电子档案管理人员重要性探讨

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一、电子档案管理的特殊性

电子文件管理，电子文件归档后形成电子档案的管理，与纸质档案的管理，有着截然不同的区别，这就造成电子文件及电子档案管理的特殊性。

（一）信息内容数码化

电子文件、电子档案是将文字、图形、图像、影像、声音等信息，按照一定的格式转换为数码或符号，进行存储、传输。纸质档案通常是由文字、图形、图像等直接显示其信息。这样，管理人员对电子文件、电子档案所记录的信息不能直接阅读，要靠通过相应的软硬件技术还原后才能知晓。管理人员如不借相应的软硬件技术和相关设备，就无法管理电子文件、电子档案。

（二）文档处理一体化

电子文件、电子档案和电子计算机软硬件技术及相关设备，有着密不可分的关系。离开了电子计算机软硬件技术及相关设备，就没有电子文件、电子档案可言。这样，电子文件归档和纸质文件归档有着截然不同的区别，纸质档案在归档前的文件阶段，档案人员无须过问或参于管理，无须知道文件产生背景及其印刷等有关技术。待到文件阶段的后期，其使用额度不高时，对那些具有长期保存价值的文件，由文书人员进行收集、整理、归档，交档案馆或机关档案室保存。而电子文件归档必须要了解形成电子文件的相应软件和设备。在电子文件设计形成阶段，档案人员就要参于设计，进行指导，使产生的电子文件能按归档要求归档，并能进行统一管理和长期保存；同时还要了解具有长期保存价值的电子文件产生背景、设计思想、数据格式、以及相应的电子计算机软硬件技术等。电子文件形成后，在使用过程中，档案人员要参与对其管理，熟知在使用过程中发生的各种情况，并进行积累。要及时按档案整理、签定的有关要求，对电子文件进行整理、鉴定、归档。否则长时期不过问，相关技术发生了变化，设备陈旧或更新，原来的电子文件，在新的条件下必然读不出来，这样人类活动的真实记录就可能遭受损失。从管理方面看，电子文件、电子档案之间很难划分出明显的界限。电子文件的形成者，电子档案的管理者，要通力协作，才能保证电子文件、电于档案的可存取性、可用性、可理解性。因此，在电子文件时代，文档一体化管理，势在必行。

（三）保管保存技术化

电子档案的保存要比纸质档案保存复杂的多。纸质档案只要符合保管、保护条件，就能达到长期保存的目的。而电子档案长期保存就不那么简单。首先要考虑电子档案可存取性、可用性、可理解性等，这就要求不仅保存电子档案所表述的信息，而且还要保存相应的软硬件技术及背景信息和元数据等。电子档案所依赖的电子计算机发展很快，设备不断更新，软件技术日新月异；其存储载体性能也不甚耐久，磁性存储载体常有粘连等现象，光盘也有矫变和保护膜遭受划伤等现象。这些都是影响电子档案长期保存的不利因素，需要电子档案的管理人员认真对待，并且要有一整套的对策、技术和措施。

（四）利用形式多样化

档案的开发利用，是档案工作者重要任务之一。我们保存档案的目的，就是为了更好地发挥档案的作用，为社会各项事业服务。对于纸质档案的开发利用，我国已有一整套的方针政策和方法。如档案借阅制度、三十年前的档案原则开放、公布档案史料、编研、举办档案陈列展览等。对于电子档案的开发利用，将会出现一系列新问题，如怎样保证电子档案的可存取性、可用性、可理解性。又如电子档案利用场所，是允许上网利用，还是只限于在档案馆(室)的借阅系统，还有电子档案的开放年限问题、保密问题、跨国利用问题等等。这些都要根据电子档案的特性，制定相应的政策和方法，不能照般纸质档案开发利用的政策和方法，而且还要有足够的软硬件技术保证才能开发利用好电子档案。

二、电子档案管理的困难性

对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，是一项极其困难而艰巨的任务。这绝不是仅仅值得纸质档案一套管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅值得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。前者了解电子文件形成、存储、传输、检索、利用等技术，就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行管理，更无法达到长期保存和开发利用电子档案的目的。后者不借档案管理的基础知识、管理原则和管理环节，无法理解电子档案长期保存的必要性和严重性，无法实施电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档，也就不可能采取一切必要的技术和措施，长期保存电子档案，使人类活动的真实记录不遭受损失。所以，我们不能盲目地认为凡是从事纸质档案管理的人员，都能管理电子档案；也不能机械地认为凡是懂得电子计算机软硬件技术或数字通信技术的工程人员，都可以管理电子档案。电子档案的管理是由电子文件的出现而出现的新生事物。各级档案部门必须认识到：在电子时代，电子档案的实质是技术工程；电子档案管理，实质是一项档案技术工程的管理，是一门新型的档案管理学科。电子档案的管理，要求管理人员既具备档案管理基础知识，熟练地掌握档案工作的基本原则和方法；又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等。它必须将这两门学科溶于一体，否则就无法对电子文件、电子文件归挡及其归档后形成的电子档案进行有效管理，这就大大地增加了管理的难度。

作者：马静 单位：内蒙古电力勘测设计院有限责任公司