电子档案管理研究

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1传统档案的管理方式的落后性

1.1传统档案不利于修改和填写。传统的纸质档案在要添加或者修改内容的时候经常会遇到纸质页面空间不够，由于添加过多后者修改的原因造成了页面的凌乱不整洁等，有时候档案管理员为了保证页面的整洁性会一遍遍地重新抄写档案内容，造成了不必要的麻烦，也浪费了档案管理员的时间。

1.2传统档案由于档案的数量过多，难以翻找。传统纸质档案由于数量过多，分类多，占用的空间比较大，难以对一本具体的档案进行翻找，对管理工作带来不便。

1.3传统档案保存的比较繁琐。由于在档案的应用时会分为频繁性的使用、一般性的使用、不经常使用、极少使用等几种情况，但是为了保证档案工作的完整性和严谨性，档案室会对即使很少涉及到的档案也进行保存，这就造成资源的浪费，以及空间的浪费。

2电子档案管理的优势

2.1电子档案的整理也要按照不同标准例如区域、性质、时间等具体条件对档案进行分类，还要保证有条理，容易查找，但是这只需要在电脑上操作，建立不同的分类文件夹把相应的档案拉近文件夹即可，不用对大批的纸质档案进行搬运和上架，在很大程度上节省了时间和体力。

2.2无需考虑自然存放条件可存放空间。电子档案的管理是利用网络储存空间，把档案的保存在优盘、光盘、磁盘等储存的空间里，在需要时在电脑上查找打开即可，只要一个小小的小芯片就可以解决整个档案室的档案储存量，并且不用当心自然环境的影响，只要不对磁盘或网络系统进行破坏，就会一直安全地保存下去。

2.3可以多备份，提取方便。档案的资料一旦保存到计算机网络上，就可以根据需要拷出数据对其进行多备份，以免在网络系统遇到破坏或瘫痪时，造成档案的永久性丢失。并且在档案进入到互联网的共享环境的时候，在一个地方需要提取档案时就可以直接上网进行搜索提取，而不需要回到储存档案的原单位提档，既方便又快捷，提高办事效率。

2.4便于多次修改。电子档案是以电子文档的形式保存的，在修改的时候可以直接对关键部分进行修改，不用涂改，重超，也不会影响页面的美观程度，就这一点就为档案的整理管理工作带来了很大的方便节省了很多时间。

2.5便于查找。在进行电子档案的查找的时候只要在互联网上输入有关个人档案的关键字就会出来相关的所有档案资料，再根据进一步的搜索找到自己的档案，整个过程只需要输入查找条件的几个关键字即可，方便快捷。

2.6资源共享，方便快捷。由于电子档案是利用互联网技术对档案进行保存的，那么每一个档案室可以不保存不经常使用的档案，只要在需要的时候进行网上搜索，并与其他档案室建立的网上电子档案室进行档案的查阅共享，也可以达到同样的效果，减轻了理、档案管理的工作量。

3电子档案的科学管理措施

3.1建立网上虚拟的电子档案室。建立网络虚拟档案室就是在根据实际中的档案室的档案资料和数据建立的网上档案室形成一个网站，并且要严格限制对于这个网站即这个虚拟的电子档案室的访问条件，例如要有真实的身份注册，要有验证条件，对于可能存在的不安全信息的访问请求不予同意等，从而保证电子档案室的安全性。

3.2从制度上保证档案形成以及管理部门的权威性。档案部门的工作性质本身就是权威和严肃的代表，这也是档案部门工作的价值的体现。所以在对电子档案进行管理的时候同样要运用和传统的纸质档案管理的时候利用同一个甚至高于传统的管理标准进行档案的管理。主要包括建立相关的制度规范部门的职责义务和权利。要规范操作程序，保证电子档案在传输过程中的安全，应该落实并严格把关盖子签章制度，使其得到发到法律制度的保护。还可以利用外部群众的监督措施来保证电子档案的权威性。

3.3在技术上保证电子档案的原始状态。为建立的网站档案室安装病毒查杀软件建立防火墙等安全措施防止他人的恶意攻击造成网络瘫痪和对档案的损坏，以及对档案的盗用和对内容的篡改等。还要对网站进行加密，限制访问权限等防止无关人员的随意进入查看，另外要对文件档案进行备份防止在丢失和被破坏后及时回复管理。以上通过对电子档案管理的优势和实施的科学措施方面分析，证实了电子档案在应用方面的可行性，但是在未来的应用过程中还有根据出现的不同问题来对这一课题进行更深刻的探讨。

作者：董璇单位：鹤岗市水务局