高职院校电子档案管理论文

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一、电子档案存在不足之处

1.规章制度不够完善

目前，高职院校档案部门还没有一套完善的电子档案归档制度，各部门兼职档案对电子档案的归档意识较差，对档案工作积极性不高，总是以应付的态度面对此工作，因此导致电子档案管理不规范、归档不完整。正因为缺乏归档制度和工作要求，导致各院系部处室移交来的电子档案不完整、不规范，造成电子档案归档工作难，并影响到后续的一系列工作的开展。高职院校应加强对电子档案归档制度的建立和完善，促使他们以正确的态度面对档案工作。

2.电子文件收集难

办公自动化的产生，改变了以往的发文模式，使文件收发更便捷，提高了工作效率，但加大了电子档案收集难度。电子文件产生于学校各院系部处室，分散在各职能部门中，这些部门的兼职档案员对电子档案收集归档意识差，他们对档案工作有散漫的心态，觉得电子档案有就存，没有就不存，不会自觉地去积累和保存平时工作中所产生的电子文件。有些因为计算机配置低的问题，有些因为更换兼职档案员的问题，没有做好交替工作，导致大部分的电子文件丢失，给电子档案收集工作加大了难度。

3.电子档案储存载体保管条件要求

高电子档案储存载体主要是以光盘、磁盘、磁带为主，而磁盘、磁带容易被磨损、脱落、发霉、变形等，且不易恢复，因此，电子档案载体保管条件相对纸质档案要高。如电子档案储存载体保管不当，一旦受损，将直接影响电子档案信息再现和再利用。

4.办公自动化系统尚未和档案管理系统衔接

随着信息时代的飞速发展，大部分高职院校已经推行使用办公自动化系统(OA系统)。如我校在2010年5月已开始使用OA系统，但在建立和设计时没有考虑到档案的归档问题，OA系统没有和档案管理系统相衔接，OA系统产生的电子文件不能直接导入档案管理系统中，导致电子文件分散、混乱，收集和归档难度加大，归档不及时，甚至部分电子文件丢失。

5.电子档案存在安全隐患

电子文件的产生是直接在计算机上形成，且在网络环境下传送，此方法虽方便快捷，但存在一定的安全隐患。如计算机受病毒感染、遭受黑客攻击等，都会使文件信息受破坏，导致无法读取。电子档案在提供利用时，容易被删除、修改、复制，而不留痕迹。

二、加强高职院校电子档案管理的措施

1.完善电子档案归

档管理制度要做好电子档案归档工作，保证电子档案收集归档完整性，必须建立健全归档制度。高职院校要结合本单位实际情况，制定《电子文件归档管理办法》、《电子文件收集管理规定》、《兼职档案员职责》及《档案工作人员考核制度》等制度。高职院校在制定制度时，要将兼职档案员的档案工作作为年度考核的标准之一，档案工作表现好的，好给予适当的奖励，以此提高他们对档案工作的积极性，做好学校档案归档工作。

2.加强电子文件收集与归档管理

(1)电子文件的收集。高职院校档案部门要对各职能部门产生的电子文件进行跟踪，并对其进行业务指导，引导他们将具有保存价值的电子文档、图片和声像资料按规定完整地保存起来，并按时通过网络传送或拷贝到载体中向档案部门移交，及时归档。

(2)电子文件归档管理。电子文件归档是指经过系统地签定、整理，将有参考价值的电子文档、图片、声像等材料，从计算机的存储器或网络上拷贝到可脱机的存储载体上，以便长期保存的归档过程。一是要做好电子文件的鉴定。档案工作者在收集电子文件时，要鉴别电子文件的真假，其格式、排版要符合归档要求，通过网络发送或U盘拷贝方式接收的电子文件要进行杀毒处理。二是要保证电子文件的完整性。电子档案的完整性包含两点，一是要记录单位、机构活动的真实全貌；二是电子文件的内容信息和元数据(背景、结构)信息，与纸质文件一样，电子文件生成过程应当记录起草者、修改者、审核者、签发者等信息。无纸化办公实行后，纸质文件一般不走发文流程，以上信息也不会体现在电子正文中，确保电子档案的完整性，要将有领导签字页和盖章页扫描成JPG或PDF格式，与正文合并成一个完整的PDF文档存档，并将纸质文件一并保存，以实现档案归档的双轨制。三是电子档案与纸质档案要保持相互关联性。档案人员要参照纸质档案的归档方法，按《高等学校档案分类法》对电子文件进行分类整理，即按年度—类别—保管期限进行分类。首先要按年度分开，即不同年度的文件分开归档，其次按不同类别分开，再区分其保管期限，最后按时间顺序排序编号，并打印电子档案目录，最后将文件内容和目录一并拷贝到可脱机的存储载体上保存。档案人员在编制电子档案目录时，要注明相同纸质档案的归档号，同时也要在纸质档案备考表中注明电子档案的编号和存放位置，以方便日后参照利用。

3.保证电子档案及载体的安全性

一是要配备电子防磁储存柜。电子档案的储存载体是磁般、光盘、硬盘等，这些载体保存条件相对要求高，要保证它的安全性，必须做好防尘、防霉、防潮、防高温、防挤压等措施。为避免挤压和擦花，光盘还要以书竖立摆放，所以必须要配备专业的电子档案储存柜。二是要做好备份和转载工作。档案室要配备刻录机和照相机及光盘等设施，档案人员要随时对所归档文件做好备份工作。储存在载体中的数字信息要定期载体和拷贝，要进行抽样检查和读取，如发现问题要及时恢复。

4.注重对档案员专业技术的培养

培养一批既精通电子计算机技术、又懂得档案管理的工作人员是推动高职院校档案事业发展的必然手段。一直以来，档案工作人员外出培训的机会少之又少，高职院校领导要重视对档案人员业务素质的培养，提高其整体业务水平。可有针对性地选择个别档案人员到专业培训机构培训，或是请专家学者到校安排培训，也可到兄弟院校学习取经，促进交流，借鉴好的经验做法，拓宽其业务知识，使他们能更好地掌握新的新科技技术，应对电子档案归档管理这一新课题。

作者：姚小菊单位：惠州经济职业技术学院