电子档案管理工作对策
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（一）在资源与成本节约方面的优势。
传统的档案需要大量的人力、物力来管理。然而，随着科学技术的发展，归档、分类、信息利用变得更加轻松，立卷归档、检索查找不再困难，工作人员的劳动强度也得到了减轻。传统档案管理需要大量的人力记录、整理和分类，当有更新或变动时，更是劳民伤财。电子档案的管理只需要持有人将电子档案数据通过U盘等载体直接交给档案管理工作者，有效提高了档案管理工作的归档、变动、更新、调取和维护效率。传统的档案储存在档案室中，这就要求严格的防火、防潮、密闭。严格的环境要求增加了储存成本，电子档案不需要具体的档案室，而是使用虚拟的网络空间，这大大地节约了成本。
（二）在安全管理方面的优势。
基于纸质档案本身的特点，传统档案在运输或更新时很容易丢失损毁。电子档案由于其可备份的能力，丢失损毁的几率大大减小，且在长时间存储过程中也不易出现失真和损毁现象。因此，在安全管理方面也更具优势。
（三）对于满足使用者多样化需求的优势。
在时展和科学技术进步的条件下，档案工作的服务对象不再只需要查看文字档案，还需要一些图片、音频、视频的资料，传统档案已经无法满足这些需求。电子档案由于拥有多种多样的信息形式而逐渐被越来越多的人接受。随着社会发展水平和人们生活水平的提高，档案需求逐渐显现出多样性，这就要求我们应加强电子档案的管理，更好地满足档案使用者的多样化需求。
二、做好电子档案管理工作的对策
（一）有效整合电子档案资源。
要制定完善的档案利用审批制度，使用者使用档案时，必须由相关部门进行审批。档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好地满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，通过整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。
（二）合理保护电子档案安全。
电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，切实做好电子档案的安全性保护工作至关重要。必须提高电子档案持有者和管理者的责任心，培养认真负责的工作态度，加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，采取有效的保护手段，在电子档案得到利用的同时也要保护电子档案的安全，既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。
（三）规范电子档案利用制度。
建立健全电子档案密级管理制度，根据电子档案内容的密级层次进行有效管理，对于内含密级信息的电子档案一般不宜提供拷贝，通讯传输应使用有效密匙，直接利用浏览过程也应加以监控。确保重要信息完整，电子档案和纸质档案同时提交保存归档。
三、电子档案管理工作中需注意的事项
（一）建立合理的档案使用规则。
根据利用者的情况采取合理的档案使用规则，依据电子档案内容的密级层次，进行有效地管理。档案部门向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可以向这些用户提供打印件或缩微品。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于提供拷贝的制作，必须在有效监控下进行。
（二）强化对保密文件的管理。
采用通信传输或直接利用等利用方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期地更换。系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关记录，作为对利用工作查证的依据。利用的系统应有较强容错能力，避免由于失误所带来不可挽回的损失。
作者：王丽娟 单位：哈尔滨市呼兰区呼兰社区卫生服务中心
