电子档案管理系统现代化研究

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1电子档案管理系统现代化的概念

电子档案管理的方式需要借助多项电子设备，还需要应用先进的电子技术，其是现代化的物化表现，也是衡量电子档案管理水平高低的重要指标。电子档案管理系统想要更好的发展，必须做好规划，要保证档案管理细节的合理性，还要在不同的管理环节应用不同的设备与技术，提高档案管理的效率。随着社会的发展，档案资料的数量越来越多，内容越来越丰富，涉及的范围也越来越广，使用电子档案管理的方法，可以更好对档案进行分类，也可以实现对档案的长期保存，相关技术人员要不断的优化管理方式，保证电子档案存储的完整性与安全性。现代化的电子档案管理系统，对管理方法也进行了优化，由于该系统主要依托于现代化的电子设备，所以，传统的档案管理方法无法适应现代化管理的要求，管理人员一定要具有创新的精神、开放的心态，引进专业的技术与理论，完善管理机制，使管理制度不断的推陈出新，探索出新的管理之路。档案管理网络化是电子档案管理现代化的一个重要标志，计算机的应用、网络化的发展是信息时代档案管理标志。现代化的电子档案管理系统，提高了档案管理的网络化水平，逐步建设和完善了档案部门内部的局域网，还构建了区域性的、全国性的档案工作信息网。

2我国电子档案管理的现状

目前在我国，档案管理工作已经开始广泛应用电子信息技术，再加上电子档案与文件越来越多，更的促使了电子档案管理工作的快速发展。从整体来看，我国的电子档案管理着三个特点。即过于依赖计算机，存储系统存在分离性以及电子档案管理的不稳定性等。首先，过于依赖计算机在指目前我国的电子档案信息资源大都是以计算机为主要的存储介质与管理手段，也就是说电子档案是要借助于计算机才能实现有效管理的，而并非用传统的纸质介质进行管理使用。若没有计算机，电子信息就无法保存、管理以及应用。为此，当前我国的电子档案管理工作是必须要依靠计算机才能进行的。其次，电子档案在保存的过程中是以某些有规律的数字编码来实现的，当要使用电子档案时，还必须要借助计算机来进行档案信息的还原与显示。这样以来，就使电子档案管理系统与结构是存在分离现象的。第三，电子档案是借助于计算机才实现有效管理的，并通过网络来传递信息，实现资源共享。而由于计算机与网络系统自身的不稳定性，使得电子档案在生成、存储、共享的过程中，容易受到网络病毒侵害，或者因为计算机自身硬件问题导致信息丢失。这些都给电子档案管理系统带来了很大的不稳定性。除此之外，目前我国的电子档案管理系统在运行中还存在着一定的问题，例如对传统纸质档案管理工作的摒弃，只是大力发展电子档案，而忽视了传统纸质档案的重要性与必要性。再者，电子档案管理的安全性问题没有得到很好的解决，在拷贝或存储电子档案时不能做到有效安全防范，对于一些重要的资料文件来讲，这是非常不安全的。因此我们要不断的改进，促使其更好的实现现代化发展。

3实现电子档案管理系统

现代化发展的措施我国对电子档案管理系统的研究时间并不长，由于起步较晚，所以管理制度还不够完善，而且管理工作中存在着较多的问题，为了实现电子档案管理系统的现代化发展，必须采取有效的措施，对工作中的问题进行改善以及妥善的解决。下面笔者结合自身经验，提出了一些改进的措施，具体内容如下：

3.1加强电子档案的分类管理

随着社会发展进程的加快，电子档案信息的数量越来越多，内容也越来越广泛，为了使档案资料发挥出最大的价值，必须做好档案分类工作，分类必须按照一定的要求，还要制定出统一规章制度，要以提高使用者方便性为原则，还要保证电子档案利用的安全性，尤其是一些保密文件，一定要加强管理与约束，防止信息泄露问题的发生。另外，管理人员还要对特别重要的档案文件进行备份处理，以免其丢失而造成较大损失。

3.2提高电子档案网络系统的安全性

电子档案管理系统不但借助了多项电子设备，还利用了网络传播技术，网络传播的速度比较快，实现了电子档案的共享，但是网络系统的安全性并不高，档案管理部门一定要做好权限管理工作，还要健全监督机制，避免不法分子窃取保密档案现象的发生。档案管理部门的领导者要加强网络安全建设，极大资金的投入，还要引进安全防盗技术，定期对计算机杀毒软件进行更新与维护，防止病毒的侵入。另外，管理人员还要建立完善的制度，加大内部监管力度，加强对员工的管理，做好内部控制工作。

3.3加强电子档案管理人才的培养

要加强管理人员对电子档案管理专门理论知识的学习和培养。要探索出适合自己实际的管理体系，要做到与市场的结合。还要做好岗前培训，理论知识和实践能力的结合，培养档案管理人员的竞争意识，加强其相关法律法规的认识，提高自身的责任意识。结束语社会在不断的发展，科技水平也在不断的提升，进入21世纪后，人类迎来了信息技术飞速发展的时代。档案管理对推动社会发展进程有着积极影响，将先进的信息技术应用在档案管理工作中，形成了电子形式的档案管理的模式，这种方式实现了档案保存的长期性与完整性，还提高了工作的效率。在电子档案管理工作中，管理人员应用多种电子设备与技术，提高了档案管理的安全性，也使得电子档案管理系统越来越完善。我国当前电子档案管理工作中，还存在一些问题，采取有效的措施对其进行解决，才能真正提升电子档案管理的水平。

作者：马冬雪 单位：佳木斯技师学院