电子档案管理水平提升探析

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一、电子档案的特点

（1）电子档案的内容、结构和储存系统有着明显的可分离性特点，电子档案的内容一般都是以数码列的加以储存管理的，需要还原显示时，必须借助电子计算机软件及硬件平台。

（2）软件和硬件设备之间有着一定程度的依赖性，这种依赖性主要表现在电子文档内容的形成以及处理都需要在计算机设备的支持下完成，如果没有计算机等设备，电子档案就无从形成和保存，更难以达到资源共享。

（3）不稳定性，电子文件都是以计算数字设备进行生成的。因此，工作人员制作、处理和传输过程中，每一个操作环节出现失误或者是软硬件出现问题，都会使电子文件受到损坏和丢失的现象发生。电子文档修改过的电子档案很难识别被更改的痕迹。

二、提高电子档案管理水平的有效措施

1、加强对电子文件的收集电子文档的收集工作是诸多环节中的第一项，也是做好电子档案管理的的基础环节。电子档案的收集、积累以及各种要求与纸张档案的管理有着明显的差异，比如：草稿文件因其不具备正式文档的资格，通常情况下是不做保留的。然而正是的电子文档拥有全文信息内容自动检索功能，有时需要保留修改过程中的信息，这也是一种收集过程。我们不仅要收集正式文件，还应该及时的和搜集整理具有辅助作用的文件，并标明文档之间相应的关系，对此类电子文件应该加强管理。在收集和积累文件的过程中应该拷贝，以此来防止和避免当计算机系统发生意外情况时造成电子文档的丢失。

2、加强对电子文档的分类管理将电子文件经过认真的确认和整理后，将其从网络存储器或计算机存储器中刻录或拷贝到其他可脱机载体上，以便长期进行保存。当前，电子文档的归纳保存应符合以下几个要求：一是在归纳时间上，应以一年为限，将电子文档的最终版本刻录保存在存储载体上，以便以后查阅方便。当前在网络环境下，文件业务也大量增加，因此采取备份的方法更加迫切和重要，在备份工作中需注意尽量不要将原始文档和所备份的文档存储在同一台计算机上。二是，从数量上来看，为了保证文件的真实准确和可利用性，一般需要保存两个版本，一套在单位档案室存放，另一套可由相关科室进行保存，以确保真实、有效的使用。

3、建立健全电子文档的管理制度电子文档的管理可建立有效的核查制度，以确保能够定期对文档进行检查，重点检查文档的归纳是否齐全、完整，文档的相关手续是否齐全，是否符合相关规定等。并且由专人负责档案的审核，保证不同来源的文档能够达到统一的格式和结构要求，以便规范管理。文档数据的使用和交流要有规范统一的原则，尽量采用通用格式。对各个管理环节进行严格的规范化，保留对各个文档的处理信息，不要任意删除。

4、加强对电子文档软硬件设施的管理积极开发电子文档的存储途径。办公室作为档案管理部门存储设备要齐全，要定时定期的对软硬件进行维护，如及时修补各种软件存在的安全漏洞，对计算机上的病毒软件和防火墙及时升级，以保证档案资料上传和下载过程中的安全性。而在硬件方面，要进一步加强和完善对计算机设备的管理和维护，强化防磁设备的维护，对于应该处理是机器应该及时的更换。

5、加大力度培养电子文档管理方面的专业人员电子文档管理专业人员是一个重要管理环节，相关工作人员必须具备计算机方面的基本技能以及文档管理方面的各种知识储备，要加大地现有档案队伍中的工作人员的培训力度，如档案管理知识培训、数字通信技术培训、计算机知识培训等，提高档案管理队伍的人员综合素质，改变人才匮乏的现状。电子档案管理上面临真很多的问题，为了蒂娜子档案管理的提高，要充分利用和发挥电子档那的管理优势，培养精通计算机技术档案管理的专业人员，采取各种有效措施，努力提高电子档案管理工作的效率和水平。

作者：蔡玲玲单位：哈尔滨市儿童福利院