电子档案管理浅谈

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摘要：针对日益增多的电子档案管理状况，对电子档案的优点和特性进行了分析，并提出了如何做好电子档案管理工作的要点。

关键词：电子档案；电子档案管理

随着计算机技术及信息技术应用的普及和深入，电子文件已成为档案的主要信息来源，电子档案的管理工作已成为档案工作的重要课题。

1电子档案的概念及产生

电子档案是指单位或个人在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的、经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。近些年，无纸化办公和办公自动化得到广泛的应用，在提高办公效率和降低办公成本的同时，产生了大量的电子文件，这些电子文件通过归档形成了电子档案，声像材料的形成采用电子化手段也丰富了电子档案的内容。同时，随着我国档案数字化工作的不断推进，大量纸质档案经过数字化处理得到的数字化成果也成了电子档案的又一个重要来源。它越来越多地替代纸质档案，其优越性是显而易见的，同时档案真实性的特质也存在缺陷，需研究与克服。

2电子档案的优点

2．1存储密度高

传统的纸质档案，占用很多的柜架及库房面积。而电子档案的存储介质主要有磁盘、磁带和光盘，这些介质的存储密度很高，小小的一张光盘就可以存储成千上万件电子档案。相当于纸质档案占用的若干套柜架。随着科学技术的发展，电子档案存储介质的存储密度还将继续增大，这样大大节约了存储的空间，可以更加充分地节省利用有限的空间资源。

2．2大大提高了档案利用的效率

在传统的档案查阅模式下，找一份文件需要查看目录，根据目录提供的线索要素，查找有关文件，由于目录制作的水平及查找人员的业务熟悉程度，往往查一份文件需用若干分或小时，有时甚至查不到。由于电子档案是以电子文档、音像图片等计算机文件的形式保存在存储介质中。因此，通过计算机的检索方式可以在数秒钟十分准确而快捷地完成对档案信息的检索，查找到所需文件与类似文件。同时随着计算机网络的迅猛发展，用户可以通过档案管理系统在线检索查阅利用档案，从而更好地服务于公众、服务于机关、服务于社会。

3电子档案的特性及存在的问题

3．1设备依赖性

电子档案是存储在各类存储载体上的数据代码。电子档案的生成、检索、查阅的过程就是对电子文件进行编码解码操作，这个操作过程需要借助于一定的硬件设备、操作系统和应用软件，相应的软硬件平台，否则不可能实现。就设备更新方面来看，就会使电子档案的长久保管利用带来很大困难，现在计算机技术发展日新月异，更新换代对于计算机硬件来说几年就会更新换代，而光盘等存储载体可以保存几十年。若干年后就有可很可能出现虽然有保存完好的光盘，但是已找不到读取的设备。同时光盘也不如纸质材料，随着时间的推移会自然消磁，会丢失所存档案材料。所以，重要的电子档案需打印成纸质来保存。

3．2电子档案信息与载体的相分离性

纸质档案的墨迹、图形、符号是紧紧依附在纸张上的，内容与载体不可分离。而且是孤本，独一无二，虽然有的纸质档案可以复印，但很好辨别其原件与复印件。而电子档案的内容与载体是分离的，一台计算机上形成的电子档案可复制到另一台计算机上，而且能够在不同计算机上传递，能够突破地点时间限制。这样，一方面电子档案可广泛复制传递方便了利用，另一方面很难识别其真伪与原件，很难保密，很难维护作者、责任者的产权。对档案的原始性、真实性、完整性和有效性造成威胁。

3．3电子档案的易更改性

纸质档案一般不易更改，若更改其痕迹容易识别看出破绽。而电子档案人们可以随意对其进行删改、增补、拼接、压缩、还原等操作，这些更改不会留有痕迹。而电子档案由于电子文件本质上是通过编码的数字序列，并且对电子文件进行的修改可以做到轻而易举，因此，如何判断电子文件是否被篡改已成为电子档案鉴定工作的一个难题。也给档案管理与利用造成困难。

3．4电子档案的多媒体集成性

由于电子计算机多媒体技术的应用，文字、图形、声像等多种媒体信息均可随意组合、拆装搭配构成电子档案的内容，使得其信息量和结构要比纸质档案复杂得多。甚至会造成同一份电子档案的信息存在不同的载体上，这给电子档案保管带来很多问题。

4如何做好电子档案管理工作

4．1建立并严格执行完善的档案管理制度

为了安全高效地对电子档案进行管理，首先要建立一套安全可信的权限管理机制，并且要求所有档案管理人员严格执行，确保档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用、更新和删除等所有操作，都必须由具有相应操作权限的人员进行，严禁不具备相应操作权限的人员对电子档案进行操作。同时在日常工作中，档案管理人员严格执行电子档案管理办法，实行电子文件管理和电子档案管理相统一，制定科学合理的电子文件归档制度。

4．2严格控制电子档案的修改复制

由于电子档案易更改和易复制的特性，所以在电子档案的管理工作中，应严格控制电子档案的修改及复制操作，防止电子档案被篡改、信息丢失、失泄密等情况的发生。在实际工作中，可以将电子文档设置为只读、或对电子文档进行加密，也可以将电子文档设置为禁止修改、复制、打印等，以确保电子档案的真实性、完整性和有效性。

4．3加强电子档案的安全管理

①对办公自动化系统及电子档案管理系统与互联网进行物理隔离，严禁涉密计算机接入互联网，避免由于计算机病毒、黑客攻击等情况的发生；②对使用者的权限进行严格审核，对使用权限进行系统认证鉴权，注册登记，保证操作动作回溯可查，责任到人；③要定期对电子档案进行备份操作，确保电子档案的数据安全。

4．4加强对档案管理人员的业务学习和继续教育工作

随着档案数字化工作的逐步展开，档案工作的对象已经从传统纸质档案逐渐向电子档案转变，这就要求档案工作者不仅要具有较高的档案业务水平，同时还应熟练地掌握计算机技术。为了更好地将新思想新技术运用到电子档案管理工作中，加强档案管理人员的业务学习和继续教育工作势在必行。

4．5不断研究探索电子档案管理的新方法、新措施

在电子档案管理实践工作中，要不断研究总结，遵循电子文件和电子档案产生发展的规律，勇于创新，不断完善电子档案管理的各项规章制度。同时要重视电子档案管理经验的学习交流，吸取和借鉴其他单位企业先进的制度及方法。

［参考文献］

［1］冉平．关于电子档案管理的思考．［J］．科学之友，2005，（7）：56～59．

［2］闫卫文．浅谈如何做好电子档案管理工作［J］．宝鸡文理学院学报，2013，（4）：197～198．

［3］邱晓威．电子文件与电子档案的管理问题与对策［J］．中国档案，1999，（3）：32～34．

［4］张文亮．关于电子档案管理的思考．［J］．云南档案，2008，（9）

作者：邵文红单位：呼和浩特市城建档案馆，内蒙古