电子档案管理人员培育探析

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一、高速所档案管理现状

高速所科技档案立档四十多年来，通过不断的发展，现有纸质科技档案上千个案卷，几万份文件；另存声像档案包括底片、照片、光盘或软盘、录像带及底图。馆藏数量巨大、内容十分丰富，在中国空气动力研究发展中心的各所中名列前茅，具有十分重要的历史价值和利用价值。档案材料具备了门类齐全、库藏丰富、利用率高的特点十分突出。目前入库的科技档案主要有以下九类：包括空气动力研究与试验综合管理、空气动力与飞行力学应用研究、试验技术研究、空气动力试验与计算、试验与计算设备、测试技术与通用设备、民品开发、底图、营房基建档案。目前我所的档案管理主要还是采取的传统手工管理方式，计算机管理档案选用上级配发的《军队装备科技档案管理信息系统》。该系统主要面向档案管理人员，对纸质档案的条目等信息进行管理，由于系统功能繁琐复杂，不能根据自身特点进行档案全文管理等一些特色应用，无法为使用档案的广大科研人员提供详实、方便的服务。目前，我中心各个单位都陆续借助于先进的网络平台，编制各自的管理软件，进行档案信息化管理的探索工作。由于我所档案在自己制定的质量管理体系下收集、归档，存在着一些特色，如：在进行纸质材料归档的同时需进行电子文档的归档；型号/军工外协项目风洞试验归档清单及归档完成后档案管理人员要出具技术文件归档证明等，并在质量管理外审和内审的时候需要提供清单等，配发的档案系统无法满足我所的使用需求，使得电子化档案管理方面出现了空白。目前存在的主要问题有：

（一）收集的电子档案直接存储在计算机的硬盘内，没有其他安全措施，只要能打开电脑，就能任意通过网络传递信息，此项涉及到安全保密的问题。

（二）由于各类电子档案越来越多，而这些电子档案的形成、积累、保存基本处于无序状态。如借阅电子档案，十分不方便。

（三）备份手段过时，现阶段备份数据时，只能阶段性地刻录光盘，若刻录不及时或硬盘临时出现问题，将丢失数据无法恢复。

（四）管理采用手写登帐，逐渐不适应现状要求。

（五）统计上报情况时，只有人工数数，极为不人性，管理效率也低。

二、研制的目的和意义

我所通过开发、使用电子档案管理系统，改进科技档案管理模式，优化归档流程、提高服务效率，显著提高了分析利用馆藏资源的能力，方便了科技人员的资料查阅和技术交流，为丰富电子馆藏资料，为“杀手锏”武器型号研制提供强有力的技术储备支持。所以通过研制电子档案管理系统，设立大容量、有特色、规范化、标准化的数据库，具有十分重要的现实意义：

（一）对电子档案实现计算机网络化管理，使电子档案各环节产生的信息能全面、准确地收集、整理、借阅，防止因部分信息利用不及时、不到位、不正确影响科研试验进度。

（二）用计算机管理手段规范各工作流程，最大限度地降低数据流失的潜在风险。

（三）建立电子档案信息数据库，实现信息检索，为各级科研人员提供强大的查询功能及电子档案的网络服务，为试验数据的二次使用提供良好平台，建立数据统计功能，增强管理工作的预见性、科学性，为持续改进快捷服务，提供依据。

（四）通过系统提示档案管理人员的工作，提高服务的综合效率。

三、高速所电子档案管理系统总体设计

高速所于2005年自主开发了一个（企业知识门户）系统——高速所电子档案管理系统，以下简称“系统”。该系统具有“强劲的系统基础框架、增强的安全性设计、方便安全的权限控制、对Office软件的无缝集成、Webservices的运用、超大文件高速上传”等特色。经过几年的试运行和不断完善，现已成为我所综合性办公平台。因此，在此基础上开发电子档案管理系统，不仅可以实现办公平台的统一，而且可以实现档案材料由产生到归档的“一条龙”管理。

（一）高速所电子档案管理系统体系结构及开发工具的选取该系统基于NET框架平台，设计出松散耦合的三层B/S结构。该系统由一个系统底层运行环境、应用系统、集成接口和二次开发接口组成，可以兼容现有的应用系统，实现数据共享，避免重复性工作和信息冗余。

（二）数据库设计高速所电子档案管理系统基于网络进行构建，不受地点、时间的限制，由于信息量有限，数据库管理不需要很大的管理系统。MicrosoftSQLServer是微软公司在windows系列平台上开发的数据库，使用客户机/服务器结构把工作负荷分解成分别在服务器上和客户机上执行的任务。具有易于安装、界面友好、便于维护管理、运行效率高等特点。根据对系统需求的分析和基于B/S开发模式的要求，并结合我所现有网络资源数据库应用情况，本系统数据库采用MicrosoftSQLServer2008，可以完全满足系统需求。

（三）主要功能系统主要分为两个模块：后台管理模块和前台应用模块。系统后台的应用对象是管理人员，该模块具有以下功能：

1.实现电子文档的信息管理。

2.查询电子文档信息。

3.实现对后台管理员的管理。

4.实现信息的分类汇总及报表输出。前台应用模块的适用对象是档案使用人员（又称前台人员），该模块包括了系统的用户使用功能，前台使用人员可以查阅现有电子档案的各类详细信息，可以根据资料名称、作者等关键词进行相关信息的查询。

（四）开展的主要工作

1.电子文件管理制度的规范由于在纸质档案转化为电子文件的操作过程中，无论人员或是设备的稍有失误都会导致档案信息失实，甚至电子文件档案化后，信息内容“出错”概率和机会远高于传统档案，其真实性在维护过程中仍需不断确认及证明。因此，这就要求我们制定严格的电子文件管理制度，使电子文件这一新型档案文件形式真正做到有法可依、有章可循，使之真实性得以确保。

2.数据表结构及命名高速所电子档案管理系统设计的数据表较多，涉及人员信息、资源信息、统计信息等多个方面。典型的表结构如下表。

3.需求分析根据高速所电子档案管理系统研究的目标，并结合我所的应用需求，我们对系统进行了细化。能够实现电子档案的添加、修改以及删除，在确保安全的条件下，尽可能提供全文查询功能；能够对管理员、资源信息等进行权限设置，实现分组管理；信息检索方便快捷，并具有多项系统统计功能；系统安全、可靠，操作方便、界面友好，易于维护和扩充。

4.安全防范作为电子档案管理的平台，在做好数据库系统设计的同时，必须确保数据安全。为提高数据库的安全性，需要采用下列手段：信息加密技术、信息认证技术、网络安全技术，用户权限分配等。对于十分重要的数据要进行加密存放，并建立严格完善的数据容错、备份、恢复机制。四、推广价值分析高速所电子档案管理系统的研发和使用，将为高速所科技档案电子化管理提供强有力的技术手段和保障，是军队信息化建设要求在高速所的具体实现，是对高速所现有电子档案管理方式的重大调整，将在规范及优化电子档案归档流程、提高档案数据利用上发挥重大作用。五、结束语电子档案在档案管理工作中的比重日益加大，也必将成为未来档案工作的方向。因此，只有开发电子档案管理系统，才能为电子档案的有效管理提高效率。而电子文件的管理更是对档案工作者提出了更高的要求，我们只有不断学习理论知识，加强业务实践，才能更好的适应档案管理的新形势。

作者：杜婧赵莉单位：中国空气动力研究与发展中心高速所