高校电子档案管理问题及对策
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电子档案在提高工作效率的同时实现资源共享，借阅和使用都具有比纸质档案更为便利迅捷的条件，能够提供更为全面便捷的服务。电子档案突破时间和空间的限制，实现档案共享的便利，便于查阅和利用。但由于电子档案本身对计算机和网络设备存在高度依赖性，而计算机和网络容易遭到病毒的破坏或黑客的攻击，电子档案对档案保存的安全性有更高的要求。
(一)高校电子档案管理的内容
高校电子档案管理的内容包括学校制度性的电子文件、高校主页网站信息及重大活动中所形成的照片或视频资料、学校内部局域网平台的数据库及数据库管理系统的信息资料、学生的学籍及成绩等，按照类别大致可以分为:学生档案、教学档案、科研档案、党群行政档案和人事档案、基建财务档案、校史及宣传档案等类别。事实上，高校为应对种类繁多、任务繁杂的档案管理，基本上是按照类别分别由各归口部门来管理，作者所在的高校即是科研档案归科研处管理、财务档案由财务处管理、人事档案由人事处管理等等，每个部门由专人兼职管理档案材料。其中教学及科研档案因为有评估和考核的需要，相对较齐全外，人事档案电子化的难度最大。
(二)高校电子档案管理的问题
目前发现多数研究者在分析电子档案本身存在的安全性和真实性较低的问题上，指出高校电子档案管理存在诸如缺乏制度规范、专业人员技术需提高等问题。
1．电子档案建立过程和查阅过程缺乏制度规范，没有统一标准。
一方面电子档案的存储制度和标准不完善，归档程序不明确，对于电子档案的收集、整理、筛选没有规范化的标准执行。而且电子文档要经过不同部门才最终完成，在电子档案建立、传输、转移和接收的工作过程中，一些档案管理人员没有考虑到档案管理工作的技术性与特殊性，各部门各自为政，电子档案存储设备选择、数据格式分类不统一，造成电子档案资料的损坏与丢失，导致电子文档的归档要么重复储存，要么就会出现缺失。另一方面，一些重要的档案资料没有备份资料留存，一旦数据丢失或者被篡改，难以复原。因此，必须建立起一套有效的、完备的电子档案归档和查阅制度，以免造成电子档案资料的损坏与丢失。
2．电子档案管理人员的专业意识和专业技能需加强。
高校纸质制度性档案文件一般由校行政办公室下设的档案科专人管理，其他按照类别分别由各归口部门人员兼职管理，各部门领导对电子档案管理的重视程度因人而异，工作效率和质量参差不齐。档案电子化管理过程对管理人员的业务知识和计算机技能提出更高要求，各部门专、兼职档案管理人员缺乏电子档案管理的相关培训，难免会降低档案收集的质量，造成电子档案管理工作整体水平不高。
3．对档案电子化过程中投入的资金不足。
部分高校对电子档案管理的规范性重视不够，有关规范性要求落实不到位。在高校管理资金不足的情况下，在档案管理上所投入的资金和设备能省则省，观念上的疏忽严重阻碍了电子档案信息管理系统的建设，制约了电子档案的发展。
二、加强高校电子档案管理的措施
(一)强化管理人员专业意识，培养专业技能
要充分认识到档案管理电子化的必然趋势。从电子档案的收集整理开始，建立规范化的电子档案管理流程机制及监督管理机制，出台相应的绩效考评办法，考评专、兼职档案管理人员的工作量。提高高校电子档案管理人员的业务能力、工作效率和业务水平，满足电子档案收集、整理归档的需要，从两方面对从事档案管理的专、兼职人员进行培训，一方面是档案管理专业业务知识，另一方面是计算机应用技能及网络应用技能。电子档案的收集、积累等基础工作不同于纸质档案的收集和整理，电子档案材料的范围、方法和要求均不同于纸质档案，整理归类、建档上传、查找查询等等工作都要求档案管理人员有较为专业的计算机技能，尤其是其中一些电子文档、图像声音文件的修复处理、保管保密对管理人员的能力提出更高要求。因此，要加强对各个职能部门的兼职档案收集人员的培训力度，提供多种教育培训交流的机会，提高档案管理人员业务能力和电子档案的管理水平。
(二)开发电子档案管理系统，加大资金投入
部分高校已开发了电子档案存储的系统平台，建成了按档案公开级别和访问人员类别的网络查询、查阅系统。这一系统包括硬件系统(输入设备、输出设备、储存设备、网络服务器和计算机)和软件系统(管理端软件和查询端软件)两部分。高分辨率的扫描设备、照相录制、录制设备、输入输出设备、存储设备等这些硬件设备需要直接购买投入使用，管理及查询端的软件需要设计投入。因此，这些设施的配置需要高校领导加强对电子档案管理的重视，提供一定的资金支持。
(三)提高安全管理意识，保证文档真实有效
首先，从数字化建档整理到电子文档的内容格式，要保证电子档案基础原件的真实有效。对重要的、破损严重的档案材料，要及时电子化，对重要录音录像资料的建档立档原件保存，要有明确的意识，高校主页网站信息要做好备份工作。其次，由于电子文件档案很容易被删改，难以确定材料是否具有真实性和权威性，保存保管的规范性制度的建立和落实要到位。为了切实使高校电子档案安全使用落到实处，应加强安全防范管理意识，以确保电子档案的安全性和准确性。有关电子档案保全形式到电子档案使用的规章制度落实过程应建立一套统一的标准，确保高校电子档案管理安全有效的开展。
作者：王学东 单位：内蒙古广播电视大学
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