企业电子档案管理问题及对策分析

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一、引言

近年来，随着计算机网络技术和办公自动化设备在企业中的大量应用，企业在日常的经济管理和科研生产中产生了大量的电子文件，对这些电子文件进行科学规范的管理是我们做好企业电子档案管理工作的一项重要任务。而对企业而言，做好电子档案管理工作，有利于保证企业档案的安全性，促进企业管理水平的提升；有利于实现纸张档案和电子档案的转换，方便企业档案的管理和输入；有利于企业相关资料的查询；有利于提高现代先进技术的使用率；能够实现办公自动化、无纸化的目标，能够在很大程度上拓宽电子服务范围，提高档案部门的地位，提高企业的现代化水平，确保企业与时俱进，紧跟时代的发展潮流。但是由于种种原因，企业在电子档案管理工作中还存在一些问题，我们只有重视问题，有效地改善和解决问题，才能促进企业电子档案管理工作加快发展，与时俱进，从而更好地为企业发展贡献力量。本文就对当前企业电子档案管理工作中存在的问题进行分析，也结合个人的工作实践提出几点对策建议。

二、当前企业电子档案管理存在的问题

1、对电子档案的认识不足

电子档案作为一种新生的事物，以其自身的独特优势（如具有可复制性、操作方便、实现资源共享、方便快捷、节约存储空间的特征）正在逐渐取代传统的纸质档案。然而，当前还有一些档案工作者思想观念陈旧、意识淡薄；对电子档案的管理不够重视；对新生事物也不好好接受，始终认为档案还是纸质的比较妥当，致使电子档案管理长期停滞不前；计算机操作水平低等，这给企业电子档案工作带来了很大阻碍，影响了企业发展的现实需要。

2、电子档案鉴定责任不清楚和归档管理工作滞后

电子档案的鉴定是根据鉴定的内容对其真假和价值判断的一项工作，档案鉴定的难度大、要求高，并且需要企业相关各部门的积极配合。然而，在企业电子档案管理中鉴定责任不是很清楚，致使电子档案鉴定工作不能顺利开展，甚至处于滞后状态，这样日积月累使得要鉴定的电子档案逐渐增多，负担加重，进而加大了规范管理的难度。另外，由于对电子档案的保管期限、背景信息、元数据以及归档范围缺乏一套行之有效的规章制度，有的企业虽然有规章制度，但也是停留在仅有的制度上，对电子档案的完整性、真实性和有效性没有进行及时检验，导致电子档案管理工作严重滞后于计算机应用的发展。

3、电子档案管理系统不稳定，储存载体安全管理存在隐患

电子档案是对企业具有重要价值的信息资料，加强电子档案的安全保障对企业至关重要。然而，当前一些企业的电子档案管理系统性能不完善，存在不稳定现象，这样一旦管理系统出现问题或者管理措施不当，都会给电子档案的安全保管带来巨大的影响或造成威胁。另外，相对于纸质档案而言，电子档案的储存载体安全存在隐患，比如：电子档案的硬盘储存，虽然在信息存取上很方便，但是也很容易泄露，这样如果泄露了企业具有重要价值的档案资源，就会给企业带来诸多不利影响。而电子档案的网络储存虽然能够很好地进行备份储存，但是一些重要的信息还会存在隐患，如被黑客攻破、遭受病毒侵袭等。

4、电子档案管理人员的综合素质达不到要求

档案管理人员综合素质的高低直接决定着档案工作的质量和水平，管理人员素质的提高对提升档案工作的整体效能发挥着无可替代的作用。然而，当前企业中很多档案管理人员年龄老化，综合素质不高、且没有接受相关专业知识的培训，不懂计算机电脑技能，更无法简单的维护电子档案信息，这很不利于企业电子档案管理工作的有序开展。

三、加强企业电子档案管理的对策建议

1、电子档案人员要转变思维方式，更新观念

要提高档案人员对电子档案重要性的认识，改变传统的以纸质档案管理为基础的思维模式，建立以电子档案为基础的新型思维模式。

2、做好电子档案鉴定工作，提高电子档案管理水平，进一步加强电子档案管理制度

相较于纸质档案，电子档案的鉴定难度更大。因此，就需要企业结合电子档案管理的特点，依照国家的相关规定，制定属于本企业的电子档案鉴定方案，并且在方案执行上，要求相关部门积极配合，分清责任，只有这样，才能对电子档案进行及时检验，才能有效做好电子档案鉴定工作，从而提高电子档案管理水平。另外，由于企业传统的管理制度已经不能适应电子档案文件的管理，因此，就需要结合电子档案发展的具体情况，建立一套行之有效的电子档案管理制度，避免电子档案信息失真的隐患，维护档案信息的真实性和原始性，增强人们对电子档案的信心。

3、建立档案安全保障体系和严格的保管制度，维护企业电子档案安全

建立健全档案安全保障体系是维护企业电子档案安全的需要，作为企业应该加强档案安全保障体系建设，确保各项档案安全管理措施落到实处。要确保电子档案归档后的安全，就要做好以下几点：一是要严格把握储存载体的质量关；二是要规范存储载体的保管条件；三是要定期加强计算机的病毒检测，确保储存载体不带病毒和将储存载体置于保护状态；四是要对加密电子档案进行有效管理；五是为了确保记录信息内容的完整性、可读性，以及载体无损伤，应定期对电子档案进行安全性检查，一旦发现信息或载体出现损坏，就要及时进行维护、拷贝或者修复。

4、加强电子档案管理的队伍建设

企业电子档案管理的特点要求其工作人员既要掌握档案管理的基础知识，又要掌握自然科学知识和网络应用技术，只有这样，才能有效管理好企业电子档案。具体来说，对档案工作者而言，不仅要对档案学的概念、档案管理学以及档案保护技术等进行深入了解和掌握，并熟练把理论知识运用到档案工作实践中去，还需要对计算机网络技术、设备操作、维护以及保养进行了解和掌握；对企业而言，要培养高素质的电子档案管理队伍，重视档案管理工作，以继续教育、学历提升等方法培养高素质的电子档案管理人员，同时还可以招聘计算机专业人才，改变档案部门人员知识结构单一化带来的不足。另外，企业还要定期加强电子档案管理人员的新知识、新技能相关培训。

作者：丁文军 单位：中国电建集团西北勘测设计研究院有限公司