企业电子档案管理研讨

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1当前企业电子档案管理中的现状

1.1与纸质档案长期互相并存

纸质档案具有内容真实可靠、易于长久保存、载体相对稳定等优点但同时也存在文件形成时间长、整理费时费力、存储密度小、检索速度慢等缺点将逐渐被电子档案所取代而在未来很长一段时间还将处于纸质档案和电子档案交织的时期。

1.2电子档案管理体系尚未健全

目前很多企业无健全的电子档案管理系统或者正处于电子档案系统的初步建立阶段。缺少电子数据库及计算机软件维护的专职人员段有专门的档案管理人员且缺乏档案专业的系统学习次缺专业技术能力对档案的管理只停留于简单的整理建档而不能充分发挥档案信息在领导决策和事业发展中的助推作用。.33电子档案管理集中管理与分散管理并行。电子档案因易于形成在企业各部门的电子档案多存于各自的计算机中,形成了企业档案管理部门集中管理和各部门档案分散管理并行的模式。由于很多企业没有实行电子档案管理软件致使档案管理部门和部之间分散管理无法同步,存在着遗漏存档和重复存档的情况,且部门分散管理易于删改和销毁不利于保证档案的真实性和可靠性。

2目前企业电子档案管理中存在的问题

2.1企业电子档案管理规范缺失

一些企业对档案管理重视不够忽视档案在企业中的作用致使缺少明确的业务流程和管理规范,电子档案管理没有可操作的规范和依据使得大多数企业的电子文件就是简单的存储在计算机硬盘上,用文件夹加以分类对电子文档的特殊性和技术性没有充分认识,一旦计算机遭受人为或自然损坏企业将会承受难以挽回的损失。

2.2电子档案对载体的依赖性较大

传统的档案大多依赖于纸、笔作为介质易于保存出现变动的可能性较小。而电子档案多数依赖于计算机软件和硬件,一旦出现软件和硬件损坏,电子档案极易丢失不可还原。

2.3企业人员对于档案数字化管理认识不足

目前在大多企业中着遍采用电脑进行文书写作或表格制作来代替传统的手绘。但对已生成的文件往往经过打印和传递之后就被人忽视,文件并没有及时得到保存。长此以往企业电脑中的各类原始文档被不断的修改覆盖甚至删除失去了整理和管理的价值。企业工作人员对电子文件的保存几乎没有管理概念就连有些档案管理人员对其都没有一个正确理性的认知从为将电子文件保存在计算机内就算归档甚至还有企业出现保存电子档案的电脑可以随意使用文件经常在没有管理者的情况下被修改或覆盖。

3企业电子档案管理的有效措施

3.1完善企业电子档案管理制度

制定和完善电子档案制度是保证企业电子档案管理的必要手段。通过建立健全电子档案管理制度,明确电子档案管理部门和管理流程,明晰文件归档、分类、保存期限、保存方法等具体操作规范保证档案管理有章可循。

3.2整合电子档案与纸质档案同步管理

电子档案和纸质档案各有特点纸质档案和电子档案并存将成为档案管理工作的长期趋势。为提升企业档案的完整性和利用率应注重整合纸质档案和电子档案的同步管理。将定稿的电子档案输出存档纸质档案扫描至计算机或软件系统备份对同一份档案采用相同的归档号码和著录信息以两种方式共同存档,既提高了检索速度,又有效避免计算机系统不稳定而产生的风险,同时也弥补了纸质档案侵蚀、损坏所产生不完整等劣势肩利于长期保存。

3.3采用先进的电子档案管理系统

采用电子档案软件管理系统是电子档案管理步入正轨的有效手段。利用高科技软件系统使电子档案管理更加高效和规范势在必行通过信息化手段实现企业档案管理部门电子档案与部门电子档案的无缝链接。

3.4注重硬件系统的管理和维护

为确保电子档案的完整和真实性就必须给电子档案一个健康稳定的硬件和网络环境。首先保证硬件设备适宜的温度和湿度升级服务器主机和数据库采用多种方式载体备份如光盘、移动硬盘备份等满足电子档案长期保存的需要淇次利用防火墙等技术手段防治病毒入侵,同时采用数据加密、数字水印等技术确保档案在传输和使用过程中的安全。

3.5注重加强档案管理人员队伍建设

电子档案的信息化对档案人员的专业性有较高的要求高素质的档案人才队伍才能承担和胜任信息化进程的发展。除了基本的管理人员外还要有一批专业的软件、硬件管理人员及网络信息技术维护人员,以适应企业电子档案的信息化建设步伐。

作者：王帅马玉滨单位：哈尔滨游乐园九三零一五部队