高职院校电子档案管理工作发展现状

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【摘要】计算机的发展拉动着自动化办公程度不断提升，高职院校应用电子档案极大程度上提高了档案部门办公效率，但是管理电子档案工作还存在着一些问题，需要探索新的管理途径，文中对高职院校的电子档案管理工作发展做了简单的论述。

【关键词】高职院校；电子档案；工作途径

高职院校档案管理工作比较繁重，而电子档案的应用可以将复杂的档案管理工作简单化，电子档案管理具有及时查阅档案、完善档案、易保存等优势，高职院校应用电子档案管理档案工作已经是必然趋势，需要各高职院校根据自身情况有效地运用。

一、电子档案管理工作的现状

电子档案的一些文件信息难以持续识读，电子档案与纸质档案相比的优势是准确、方便，但是计算机的软件和编码方式的变化，使系统运行的环境发生变化，极易造成文件不可读，由此需要高度重视这一问题。档案管理人员对电子档案管理的重视程度不够。一些档案管理工作者，习惯将纸质档案作为档案保存的载体，不重视电子档案，只是将电子档案作为副本来保管，没能做到及时打印或备份文件，很容易造成重要文件信息丢失。管理人员对电子档案管理观念的认识不足，在一定程度上阻碍了电子档案管理工作的开展。电子档案还缺乏一定的安全保障。电子档案是以电子文件形式，以计算机的磁盘或者光盘等材料为载体，以数字编码的形式来记录并保存信息，若出现管理不当或者非法技术操作等情况，很有可能给电子文件带来安全隐患。

二、发展高职院校电子档案管理工作的对策

（一）实现科学化电子档案管理。高职院校需要推行标准化的著录电子文件，保障电子档案文件的可读性要求，在软件升级时积极地做好文件打印或者备份工作，防止档案信息流失，积极应对电子档案文件不可读的问题，管理人员需要及时对软件进行更新，做好计算机的管理工作以及计算机的清理工作，保证电子档案文件信息可及时调阅、查档等。高职院校可以与软件公司相互合作，建立并完善属于自己院校的电子档案信息管理系统，督促管理人员做好电子文件收集信息的完整性，做好电子信息文件的识别和标识工作，做好档案信息变化及时录入工作，将文件信息完整准确的纳入数据库中，实现统一的管理，同时做好防火墙工作以及安全病毒查杀能力强的软件，防止由于非法侵入造成档案流失的问题，提高本校电子档案管理的水平，保证档案信息的安全。

高职院校需要建立健全档案归档制度，电子档案的管理工作涉及的内容较多，且需要管理人员具备一定的技术能力，需要高效的各个管理部门及时给予及时的配合，及时将本部门相关的档案信息及时上报，由档案信息的管理人员及时进行信息归档工作。做好高职院校的电子档案管理工作，需要以管理制度为依托，将其纳入到高校管理工作的程序中，由电子档案管理人员负责严格把关，做好定期收集专用软盘工作，同时跟进各个户头管理，根据档案归档的标准类选择储存文件的格式以及文本归档工作，在进行档案归档时，需要充分地了解信息的始末，保障电子文件信息的真实程度，形成电子档案后，要对电子档案进行及时的跟踪和监控，按照电子档案管理标准进行档案的整理、档案鉴定以及档案归档等工作。

（二）做好电子档案实体保存工作。电子档案的实体保存载体主要是光盘，负责档案管理工作人员需要做到轻拿轻放，将其放置在防磁柜中，并使其保持直立的状态，防止由于堆叠或者摩擦造成光盘出现变形或者划痕。要保证贮存光盘环境具备适宜的温度与湿度，防止光盘出现老化或者受潮的情况，其温度需要控制在14℃~24℃，保存的湿度控制在40%~65%内。除此之外还需要做好避光工作，防止光盘受到紫外线的照射造成过早老化的问题，定期对光盘进行复制，在进行光盘转存贮时，需要保证编号前后一致，每五年左右进行一次光盘复制。最好档案的分类管理工作，大多数高职院校都有很多的电子档案文件，需要根据不同的类别进行划分，主要分为基建类、设备类、学生档案、职工档案等。其中基建类的档案最终输出是以纸张的形式，用计算机进行打印，在进行管理的过程中，需要按照相关的要求将档案信息输入进去，对纸张文件进行扫描，根据其编号和图号以及案卷号进行保存，保证用户端可以检索到图纸资料。

（三）加强对电子档案管理人员的管理。高职院校的电子档案管理工作正在向现代化方向发展，电子档案的管理工作将会更加规范、科学，对管理人员的要求也将越来越高，由此高校必须建立专业的电子档案管理职位，提高管理人员使用电子计算机的能力以及提高其管理工作的能力，定期对管理人员进行培训，使其可以及时接受并应用先进的管理技术以及管理理念，提高其操作计算机的能力，提高其对电子档案管理工作的重视程度。电子档案的管理人员需要做好日常的档案室管理工作，及时进行电子文件的复制工作，同时保证电子档案载体储存的环境干净整洁，提高电子档案的使用寿命。

三、结语

高校应用电子档案管理档案工作，可以有效地实现档案资源的共享，可以及时地更新各类档案信息，有效缩短查档、归档时间，降低档案管理工作的强度，高职院校需要及时地解决电子档案管理工作中存在的问题，充分发挥电子档案的作用，提高档案工作的管理效率。

【参考文献】

[1]王建.试论高职院校电子档案管理工作发展[J].经营管理者,2013(02).

[2]刘敏.论高职院校电子档案的管理与保护[J].东方企业文化,2013(14).

[3]吉顺霞.电子档案管理在高职院校的应用分析[J].办公室业务,2014(07).

作者：朱柳红 单位：湖南有色金属职业技术学院