高校电子档案管理研究

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一、高校电子档案管理存在的问题

（一）高校各级领导和基层组织档案管理意识薄弱

高校各级领导和基层组织档案管理意识薄弱，主要表现在：第一，不严格遵守《档案法》和《档案法实施办法》中关于权利和义务的约定。第二，没有对档案的管理建设进行全面地规划，有的甚至不配合各级档案机构和人员的工作。第三，在公文起草和签发中使用铅笔、圆珠笔等不符合档案管理要求的书写工具。

（二）高校电子档案服务的层面狭隘

许多高校的电子档案管理部门把为学校的党政部门服务作为其主要任务，狭隘的服务面导致电子档案的利用率低。电子档案的管理人员缺乏积极主动的服务意识。在业务上表现生疏，尽管是电子档案，查阅的速度还是偏低。这些都会直接影响档案的利用率。其次，高校在电子档案方面的宣传力度不够，师生对电子档案的使用意识模糊。

（三）专业管理人才缺乏，技术水平落后

目前，根据调查，90%以上的高校电子档案管理人员没有接受过专业的、系统的、正规的计算机网络知识培训。他们缺乏专业系统的电子档案管理知识。同时，高校也缺乏先进的技术设备及相关的软件。相对与高校优秀的教学资源来说，大部分高校在电子档案管理方面的计算机水平是落后的。

（四）电子档案存在安全隐患

网络本身就不是一种很安全的信息传输方式。网络上的任何信息都是通过重重传输分段传送至目的地的，其中的任何站点都可以拦截、读取或者破坏信息。同时，网络与应用技术的发展日新月异，随着新技术的产生会不断产生新的应用方式，而安全技术总是在对抗中产生的，是滞后的。因此，这就给电子档案的管理带来了不安全的因素，甚至会产生泄密的风险。这样就会给电子档案的管理造成一定的影响。

二、解决高校电子档案存在问题的对策

（一）加强和提高领导对电子档案管理的重视和关注

领导对电子档案管理的重视和关注是搞好高校电子档案管理的基础。电子档案管理工作是一项琐碎、细致的工作，做起来是很不容易的，这就需要全体师生的理解和配合。同时，电子档案的管理工作也不是孤立的，需要人力、物力的积极配合。因此，领导的支持和配合是很有必要的，领导越是重视和关注对电子档案的管理，老师和同学们的档案意识就越强。首先，高校领导应该把电子档案管理列入议事日程，做到有计划、有条理、有记录、有总结。其次，是切实解决电子档案管理中涉及的人、财、物等。第三，建立相关的电子档案管理制度，由专人负责电子档案的管理，从而真正做到关心电子档案、形成电子档案、保管电子档案，使电子档案管理处于良性循环状态。

（二）拓宽高校电子档案服务层面，提升服务质量

高校电子档案的管理人员首先应该改变服务理念。要具有创新精神、创新意识和创新能力。克服工作中教条主义和经验主义的禁锢，积极改变不适应电子档案发展的条条框框。逐步树立竞争意识、用户意识和科技意识，为高校电子档案管理打下良好的思想基础。第二，要根据高校教师和学生的需求，建立跟踪服务、预约服务、查询服务等不同的服务类型。第三，改进服务方法，更新服务手段。随着高校体制的改革和发展，电子档案已经变得越来越重要。这就要求电子档案管理人员将那些重要的、使用频率高的电子档案整理出来，利用网络传递、发送信息，实现资源的共享。

（三）提升电子档案管理人员素质

电子档案的管理人员作为电子档案管理的主体，其素质高低直接影响电子档案管理的进行。有学者认为：“可靠的政治素质、高尚的道德素养、必备的专业知识、良好的心理素养、精湛的技术素养和较强的科研素养是对电子档案管理人员提出的新要求”。因此，高校电子档案管理人员必须提高自身的素质。首先，需要电子档案管理人从思想上认识到档案管理的重要性。其次，要具有高度的责任感、创新能力和计算机知识。第三，电子档案管理人员要不断用新知识充实自己，不断提高专业知识和业务能力。

（四）加强网络保护，提高信息安全

第一，可以采用网络加密技术。采用加密技术可以保证电子档案内容的非公开性。电子档案在传输的过程中通常采用“双密钥码”进行加密，即加密和解密要用不同的秘钥，所以，即使在传输的过程中被第三者截获，也很难从截获的密文中破解出原文，这对电子档案具有很好的保护作用。第二，身份验证。为了防止无关人员进入电子档案管理系统，因此，很多系统要对用户进行身份验证。第三，防火墙技术。防火墙就是用来阻挡外部不安全因素影响的内部网络屏障，其目的就是防止外部网络用户未经授权的访问，使被保护的网络和信息不受到侵害，能进一步保证高校电子档案的安全。

作者：姜楠单位：长江师范学院数学与计算机学院