实施方案的讨论。城建档案部门应负责文档数据存储与备份试点课题与档案学知识互相结合的论证工作，完成对现场电子数据分类与存储、备份三者之间有机联系的调查，提出切实可行的城建档案存储与备份策略，供计算机部门技术人员参考。

（三）参加城建档案信息管理系统运行前的电子文件分类、电子档案存储、备份测试工作，保证电子文件分类、电子档案存储与备份，档案数据的一致和现行有效。城建档案部门积极参与电子文件分类与电子档案存储、备份工作的课题研究工作，是城建档案管理部门前端控制，实现电子文件全程管理的重要保障，是全面、系统、优化思想的集中体现，必然会提我国城建档案信息化管理的整体水平。要适应信息技术和档案事业的发展，就必须采取积极措施抓好知识更新，使城建档案人员拥有广博的复合型知识，以适应信息技术发展的需要。

作者：洪清庭单位：建省晋江市住房和城乡规划建设局城建档案室