信息时代涉密电子档案管理

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一、建设符合保密法规标准要求的保密档案管理信息系统

涉密电子档案移交虽然没有时间表，但实际工作中已在进行大量的移交处理。从我们了解掌握的情况看，我省涉密电子档案信息时代涉密电子档案管理的粗浅思考熊智移交的条件较差，远不能满足移交接收的要求。涉密电子档案或涉密信息及载体的管理应有一套严格规范要求。据这次全省档案系统专项检查，除省档案局（馆）依照国家保密标准建设了“广东省档案馆内控档案利用系统”外，大部分是单机甚至在非涉密系统上处理和管理国家秘密信息，对国家秘密和内部敏感信息安全造成威胁。因此，需要尽快建设符合保密法规标准要求的保密档案管理信息系统，实现对涉密电子档案的安全保密管理。

二、建立健全适应信息化时代的保密档案管理制度

新修订的《保密法》及准备颁布的《保密法实施条例》对涉密信息及载体管理有严格的规定和要求，我们在严格执行传统的档案保密管理规章制度的同时，还应建立健全涉密电子档案保密管理制度。比如涉密电子档案移交与接收、涉密档案数字化，涉密电子档案查询、借阅、复制、下载、打印、刻录、利用，以及涉密电子档案的解密、密级变更、档案公开保密审查等，都需要建立一套科学完善的保密管理制度。前不久，省档案局制订的《广东省档案数字化工作安全管理指南（试行）》，对规范我省档案数字化工作，确保档案数字化过程中档案及其数字化成果和相关国家秘密的安全将发挥重要作用。但是，一些条文还应具体细化、更有针对性。比如，“用于档案数字化的信息及信息系统应按照拟数字化档案的最高密级确定其密级，按照相应的密级的国家保密规定进行申报和管理。严禁使用非涉密计算机、非涉密存储设备存储、处理涉密档案信息”等，有了原则性要求。具体用于涉密档案数字化过程中的一些设备和存储介质应如何处理，是做报废销毁，还是数据信息的清除等，都要有明确的规定。档案公开保密审查也要有相应的管理制度，否则，类似近期我省档案系统发生的泄密事件就难以杜绝，有可能再次发生。

三、构建信息化时代的保密档案管理体系

管理体系的构建包括信息时代的涉密电子档案法规、标准规范、基础设施建设、技术、人才培养等方方面面。法规和标准规范是基础，人才是关键。法规标准是依法管理的准绳，广东可先行先试，探索制订保密档案管理的地方法规和标准体系，为广东保密档案标准化、规范化，以及软硬件建设提供强有力的保障。保密档案管理人才培养可充分利用中山大学国家保密学院的丰富资源，培养造就一大批既懂档案管理、又懂保密工作的复合型人才，为推动我省档案信息化发展发挥更大的作用。

作者：熊智单位：作者系广东省国家保密局总工程师