电子档案管理问题浅析

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【摘要】文章从信息安全、人员素质、管理制度等方面对电子档案管理中存在的问题进行探讨。在此基础上重点探讨电子档案管理体系的改进建议，提出加强档案管理制度的完善，增大建设阶段的资金投入等建议，促进电子档案管理质量不断的进步。

【关键词】电子档案；档案管理；管理模式

一、电子档案管理工作存在的问题

1、信息安全问题

电子档案与传统的档案管理形式不同，广泛应用计算机设备，将档案录入到管理系统中，减轻了工作人员的压力。但电子档案也面临着很多新的问题，例如在工作期间常见得计算机病毒问题，系统一旦受到病毒入侵，档案信息的安全性便会受到威胁，容易出现信息泄露的问题，甚至档案信息被破坏，原始材料一旦损坏造成的损失将是无法弥补的。信息安全是档案管理中首先要注意的，因信息泄露造成的困扰问题也十分常见，例如信息泄露后频繁接收到骚扰推销短信息，需要提升对安全管理的重视程度。

2、管理人员素质问题

档案管理人员对先进的技术方法掌握并不全面，只是了解一些基础的计算机操作技能，并不能对系统及时维护，增大了管理系统运行阶段的风险性。电子档案管理对工作人员的专业技能要求十分严格，但目前在人员配备上并不能满足工作需求，员工也不能技术的补充专业知识，造成电子档案管理难以落实，随着工作任务的开展，相关问题也会逐渐突显。档案管理岗位流动性大也是影响管理质量提升的原因之一，应当得到领导干部的高度重视。

3、管理制度完善问题

电子档案管理制度中仍然存在需要完善的内容，虽然管理技术已经发展进步，但仍然使用落后的制度体系，造成管理目标难以实现，并且基层工作岗位中存在规范性不足的问题，影响电子档案的安全使用。为避免在网络环境中使用出现档案丢失的问题，要求在管理期间对档案进行备份处理，即使系统遭受到破坏也能及时恢复。但由于管理制度落实程度不足，工作时并没有及时将档案备份处理，并且移动硬盘的存放形式也缺少统一的规定，很容易损坏影响信息查看。管理制度问题是目前急需解决的。所以管理人员在对许多比较重要的系统、数据、文档进行备份时毫无头绪，哪类数据需要保存，又要以何种介质保存备份都是电子档案信息管理的工作内容。然而当前形势下，档案管理人员没有具体的标准可以参照，不利于管理工作的稳定发展。对于电子档案信息拷贝行为的制止，相关管理安全防范也没有提出行之有效的措施，这说明事业单位档案信息安全管理工作仍有漏洞存在。相关部门和管理工作人员一定要给予高度的重视，通过规章制度的制定和完善来保证电子档案信息管理的有效性和安全性。

二、电子档案管理工作的改进建议

1、电子档案管理相关规章制度的构建和完善

根据电子档案的使用特征，来完善管理制度，可以将已经投入使用的管理制度作为参照，对其中不合理的内容进行改进，这样能够避免出现管理制度难以落实的现象。电子档案与常规的档案管理在原理上存在差异，并不是直接针对纸质档案来进行的，因此要求录入环节十分严谨。我国大部分事业单位虽然都建立了电子档案管理体系，但是管理制度缺乏的问题也十分普遍，为了让电子档案利用的效率有所提高，相关规章制度应该对档案文件的制作、审核、归档以及档案信息的搜集、整理和保管环节做出详细且明确的规定，各个单位还可以结合本单位的实际工作和档案特征来补充完善。

2、资金投入的加大，让档案管理环境得到改善

电子档案的管理工作对于事业单位而言算是一大创新举措，现代化管理技术和设备的应用对本管理工作能够起到很好的促进作用。但是由于区域之间的经济发展无法同步，因此许多档案管理设备需求无法得到满足。为了解决这一现实问题，单位档案主管部门应该担负起督促责任，在与相关部门协助后向当地政府申请经费支出，让档案管理工作的条件和设备都得到改善，起到促进档案工作现代化管理实现的作用。有关部门还要着力于档案管理通用软件的推出，遵循统一设计、统一规划的基本原则，让档案管理能够节省更多的人力、物力、财力和时间，达到工作效率提高的发展目标。

3、专业档案管理人员的培养

电子档案具备一定的优越性，相比较于传统档案而言，电子档案的开发和利用都要更为方便、快捷，档案的实用性也得到提升。然而，事业单位的电子档案管理工作水平与档案管理人员的专业程度有着直接联系，笔者个人认为，要想达成专业档案管理人员的培养目标，首先要保证管理人员的流动性被控制在合理范围内。因为电子档案管理工作的专业性较强，且工作涉及面较广，工作人员管理实践经验的累积都是十分宝贵的，因此人员流动要避免太过于频繁，保证电子档案管理工作的延续性和长期性才能实现专业档案管理人员培养的目标。除了单位组织培训以外，档案管理人员也要对自己严格要求，及时更新知识结构，提升职业道德并熟悉信息技术应用，将自己培养为综合素质较高的复合型人才，进而更好地适应电子档案管理发展的需求。

4、电子档案管理软、硬件设施的完善

高质量的软、硬件设施是电子档案管理工作平稳运转的基础，单位档案管理部门所配置的软件和系统应该满足性能稳定、技术成熟、安全性高的基本要求，杜绝使用市面上未知的软件或系统。工作期间，管理工作人员还应该形成定时或定期安全体检、杀毒的良好习惯，防火墙、杀毒软件等具有保护作用的软件系统要定期更新，以此保障电子档案系统的安全性。

5、电子档案动态管理工作质量的保证

电子信息的检查、鉴定、验收是电子信息归档管理工作中的重要环节，相关工作人员除了要签署有关归档责任书以外，管理工作人员还要对信息进行针对性的检查，争取在第一时间发现问题并解决问题。电子信息管理在电子档案管理工作中占有十分重要的地位，归档的电子信息应该紧跟科研生产变化，执行动态管理并及时更新。一些涉及到私密内容的档案还要对其进行监控，杜绝资讯外流情况的发生，一旦发现可疑行为，应该立即予以制止。绝密档案使用的时间和范围都要有所控制，访客权限的设置和电子档案管理系统自动记录、监控功能的开启对于电子档案管理工作而言都是极为必要的。

三、结语

现如今事业单位的档案管理工作，应该从工作实践所遇到的实际问题开始入手，再对其有所了解的情况下制定相应的解决方案，对工作的制度和管理进行不断地提升和完善，从而使其相关的管理体系变得更为健全。工作人员综合素养的提升和现代科技技术的融合，能够为我国行政事业单位的档案管理工作注入新生血液，让其能够以更好的精神面貌服务社会。笔者结合了自身多年的工作经验，就当下行政事业单位的档案管理思路创新等问题提出了自己的思考，希望能够对各位同仁的工作开展起到一定的辅助作用。

【参考文献】

[1]王云庆,陈建.对我国城镇住房保障档案管理若干问题的思考[J].档案与建设,2012907).

[2]李春生.电子档案在档案管理工作中存在的问题及对策浅析[J].黑龙江史志,2014(04).

[3]王颖.浅析电子档案管理中存在的问题及解决对策[J].黑龙江史志,2014(10).

作者：单淑红 单位：红兴隆管理局办公室档案科