无纸化办公环境下电子档案管理
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在无纸化办公（又被称为协同办公系统）环境下，电子档案管理方式具有诸多优点。除了传统档案管理的基本功能以外，以e-office软件为例，可以看出还存在着以下几项特点：具备优秀的可规划、可扩展和可维护性；强大的文件处理能力；安全性要高度可靠；科学的解决方案与快速；功能强大的用户自定义架构；文件修改痕迹保留功能；支持移动、异地办公。在功能方面，其具有以下几项功能：文件管理；发文管理；收文管理；文件督办；文件统计；文件归档；流程管理；文档管理；沟通平台和综合事务等。所有功能均能够覆盖企业管理应用各方面，提供方便灵活的工作流套件，适合在知识化、智能化管理的趋势下，为企业提供跨平台、移动应用、信息整合等诸方面的信息支持。
二、电子档案管理与传统档案管理的区别
（一）归档管理的区别。
与传统档案管理相比，电子档案管理的差异在于归档方式和归档时间的不同。电子文件的归档方式为逻辑归档和物理归档。逻辑归档可以保证电子文件的完整性，还可以使电子文件方便检索。物理归档指将电子文件备份放在档案管理的库房内，防止计算机发生问题而导致文件丢失。传统纸质文件的归档时间为文件形成后的第二年上半年进行归档，或者是在项目结束后立刻归档。而电子文件的归档时间则为定期归档和分实归档，其原因在于电子档案管理的快速性和便捷性。
（二）保管方式的区别。
由于电子文件受到计算机技术的不安全因素影响，因此难以进行长期保存，但是其具有操作简单和存储所需空间较小的优点。但是，如果缺乏硬件和软件，则难以对电子档案进行修改和读取，这对其管理存在一定的影响。在纸质档案方面，需要对其进行防霉防蛀保存，必要时进行修补和微缩等处理。总体来讲，传统档案和电子档案的保管方式各有优缺点。
（三）利用方式区别。
在传统纸质档案查阅方面，查阅纸质档案需要审查相关的借阅手续，可以为客户提供档案原件、复印件和档案信息加工产品。所有的档案都是可以通过人体直接识别的。而电子档案则可以通过检索等方式，直接查阅，简单快捷。用户只需要得到一定的权限，通过账号和密码登入计算机平台。电子档案可以做到跨时间和跨区域，任何时间和地点，用户都可以登入计算机客户端进行档案阅读或者档案下载。
三、电子档案管理过程中存在的问题
（一）管理人员的计算机意识不够。
部分档案管理人员的计算机档案管理意识不够。在电子档案创立阶段，档案可能只是以一个草稿的形式存在，而没有受到应有的重视。在后续过程中，对电子档案保管不当，不为电子档案提供一个合适的保管地点并配备相应的保管人员，任电子档案自生自灭。
（二）电子档案的法律效应尚不完善。
纸质档案的法律效力是社会公认的的，尤其强调档案原件才具有法律效应。而对于电子文件，由于缺少固定的载体，因此制定相应的法律条文对其进行控制则较为困难，电子文件的法律地位始终难以达到认可。如果电子档案一直无法得到应有的法律地位，则电子档案无法具有真正的“档案”资格，发挥档案的作用。
四、电子档案管理过程中问题的对策
（一）聘用具有计算机意识的档案管理人员。
实现档案信息化管理，必须要聘用拥有相应技能的工作人员，工作人员应该具有较高的知识层次和先进的技术水平，尤其需要有较强的学习能力。当今社会进步速度很快，软件开发日新月异，必须有较强的学习能力才能在逐渐变化的社会中不断掌握新知识新技能。具有计算机意识的档案管理人员不仅对计算机操作熟练，且具有学习意识和实践能力。
（二）完善电子档案的法律建设。
对于整个社会和立法机构，应该完善电子档案的法律建设。可从三个方面确定电子档案的法律问题：第一，明确电子文件管理在档案馆中的地位，电子档案也应该承担其档案馆内保管档案的责任。第二，明确电子档案的制作流程、管理方法和保存方式。尤其是客户获取账号和密码的权限，应该采用与传统档案相似的办法。第三，在保管方面，必须明确保管方式、位置和保管人员的聘用方式。
五、总结
随着电子信息技术的发展，目前几乎所有单位均已实现了无纸化办公。在无纸化办公的环境下，应该采用先进的硬件和软件，进行电子档案管理。
作者：江雪青 单位：连云港市文化广电新闻出版局
