医院电子档案管理途径探讨

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一、加强全员档案管理的意识

档案与人们的日常工作、生活息息相关，紧密联系，然而长期以来，由于医院的根本任务是医疗服务，对医院档案缺乏严格的考核，造成了在现实生活中，档案管理“无足轻重”、“可有可无”的现状。而且受人员、设施和经费等方面的影响，导致了档案管理工作无暇顾及，造成档案管理冷场的局面。因此，加强全员档案管理的意识，提高全员对档案管理工作重要性的认识就显得尤为紧迫和有必要了。特别是领导干部对档案管理的认知，在一定程度上决定了档案管理工作能否顺利实施开展。应该加强全员档案管理的意识，将档案管理纳入到医院重要议事日程上来，将档案管理工作视为医院发展的重要内容来抓，促使医院领导者、医院管理人员、职工等树立档案管理重要性的认识，进而主动融入到医院档案管理的工作上来，全力以赴地支持档案管理工作。

二、优化医院档案管理制度

档案管理是医院日常工作中的一个重点，同时也是一个难点。由于档案管理工作内容繁多复杂，如档案管理工作涉及到档案收集、归档、利用、保管等多方面，而且医院的部门众多且分散，专业性技术强，对机密程度高低差异有着不同的档案管理要求和标准。因此，加强医院电子档案管理首当其冲的是建立健全档案管理制度，落实管理制度与医院的岗位责任制，将其纳入到医院考核中来，并在实际工作中不断完善。档案收集制度是档案管理的核心，医院部门的众多性、复杂性，对档案收集工作带来了巨大的挑战。因此，优化医院档案管理制度，就应当完善档案归档的管理制度，建立健全档案材料、文件的传递、登记管理制度，为了确保档案材料的完整性，应实行动态管理的运行模式，一旦发现材料文件的遗漏、缺失，要及时地查找补救。

三、电子档案与纸质档案同步管理

随着信息技术的快速发展，电子档案逐渐被运用到了医院档案管理工作中来，大大提高了档案管理、利用的效率。但由于电子文件、数据在储存技术、网络安全、管理制度、通讯设备等方面，还存在一定的不足和缺陷，如果这些问题没有得到全面有效的解决，就贸然将医院档案全部转化为电子档案管理形式，会存在一定的管理风险，对档案管理的安全性构成一定的威胁。因此，在电子档案普及的今天，应当实行电子档案和纸质档案的同步管理，特别是对于医院的科研成果、医疗成就等。实行纸质和电子文件双套管理，要从医院的实际出发，有针对性地选择和实施双套管理模式。如对于实验记载、取样调查、化验分析数据、会议资料等，只存在纸质文件的，就只采用纸质档案管理；而上题论证报告、成果申请书、统计数据等既有纸质文件，又有电子文件的，就需要采用电子和纸质两种管理套路，提高档案管理的安全性。

四、对电子档案要提供利用

电子档案的信息与纸质档案相比，具有容易修改、容易复制等特点，在利用、使用阶段其安全性是最为薄弱的。为了切实保护好医院科研成果，保护医院的知识产权，提高档案管理的安全性，加强电子档案在利用环节管理的意义就不言而喻了。对于医院电子档案的提供利用，应采取适当的保密、防范措施，根据电子档案的科研成果水平及其保密级别，实施在线管理和离线管理的管理机制。在线管理主要采取防火墙技术与杀毒监控技术；而离线管理则使用必要的防盗技术和加密技术。由档案资料的科研成果、保密级别而决定查阅者对其利用情况，对于保密级别较高的电子文档，不提供拷贝、复制等利用方式；而对于允许拷贝的电子文档，要严格其拷贝申请的审批环节，将审核手续落实到实际工作中来，并在审批通过之后，设置相关保密人员对其拷贝过程、档案利用情况进行监督等。

五、加大对电子档案管理的投入

档案管理工作对医院科研、教学及其档案利用成效有着重大的影响，加强对电子档案管理的投入，优化电子档案管理的设备、设施，使用高性能的电子软件，是提高电子档案管理安全性、有效性的重要保障。对于电子档案管理的投入，第一，要引进现代化的设备、设施，医院应尽可能地配备性能较优越的设备，如计算机、扫描仪、刻录仪，改善档案文件存贮载体的质量，确保档案保存的科学性、安全性。第二，应优化档案保护的技术，使用先进化的保障网络安全软件，如防火墙技术、数据加密技术，构建高效便捷的计算机管理系统等。为了保障电子档案正常有序运行，除了引进新设备、新技术之外，还应当创建安全有效的存储空间，在档案库房中配置除湿、空调等设备，安装灭虫、灭火等设施。

六、结语

总之，随着信息技术的快速发展，医院电子档案管理在迎来广阔契机的同时，也面临着更大的挑战和威胁。医院应当更新档案管理人员的知识结构，提高管理人员的综合能力。在医院电子档案管理数字化实施的今天，要做好档案管理人员信息素养、网路技术的教育培训，使之满足信息化发展的需要，并且要加强职业道德操守教育，提高管理人员的道德水准及职业操守。

作者：杨刚 单位：内江市第二人民医院