电子档案管理问题及措施

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［摘要］随着信息化技术的不断发展和进步，办公系统也逐渐朝着电子化和自动化的方向发展。电子档案管理就是一种典型的信息化技术的产物，它的广泛应用给传统的档案管理造成了巨大的挑战。与传统的档案管理相比而言，电子档案的管理效率高，使用方便、快捷，因此在企业办公中应用电子档案非常有必要。本文首先分析了电子档案在档案管理中的应用，然后分析了电子档案应用中出现的问题，并提出了完善电子档案管理的有效对策。

［关键词］电子档案；管理；信息化技术

1电子档案管理的作用

1.1电子档案可以大大提高工作效率

针对目前的实际情况来看，在长期的社会发展过程中，各项基础设施建设也得到了进一步的优化与完善。档案数量的增加，使档案管理工作面临着更大的问题。相对于传统档案管理来说，电子档案管理具有更高的效率，能够有效地减少工作量，对于档案管理工作效率与水平的提升，起着重要的促进作用。

1.2电子档案便于查询

传统档案管理过程中，档案的查询十分费力，且纸质档案堆积如山，需要耗费大量的人力、物力。但是电子档案则不同于纸质档案，仅仅需要相关的索引查找便可以实现快速借阅。再加上网络技术的出现与普及，进一步提升了电子档案管理在企业内部的重视程度。为此，应当对电子档案信息化进行不断的研究、调查和总结，在已有基础上实现管理工作的创新，并且规范操作流程、完善制度及优化电子档案等工作，保证电子档案管理的安全性及完整性。

2现阶段电子档案管理中存在的问题

2.1管理水平相对较低

由于电子档案管理在我国起步较晚，导致其目前仍然处于初步发展阶段，管理水平较低。再加上对档案管理人员培训教育的欠缺，导致其在进行软件的选购时缺乏足够的辨别能力，从而使档案管理当中的现代化管理技术不能充分发挥出其自身的重要作用。

2.2安全隐患相对较高

随着网络与计算机技术的普及，人们可以任意地进入因特网中获取信息与数据，这也就导致许多文件通过网络来与流转，而在实际的电子文件传输过程中，就常常会出现泄密问题。

2.3电子文档的真实性易被破坏

从本质上来说，由于电子文件本身有着较高的分离性与可变性，如果被更改，将很难对其进行识别。在形成了电子档案之后，工作人员通过相应的操作，来将其存贮到办公自动化系统当中，实现了信息数据的共享。这样一来，就会导致电子档案很容易被复制与修改，并且不存在正本与副本之间的差异。这就会导致电子档案原本的形式特征与内容不复存在，真实性与完整性受到严重的影响。

3提高电子档案管理有效性的对策

3.1加强电子档案信息的安全性

相关的档案管理部门必须强化自身的安全意识，并且能够对现代化网络安全技术进行合理的运用，以此来提高网络及电子档案信息的安全性。此外，因为电子档案信息一般都是存储在相关的介质上，然后通过对介质的安全保管，来实现对信息的安全管理。所以说，在进行电子档案的安全管理时，要求管理人员必须建立一个适合于光盘与磁盘等介质的保管环境，来提高信息管理的安全性。

3.2完善电子档案信息服务体系

企业应当建立起完善的档案数据库，并通过对各项基础数据的开发与利用，来实现对电子档案信息数据的优化整合，开展企业档案咨询业务服务。与此同时，企业应当完善档案信息资源体系，来对档案信息进行良好的归档处理，促进数据资源的科学共享。此外，还要进一步加强对现代信息技术的应用，以此来为电子档案的科学管理，提供最有力的技术保障。

3.3规范操作流程，完善管理制度

在电子档案管理过程中，需要重视网络安全性操作、管理工作人员职业道德及综合素质等诸多问题，并且对相关工作人员进行定期培训，加强工作人员的综合管理技能。其次，还要锻炼工作人员的操作能力，使其掌握操作技巧，熟练掌握管理工作要点，从而在一定程度上提高管理工作效率，节约工作时间，与此同时，应该结合实际情况，进一步完善内部管理制度。

3.4加强对电子档案管理人才的培养

相关的领导与管理部门，必须加强档案管理工作，并通过加强对管理人员的技能培训，来为企业的档案管理，培养一批现代化的高素质管理人才。与此同时，还要优化对人员招聘与队伍建设，为企业储备更多优质的电子档案管理人才，以此来为企业的电子档案管理打下坚实的基础。

3.5优化工作人员服务方法

首先，档案管理工作人员要对内部信息有充分的了解，并且能够挖掘、发现内部信息资源，合理地对资源进行处理加工，使之与光盘制作、电子化及多媒体等技术相融合。其次，及时储存电子信息，奠定良好的管理工作基础。最后，档案管理工作人员应当秉承“为人民服务”的工作态度，为所有人员提供“微笑式”服务，当然，最重要的一点是构建先进网络服务体系，提供电子档案的在线咨询服务。

4结语

随着计算机技术和网络技术的普及和发展，电子档案在企业中的应用也越来越广泛。企业要不断地规范电子档案操作流程、制度，优化电子档案，并对管理工作进行全面的创新与完善，以此来促进电子档案管理安全性的全面提升，并进一步提升企业的档案管理质量。

主要参考文献

［1］陶丽萍.电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用［J］.露天采矿技术,2010(4).

［2］朱建兴.浅析流程管理在电子档案管理系统中的应用［J］.办公室业务,2016(1)

作者：刘悦捷 单位：济南泉城公园管理处