现代公路工程电子档案管理论文

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1、引言

随着信息化普及，使得电子档案开始逐渐在公路档案管理中使用，并开始被认可，甚至依赖，在公路工程的档案管理中占据重要位置。电子档案的存在，能减少档案的储存空间，节约使用面积。也能便捷开展信息交流，实施信息快捷服务，能够实现信息共享，具有十分重要的意义。但是在当前电子档案的使用情况下，还是存在许多问题，想要做到完整化、规范化，必须要找出当前电子档案管理中较为突出的问题，采取针对性措施进行改善，实现电子档案实施完整性目标，辅助公路工程的实施。

2、公路工程电子档案管理中存在的问题

2.1档案原件真实性问题。电子档案有一个较为突出的问题，就是容易被篡改、删除，且不留痕迹。使用电子文档制作材料时，不存在拟稿者笔迹，相关负责人也无法在电子档案上签字，从而导致文件的权威性、真实性无法确保。一旦有人出于某种恶意，对电子文件中的内容恶心篡改，而且只是很细微的改动，难以发现，并且确定。在此方面，目前还没有较好的办法，能够针对文件的保密性、真实性进行确保，做安全防护工作，给了有心之人可乘之机，导致文件真实性受疑。

2.2电子档案内容保密性问题。使用网络中任何一个终端设备，都能将存储于网络中另外一个设备的文件获取。同时，一个终端中的文件，可同时发送到其他的多个终端服务设备。对于保密文件，或受限制的文件而言，其保密性带来了极大的威胁。比如，工程的报价，工程的设计图纸，工程的创新设计，工程合同内容等较为机密的信息，若未及时采取有效的保密措施进行储存，很可能被有心之人获取，从而让对手企业获悉，导致企业处于被动状态。

2.3档案管理软件使用统一性问题。档案所用的系统，在地区和单位间，若使用的软件类型不同，在文件查阅，文件使用之时，势必会造成严重的不便。各部门之间所使用的档案管理软件，一旦出现系统不兼容情况，甚至会导致文件自动拦截，或出现损害，导致文件查阅，文件使用中存在极大的隐患，也带来极大的不便。

3、针对问题研究对策

针对当前电子文件中所存在的真实性、保密性、软件使用统一性等问题，必须要采取有效措施进行改善，以免因网络安全隐患，导致工程重要机密泄露，或文件被恶意篡改，因使用软件差异，导致文件传输和查阅受阻。针对所存在的问题，采用以下对策进行处理。

3.1分散储存。对于公路工程中的电子文档，应该尽量避免使用集中储存方式。对于重要资料，或者已经完工工程的资料，应该将其做备份后，储存于电脑硬盘中。对于存储的重要内容需要进行标注，或者将重要内容再储存一份于U盘中，就算有人恶意篡改资料、数据，也可以使用另外一处的资料进行对比，马上就能发现其中的变动之处。对于一些施工年限较长的工程，可以采取年度做期限，年底时将档案全部进行备份，进行储存。以此避免因资料年份杂乱，导致重要资料丢失，在工程验收之时，工程档案不全，对工程的资料造成严重的影响。

3.2及时杀毒，做保密措施。在文件传输，或者在文件储存时，为减少因U盘的使用，导致文件受病毒感染，应该及时对U盘、电脑做杀毒处理，发现有系统漏洞、木马威胁时，及时处理，不给病毒可乘之机。在工作中做文件传输，尽量采取邮箱传输方式，在满足传输需求的同时，且有传输记录，也能保护文件传输。在做在线文件传输之时，应该加强保护措施，做好文件传输的安全处理。对于企业的机密文件，或者是重要文件，应该避免使用网络在线传输，以免遭网络监视，或者黑客入侵，导致文件泄密，对企业造成严重的损失。

3.3电子文档使用规范化。为将电子文档归档处理规范化，确保其完整性，必须要定期对办公室的电子文件进行分类处理，将有价值，重要的电子文档进行分类处理，将所有文件进行收集，随后进行整理、备份，再进行安全储存，从而将电子文档的管理归档工作安全实施。对于重要文件，可安装安全性能较高的软件，避免遭受病毒、木马、黑客入侵，导致资料流失，对企业造成严重的经济损失和名誉损失。特别是对于最新工程的报价、招投标方案等重要信息，必须要采取非常手段，积极处理，尽量避免在线传输，且应该做好相应的杀毒工作，为确保万无一失，必要的备份必不可少。

3.4培养专业计算机技术人才。在实现全员计算机知识定期培训的同时，也需要采取员工深造、招考等方式，为企业培养高、精、尖的计算机专业人才，在电子档案的管理工作中，单靠基础计算机知识显然力不从心，必须要请专业人员，熟悉计算机的操作技术，并且对档案管理中的业务流程熟悉，热衷于档案管理工作。在管理过程中，不仅要会用档案软件，还要会自己设计程序，自己做软件开发，使得企业能够有自己的网络空间，并帮助企业加强网络安全性。专业计算机技术人员，还需要使用软件，将工程图纸储存于电子档案，因此，运用自如的设计图绘画技巧，也必须要熟练操作。

3.5健全电子文件安全性与真实性法律条例。电子文件的归档、形成、处理、保管等事宜，中间的每一个环节中，都可能会导致档案信息被篡改、丢失，甚至无从发觉。因此，必须要针对电子文档管理真实性、安全性建立起相关的法律条例，以此成立相应的管理制度，并加强落实监督，从而对电子文件的真实性、原始性，以及安全性能进行保护，对电子文档的保护具有积极意义。

3.6制定合理、科学的电子档案规范与标准。电子文件的累积、形成、整理、分类、归档等处理事宜，使用规范、标准的进行确定，规范每一个流程，使得电子档案能够确保其科学性，能够实现整体、规范的管理模式，也是目前必须要进行解决的基础事宜。根据电子文件的管理需求，在全国的公路工程电子档案管理中，开发一款适用性强，且使用安全性高的软件，采取有效措施，使其工作重点与方式，形成大转变，面对时代挑战，依然可以愈战愈勇。

4、结语

随着信息时代的来临，电子文档管理已经成为公路工程建设中不可或缺的组成部分。电子文档管理便捷、高效，能实现资源共享，但是在真正的使用过程中，还是存在安全性、保密性问题，采取针对性措施，加强安全措施，制定相应的管理规范标准，从而规范每一个操作流程，解决问题所带来的影响，提高电子文档管理的安全性，减少因安全事件，对企业带来经济损失和名誉损失。培养专业的人才，加强全员计算机基础知识，为企业在当展中奠定扎实的基础。

作者：邓颖颖单位：广东省交通运输工程造价管理站