企业电子档案管理工作思考

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随着社会步入信息化时代，信息化在为企业创造巨大效益的同时，也给传统的企业档案管理工作带来了巨大的挑战，最直接、最严峻的冲击就是电子档案的大量涌现。新形势下，要做好企业电子档案管理工作，就要顺应信息化时展的要求，结合企业自身实际情况，针对存在的不足和问题，采取必要的有针对性的对策，以期能对提升企业电子档案管理水平，更好地服务企业各项工作有所帮助。

一、企业电子档案管理工作存在的问题

（一）对电子档案认识不够。

由于受传统观念的束缚，对企业电子档案的认识还存在一定的局限性，一些企业偏重或者说习惯于纸质档案的收集和管理，有些人习惯上认为纸质文件材料才是档案，而将电子文件拒之门外，任由电子文件自生自灭，造成大量档案资源流失。还有些企业即便保存了电子档案，对其也没有给予应有的重视，投入不够，管理不够，影响了电子档案作用的有效发挥。

（二）电子文件归档内容不齐全。

有的企业职能部门认为电子文件在一定程度上应归本部门所有，不愿意把这些电子文件及时移交。还有的归档电子文件数量较多的单位，认为对目录的输入和把电子文件导入数据库太烦琐，能不交就不交，能少交就少交。每年到归档时间，许多电子文件都不知去向，归档文件仍分散保存在业务人员手里。

（三）应用软件缺乏兼容性。

由于企业各部门的文件都在自己的系统里运行，且各个系统的数据标准、结构等都不尽相同，所产生的电子文件存储格式、著录内容千差万别，很难做到信息和知识资源的自动交换、共享。由于电子档案尚没有统一的标准，档案文件在移交过程中，会出现因两部门存储档案方式不同，使用软件不同，而使电子档案在移交过程中出现困难。目前在很多企业使用的软件都是从各自的业务工作角度研发的，对本专业以外的工作均不适用，而且软件之间不兼容。

（四）电子档案存在安全隐患。

电子档案管理工作中，所面临的困境和首要的难题就是信息安全问题。网络的发展使电子档案在更大的范围内得到共享，同时，无孔不入的网络黑客和防不胜防的计算机病毒也给电子档案的管理带来巨大的安全隐患。一些黑客正是因为掌握了这一点，才会对相关的网络系统进行恶意的攻击，对信息进行窃取。

（五）电子档案管理人员素质有待提高。

电子档案管理人员多数由档案专业人员、非专业人员和计算机管理人员组成，缺乏既懂档案知识又熟悉计算机专业技术的全才，这在客观上制约了档案信息化的进程。

二、做好企业电子档案管理工作的策略

（一）要从思想上重视电子档案管理。

思想是行动的先导，转变观念是实现电子档案有效管理的关键。电子档案的出现也就是近些年的事情，对大多数人们来说还是一件新生事物，对这样的新生事物只有通过宣传和开发利用，才能提高人们的认识。档案工作人员，还包括企业的领导及文件工作者、计算机技术人员等都应该充分认识其重要性，从思想上给予高度重视，通过转变观念，使企业从上之下摆脱传统管理理念的束缚，真正认清电子档案管理的重要意义。

（二）要加强电子档案的收集归档。

要做好电子档案管理工作，首先要从电子文件的收集、积累等基础工作入手，对电子文件管理“提前介入”，从源头做起，从而保证电子文件的归档质量、有效保管和齐全完整。要严格控制电子文件的归档时间，不能无限制地往后拖，时间拖得的越长，归档的电子文件越不齐全、越不完整。归档范围内的电子文件必须全部归档，不能有遗漏现象，也不能以没有产生为由不归档，致使应归电子文件游离于档案馆（室）之外。要加强归档工作，使有保存价值的电子文件都能及时归档保存，应收尽收，应存尽存，保证电子文件的齐全完整。

（三）要加强软件的兼容力度。

电子档案是指经过鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件及相应的支持软件等，软件要有兼容性，如不兼容，应不断完善。要特别注意电子档案管理软件的兼容统一，档案部门应配备与业务部门相互兼容的计算机软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。并应开发相关电子档案管理系统软件，管理归档的电子文件。各部门之间应该加强沟通，达到协调一致，争取让专业软件都能和档案管理软件相互调用，或能借助某种工具把专业软件中的数据库导入档案管理软件中来，为利用提供一个统一的平台。

（四）要确保电子档案的安全性。

为保证电子档案的安全，我们要采取切实可行的保护措施，加强网络传输安全技术建设，减少档案失窃、丢失的情况，对现有数据进行备份和保存，注意保管室的防火、防盗、防潮。目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络“黑客”的进入，常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意删改，都具有很好的效果。

（五）要提高电子档案管理人员的综合素质。

在电子档案日益发展的今天，培养和造就一批精通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急。电子档案管理要求电子档案管理人员不仅应具备档案学基础理论知识及专业知识，还必须掌握现代信息技术，熟练运用计算机及现代通信技术。企业档案部门要重视和加强对电子档案管理人员的培养，一方面，要多渠道引进专业技术和管理人员，使用素质高、思想好、责任心强的人员从事电子档案管理工作；另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训，以提高他们的业务素质。

作者：张嘉麟 单位：哈尔滨供水集团有限责任公司客户服务中心