高职电子档案管理工作现状分析

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一、高职院校电子档案管理工作的现状

1.1领导认识不够，规章制度有待完善

由于许多高校的领导并没有认识到电子档案管理工作的重要性，使得他们忽视了对电子档案的管理，相关的规章制度也残缺不全。正所谓上行下效，再加上各部门兼职档案，导致他们对电子档案有较差的归档意识，相应的的工作积极性也不高，总是以敷衍了事的态度对待电子档案工作，使得其不规范、不完整，管理水平低下。残缺不全的规章制度无法约束和规范管理工作人员的工作程序和工作行为，也不能很好的为管理人员开展工作提供良好的制度依据，从而导致从院校各部门移交来的电子档案大多不规范、不完整，加大了电子档案管理工作的难度，也对后续相关工作的顺利进行造成了一定程度的影响，形成一个恶性循环，极大地影响着电子档案管理工作的效率。

1.2安全性和实用性存在很大的威胁

作为电子文件的一种，电子档案主要是在计算机的基础上被形成和利用的，因此它都是在网络环境下传输的，非常的方便和快捷。但是它存在着比较大的安全隐患，因为它对计算机技术有很高的要求，否则极易遭受黑客攻击和感染病毒，从而使文件信息无法被正常读取。而且，电子文件中的数据信息也极易受到被非法删除和更改而不留痕迹的威胁。同时，电子档案的储存载体都是一些化学磁性材料，如磁盘、磁带和光盘，一旦管理上有疏忽，这些载体很容易发霉、变形等，而且很难恢复。如果电子档案的储存载体出现了问题，那么其中的文件信息也就很难再现和再次被利用。电子档案在为人们提供便利以及提高工作效率的同时，其实用性削弱的问题也越来越突出。如今，信息技术发展迅速，各种软件、硬件和编码形式可以称得上是日新月异，正是这种情况使得计算机系统运行之间的矛盾逐渐加深，从而导致很多电子文件信息不可读。其次，有的院校领导重视电子档案的管理，自然就会往其中投入经费和技术支持，那么它们就可以直接与合作的企业进行技术签约并共同开发；而有的院校领导忽视电子档案的管理，那么就会直接导致相关技术低下。这种技术水平之间的差异加大了各个院校电子档案整合管理的难度，无法实现校际间档案信息资源的共享。再加上各个院校之间大多缺乏沟通、交流以及共享的管理观念，导致电子档案的优势受到限制。这种封闭式的管理方式不但造成严重的信息资源流失现象，而且还会出现信息资源重复存档的现象。同时这种独立、分散以及割据式的档案管理已不能满足使用者的社会需求，因为高职院校的同学们在参加各种社会活动时，如就业、考研、出国留学等，都需要其母校提供档案资料，其使用率极高。

二、改善高职院校电子档案工作的措施

2.1加强认识，完善规章制度

加大对电子档案管理工作重要性的宣传教育，使院校上至领导、下至员工都对电子档案管理有一个正确的认识，从而根据自身的实际情况以及发展需求完善相关的规章制度，并把电子档案管理纳入到学校日常管理工作中，以规范电子档案管理工作。其中领导要起到带头作用，严肃对待电子档案管理工作，保证其权威性，让管理人眼严格按照相关程序来进行电子档案管理工作。同时可建立一些合适的激励机制，以激发工作人员的兴趣和积极性。完善的规章制度可以使工作人员在工作时有据可依，有条不紊的开展电子档案管理工作。如果院校规模比较大、电子档案比较多，可以找专人管理电子档案，以提高其管理质量和管理水平。

2.2提高电子档案管理水平，加大其安全性和实用性

对电子档案的储存载体要做好防潮、防霉以及防挤压等措施，避免他们遭到损坏，同时做好备份和转载工作，经常对这些载体进行抽查和检验，做到早发现、早处理。管理人员要紧跟时代潮流，不断更新储存技术，同时建立计算机安全防护系统，严密管理工作人员对密码和口令的设置与权限，从而提高电子档案的真实和安全指数。各大院校应树立沟通、交流和资源共享的观念，对封闭式的管理模式进行改革创新。在计算机网络与校园网连接的基础上，架设高职院校电子档案局域网，从而使内部和外部的数据库全程处于管理人员监控和管理的状态下。同时加强技术软件的开发，以便构建电子档案管理系统，其中包括数据储存技术、加密技术以及安全技术等。教育部门也应重视各高职院校电子档案整合管理的发展，向各大高职院校下达指示，让他们组建能制定政策、调配资源并协调院校的管理机构，从而促进高校间电子档案的整合管理，同时让具有档案专业的高职院校在进行档案培训的同时，还具有召开和承办院校档案会议的权利，让他成为调配和协调各院校电子档案管理的中心，从而加强院校之间的沟通和交流，实现资源共享，为电子档案使用者提供更好的服务。

三、结语

综上所述，电子档案管理工作对院校师生参加各种社会活动以及该院校以后的发展都有着重要的影响。因此高校一定要重视电子档案管理工作，做好电子档案储存载体的保护和安全工作，同时加大技术研发力度，提高各院校之间电子档案整合管理的程度，从而实现资源交流与共享，加强电子档案社会服务功能。

作者：文博 单位：湖南永州职业技术学院