双套制模式电子档案管理论文

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一、做好电子档案管理工作的措施

（一）建立“双套制”模式

确保重要信息完整。所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。

（二）规范电子档案利用方式

避免不可挽回损失。一是采用的利用方式应视利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式。二是依据电子档案内容的密级层次进行有效地管理。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于提供拷贝的制作，必须在有效监控下进行。三是在采用通信传输或直接利用等利用方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换。四是系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关记录，作为对利用工作查证的依据。

（三）加强档案工作人员管理

提高档案保护意识。电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案工作人员的管理，从思想上认识到电子案管理工作的重要性，从技术上确保电子档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度地被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效地保护。

二、电子档案管理工作中应注意的问题

（一）要重视电子文件的存放环境

电子文件的载体基本上是光盘和磁介质。由于介质的特殊性，电子文件的存放环境也十分关键。在光盘上存放，要避光、防潮、防有害气体，存放时一定要采用书立式以防光盘的变形，影响数据的读取。磁介质包括软磁盘和硬磁盘。软磁盘稳定性差，而硬磁盘稳定性还可以，但是要防磁，远离磁场的干扰。为了保证介质存放的万无一失，必须电子文件与纸质文件同进并存，以备有据可查。但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，加大资金的投入力度，不断引进现代化办公设备，争取采用自动化监控、库房温湿度的自动控制等先进技术，使电子文件档案管理的环境更加有利于档案的存放。

（二）电子文件归档要及时

与传统纸质档案归档不同，传统纸质档案通常到年底统一归档，而电子文件有自身的特点———易变性和可操作性，时间不能拖的太长，最多不能超过2～3个月，一般要随时归档，这样既可以避免文件漏掉，保证归档率和完整率，还可以避免电子文件档案的流失和病毒的破坏。

作者：宋丹单位：鹤岗市档案局