电子档案管理问题及应对思考

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我国的经济不断的发展，促进了我国的很多行业的快速发展，在这样的大前提下，我国的生产力以及国家综合国力都呈现了上升的趋势。在科技信息化高速发展的今天，很多信息网络技术开始运用到企业的发展中，在对于电子档案的工作管理的时候也是没有例外的。但是对于电子档案的管理仍然哟组合很多问题，所以应该对管理存在的问题采取的应对策略，电子档案的管理人员就这些存在的问题进行一一解决实现档案电子管理的可持续发展。

一、目前电子档案档案管理中的问题

（一）对于档案的管理意识不强，管理制度不合理

在我国经济文化建设中，电子信息行业发展迅速，使得档案管理模式变得多种多样。部分档案管理人员只注重传统档案管理工作，没有对电子档案管理的重要性形成一种很好的意识，所以很多管理人员在对待电子档案的时候缺乏正确的态度，导致档案管理的工作缺乏时效性和科学性。同时，因为不重视电子档案的管理，所以在电子档案的管理中没有一个科学的规章制度来约束它，在电子档案的管理中也缺少考核的标准。在实际的操作过程中很多档案管理员没有实现对电子档案信息质量、工作效率、以及不按照规范来进行电子档案的管理工作，造成了电子档案工作的无序性以及低质量。另外一个方面就是，现有的高科技信息技术没有有效的应用到电子档案中，这就造成了电子档案的发展速度十分的缓慢，约束了了电子档案的管理水平。

（二）电子档案利用率低

对于档案管理这个工作来说，它是一个相对其他工作来说更加繁琐的工作，所以在进行管理的途中就会出现各种各样的问题，但是电子档案的管理人员没有对出现的相关问题进行收集整理以及分析，所以就会使得重要的信息丢失，使得电子档案行业的发展举步维艰。在实际工作规程中，电子档案管理工作对员工缺少一种有效的绩效考核制度，所以很多电子档案管理工作人员缺乏工作的责任感，忽略了建设网络平台以及对收集有关网络信息，造成了电子档案的利用率非常低，使得电子档案失去存在的真正价值。

（三）缺乏培训，专业水平不高

目前，电子档案管理工作开展过程中，普遍存在档案管理管理人员的专业水平不高，缺少专业的技术人才，所以整个电子档案管理行业的管理水平普遍低下，这种情况制约了电子档案管理的发展。另外一方面，各种电子设备的不完善、专业人才的缺乏，导致电子档案管理工作缺乏专业技术，严重影响电子档案管理的整体效用。

（四）人才短缺，管理信息化不强

目前，从事电子档案管理的工作人员都趋向老龄化，使得电子档案管理工作专业人才严重稀缺，从而导致电子档案管理的信息化速度非常缓慢，给电子档案管理工作质量带来一定影响。电子档案的管理工作中，因为进行管理的人才普遍缺少对于信息网络技术的熟练运用，没办法实现新技术的应用，所以在管理上信息化综合素质水平不高，根本无法满足新形势下电子档案管理工作的实际需求，给电子档案管理工作可持续发展带来极大影响。

二、新形势下电子档案管理中问题的应对措施

（一）增强电子档案管理意识

我国市场经济的环境下，电子档案管理人员应该转变传统陈旧的观念和工作态度，对电子档案管理工作的认识应该有一个很大的提高，有效的落实电子档案管理的相关规章制度，从而达到增强管理意思的效果，促进电子档案管理规范化发展。在实际工作过程中，同时要规范管理的规章制度，制定有效的切实的电子档案管理绩效考核标准，有效的提高电子档案管理人员的综合素质以及专业水平，最后达到有效的提升电子档案管理工作的整体效用。在日常工作中，对电子档案管理工作人员的实行有效的监督，在工作过程中严格把关他们是否按照国家规范标准执行，才能确保电子档案信息的准确性、可靠性和完整性。

（二）加强管理，提高档案管理标准化

在实际工作中，电子档案管理的有效性对于电子档案信息的建设有着非常重要的意义，关乎着它的安全性，所以管理人员应该有效的监督电子的档案管理的工作，切实的贯彻规章制度，有效的将管理人员的的认识提高，实现有效的考核制度加强他们的责任感。现行的市场条件下，档案的发展是朝着自动化、现代化以及信息化发展的，为了保证它的安全性，首要任务就是要对网络安全进行管理。所以相关人员要进行电子档案信息的查询时，必须要按照规定程序进行查看。例如，首先，在档案的建设过程中必须要设立个人账户和密码，这是为了自助登陆档案中心，然后登记签字方可进入档案管理室，并且在进入档案管理时候要进行安检，主要是防止进入的人员带有便携式设备进行拷贝资料，这样做的目的是有序开展电子档案管理工作

（三）培养专业技术人才

我国现阶段的电子档案管理工作人员的工作水平和技能都不够专业，因此，在实际工作过程中，要加强电子档案管理工作人员的培训，吸收高素质、高技能、高水平的电子档案管理工作人员，并有效培养专业的信息网络技术人才。为了满足我国经济快速发展，提升电子档案管理工作的水平务必要提高管理人员的综合素质，建立规范化的电子档案管理队伍，使得电子档案工作快而好的有效发展。例如，在开展培训电子档案管理人员的活动在的，举行一些技能大赛，并实行奖励制度，可以提高电子档案管理工作人员的自我提升意识和竞争意识，对于推动电子档案管理工作现代化发展具有重要作用。

（四）提升素质，提高电子档案信息安全性

在不断加强电子档案管理的同时，要注重全体员工综合素质能力的提升，才能有效调整电子档案管理的人才结构，逐步实现电子档案管理的自动化、信息化和现代化。在信息技术发展的今天，电子档案管理工作人员应该加强自身的素质意识，有效的提高自身的素质，在档案管理的工作中，与同事密切沟通，取长补短，熟练掌握和运用现代信息网络技术，才能真正意义上实现电子档案管理的信息化。所以，根据电子档案管理工作的实际发展需求，完善信息技术同时引进各种电子信息设备，促进档案管理工作的效率，从而保证电子档案管理中各种信息的安全性。

三、结束语

总的来说，随着高科技信息技术的不断推广和应用，新形势下电子档案管理的不断加强，必须注重上述的相关问题，并根据实际情况采取应对策略，才能真正提高电子档案管理工作的整体效用，从而在提升全体工作人员综合素质的基础上，推动我国电子档案管理工作长远发展。

作者：李兴国 单位：延安职业技术学院