电子档案管理在办公中的应用

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一、电子档案管理在办公中应用的重要性

众所周知，在办公管理中，工作人员的档案管理是十分重要的一部分，通过档案管理信息不仅能够在工作过程中提供及时有效的帮助，并且还可以为办公提供一个有效的依据。除此之外，在一些突发情况下，档案管理信息还可以对司法、保险以及公安部门等提供一些法律根据。现阶段，在社会经济高速发展的同时，人们的精神文化水平也获得了极大的提高，人们的自我保护意识、法律意识以及保险意识较以前也得到增强。人们加强了对自身档案管理信息的真实性以及完整性的重视，意味着人们对办公的档案管理信息的要求变得更高。特别是近年来，随着国家《档案法》的颁布及实施，更是为办公档案管理档案的规范化管理进行了严格控制，要求办公提高对档案管理档案的管理意识，改善档案管理的方法，进而对工作人员的自身情况进行科学合理地存储。在这何种情况下，电子档案管理的应用成为解决办公档案管理困难的有效途径。所谓的电子档案管理，就是利用计算机技术，将工作人员的自身情况和相关资料进行保存，或者刻成光盘进行保存以及复制到电脑的硬盘中进行保存，之后将档案给办公的有关管理部门进行统一管理。这样不仅能够节约大量的储存空间，还可以降低工作难度，提高办公效率。总之，电子档案管理档案在办公中的应用已经成为未来的一个必然趋势。

二、文书类档案在办公中的具体应用

目前，在我国的各大办公中，对于工作人员的文书类档案的管理，办公的相关档案管理部门通过电子管理软件，将整个档案管理分为收集登录、辅助立卷、档案检索以及目录打印等部分。这样，在进行工作人员档案管理档案的查阅时，能够提高档案的查阅速度，同时还可以对档案管理进行科学合理地统计，这对于提高办公的档案管理具有极其重要的作用。就目前的发展阶段来说，虽然电子档案管理技术还处于初始阶段，但是如果我们将其有效运用到办公的自动化办公系统中，与传统的档案管理方式相结合，就能够有效地实现电子档案的管理。与此同时，实行电子档案管理，在建立相关的计算机网络系统之后，还可以在网上进行借阅，有助于各个办公之间进行交流。最后，电子档案管理档案还可以延长工作人员的保存时间以及保存价值。

三、推进电子档案管理档案应用的对策

1.建立完善的备份机制

随着科学技术的不断发展，计算机技术获得了飞速进步，但同时，一些违背计算机使用道德的不法分子也随之增多。对于电子档案管理来说，极其容易受到黑客以及病毒的攻击。此外，在有些情况下，机器出现故障，这些因素都会导致计算机中的档案信息丢失，从而给办公的档案管理造成极大阻碍。为解决这一难题，必须建立健全完善的备份机制，对电子档案管理进行及时备份，减小由于不良攻击或者机器故障造成档案信息丢失而带来的危害。除此之外，还应该安装相应的安全软件以及设备，防止黑客的攻击以及病毒的侵犯，保证整个电子档案管理档案的安全性。

2.提高档案管理管理人员的素质

要加强电子档案管理档案在办公档案管理中的应用，必须提高档案管理人员的素质。对于档案管理人员来说，不仅要求他们具有深厚的档案管理专业知识和档案管理能力，能够熟练运用计算机技术和网络技术，促进电子档案管理在办公中的应用。要实现这一目标，可以在招聘时引进一批知识深厚、档案管理能力强以及计算机技术熟练地复合型人才。另外，可以对专业人员进行相关培训，对他们的办公知识、档案管理管理能力以及计算机技术进行统一培训，培养出一批档案管理能力强、计算机技术熟练的复合型人才。此外，档案管理人员还应该通过各种有效途径学习新理论、新知识以及新技能，提高自身的业务能力和管理水平）对于各个办公之间，可以加强办公之间的交流，通过频繁的档案交流进行取长补短，完善自身技术，弥补管理中的不足，从整体上提高办公档案管理管理人员的素质。

3.及时修补管理软件的安全漏洞

为了及时修补管理软件的安全漏洞，可以及时对计算机上的防火墙以及杀毒软件进行升级，保证档案管理在上传、查阅以及借阅时的安全性。除此之外，还要对电子档案管理档案的使用环境以及计算机设备进行完善，强化整个防磁化设施，减少因为管理软件出现安全漏洞而造成的电子档案管理档案的管理问题。

四、结语

随着社会经济的不断进步以及计算机技术的蓬勃发展，电子档案管理在办公中的应用已经成为一个必然趋势。在未来的办公中，电子档案管理绝对会成为办公管理中极其重要的一部分。所以，必须要加强对电子档案管理在办公中应用的重视，采取合理有效的方式推进电子档案管理在办公中的应用，同时还要提高档案管理人员的管理素质和水平，使电子档案管理更加合理有效地服务于办公的档案管理，提高办公效率。

作者：李华 单位：承德市军队离退休干部休养所