网络环境下电子档案管理论文

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一、确保电子档案信息的原始性

在当今网络环境的影响下，电子档案离不开网络，电子档案的存在和发展需要网络给予支撑，同时也离不开科学技术的支持。随着计算机网络中一些病毒的侵入，在这种网络环境下，就要保证电子档案的原始性，使其原有的档案信息不会被破坏，对比较特殊的电子档案，要确保原有的电子档案信息的真实性，以防止出现电子档案信息失真的情况。为了确保电子档案信息的原始性，要转变电子档案的储存方式，利用纸质的方式保存电子档案原始信息。

二、采用先进的电子档案管理软件

电子档案与纸质档案在很多地方都有着类似的属性，最大的区别在于整理的方式与媒介不同。纸质档案是通过人工手写的方式逐步完成，主要突出的是手写形式，以纸质为媒介；而电子档案则是通过电子计算机进行操作，主要突出的是电脑形式，以网络为媒介。电子档案的产生和发展都离不开网络的变迁，网络由最开始的聊天、交友、查看信息等基本功能发展至今扩充到了各行各业的各个领域，网络化实现了真正的一体化发展，档案管理也随之共同发展。现在网络上出现很多种类的专业电子档案系统，从电子档案的目录编制、关键词设置、内容简介、索引等各类主题入手，将电子档案进行规范录入与编制，从而使电子档案的查找能够更便捷，提高电子档案的利用率，为电子档案管理人员及利用者带来便捷的专业体验。同时专业性的电子档案软件也能够在一定程度上为电子档案加密，保证电子档案信息的安全。

三、做好电子档案的安全管理工作

无论是电子档案还是纸质档案，都具有同样一个属性，这就是保密性。电子档案在分类中也包含了普通档案、机密档案、绝密档案等，即便是普通档案在多数情况下都是带有一定的保密性，会根据不同利用者的职务以及工作进行控制利用，采取档案保密措施，很多时候都是禁止所有人阅读，只对特定人群开放的，因此就需要档案管理工作一定要重视档案的保密性，保证档案拿取、录入等流程中信息的安全。电子档案以网络为依托存在，通过互联网进行录入、保存、利用等环节操作，就更应该注重保密性，做好安全管理工作，以确保档案内所涉及的机密内容安全不泄露。网络是一个整体板块，在很多领域可以通过电脑软件进行互通并交换信息，并且网络安全也是目前无法完全解决的问题，基于科技之上的安全隐患也是随时都有可能成为威胁网络系统的杀手，面对这些问题，电子档案管理人员可以采用系统权限设置或者密码设置，做好密码保护并且及时根据网络使用情况检查网络相关软件是否正常，从根本上解决网络安全隐患问题。

四、确定专人负责电子档案的管理

档案管理是持续性很强的工作，工作内容枯燥繁杂，需要档案管理者具有相当程度的耐心与细心，将各类档案材料分类整理保管，并随时为档案利用者提供帮助。因此，需要有专职人员负责档案的管理工作。网络信息时代下的电子档案更需要有专人负责。因为只有在有专人负责的情况下才能更妥善地对电子档案进行汇总与整理，才能够专心致志地处理电子档案的内容，保证电子档案信息的准确性与实体的安全性，确保电子档案的收集、分类、整理、归档、保管、利用等各个环节有序开展。

五、增强电子档案管理的服务功能

建立科学完善的电子档案数据库，这样可以方便一些档案研究者更好地查阅所需要的信息资源。因为现代的电子档案管理和以往比较传统的电子档案管理存在着很多不同之处，所以要跟上现今网络环境下电子档案管理的步伐，以实现电子档案的网络化管理。实现网络化电子档案管理，必须增强电子档案管理的服务功能，只有服务质量上去了，才能充分发挥电子档案管理的实效性，才能更好地为需求者服务。要实现使用全程的在线电子档案网络服务，扩大档案管理的局域网，加快促进电子档案信息资源共享步伐。

六、结语

综上所述，电子档案是一种以计算机网络为媒介的现代档案管理系统，是科技与文明共同发展的结果，这种颠覆了纸质档案的新形式也让档案管理工作进入到了一个新的高度，档案管理结合现代化的网络技术，成功地促进了电子档案的管理，让档案工作更加便捷，同时配合合理的电子档案管理措施与方法，适时规避可能出现的问题，提高电子档案的利用率，以展现电子档案的价值。

作者：林立华单位：泰来县第二中学