电子档案管理问题及对策浅析

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摘要：经济社会的快速发展以及互联网技术在档案管理工作中的广泛运用,推动了传统档案管理模式改革创新的进程，加快了电子档案管理产生以及推广的速度，实现了档案管理工作效率与成果的共同提升。本文通过介绍电子档案管理工作的主要内容，分析了档案管理工作方法及工作模式发生变化后对档案管理事业的影响，总结新形势下电子档案管理工作中出现的问题，并提出针对性的措施来从根本上解决问题。

关键词：新形势；电子档案管理；问题分析；策略研究

一、简单介绍电子档案的主要内容

1.电子档案的概念。电子档案与传统档案具有本质性的区别和差异，电子档案可以理解为传统档案管理模式的电子化与现代化，将保管难度较大的纸质档案进行数字化和文本等多种形式的转化，从而最大限度的提高了档案存储的安全性以及传送的高效便捷性。由此可以看出，电子档案具有传统档案所不具备的优势，比如载体更小、占据空间少等，实现了档案管理工作的网络化和先进化。2.电子档案的主要特征。时代的发展变迁以及互联网技术的更新换代都加快了电子档案管理模式网络化的发展速度，实现了电子档案管理内容的虚拟化，模式的多样化，提高了电子档案管理工作相关各项资源的综合利用率。其实，电子档案早已打破传统纸质档案的限制与束缚，实现了档案信息资源存储的电子化、数字化以及共享性。另外，电子档案管理系统的性能更加齐全，功能更加强大，不仅有效解决了数据信息资源集成难题，也提高了档案管理工作相关政策的执行力，有助于提高档案管理工作效率以及工作效果。

二、分析我国档案管理模式的变化

1.档案载体。电子档案自产生以来就以其强大的轻松便捷性而获得了高速发展，并在极短的时间就取代了原有的纸质档案。电子档案利用计算机网络信息技术来收集、整理、处理各种复杂多样的信息，提高了档案信息资源的准确性与便捷性，避免了因档案管理工作人员专业水平有限、工作失误等原因造成电子档案内容出现错误等情况发生。2.档案分类标准。电子档案不仅优化了原有文书档案以及人事档案等管理流程，实现了档案信息资源分散化管理与整体化管理的有效结合，及时调整完善了档案管理工作目标。不同的档案信息具有不同的用途与特点，其所适应的分类处理方法也存在很大的差异性，计算机网络系统的信息化提高了档案分类标准的规范化以及精确化，为档案管理工作模式的改革创新奠定基础。

三、总结新形势下电子档案管理工作模式存在的不足之处

1.电子档案的真实性有待提升。电子档案相较于传统纸质档案而言，档案内容的修改、删除和添加变得更加简单轻松，不会像传统纸质档案那样留下任何痕迹，加之部分电子档案管理人员也很少主动记录电子档案中改动的相关信息，增加了电子档案内容审核的难度，部分电子档案管理人员为了满足私欲等擅自修改档案内容，这在无形之中降低了电子档案内容的真实性与权威性。2.电子档案的保密性有待提高。电子档案管理工作以互联网技术为依托，电子档案管理工作效果受互联网技术的影响。虽然电子档案工作人员可以利用互联网技术和专门的网络平台来获取、保管大量的电子文件，但在此过程中，电子文件需要在不同的网络终端上进行传输，受电子档案管理系统不完善、黑客非法攻击、电子档案管理人员工作失误等多种因素的影响，增加了电子文件信息被窃取或丢失的几率，对电子档案管理工作的正常开展都产生了消极阻碍作用[3]。3.电子档案保管长久性有待提高。无纸化办公模式的运用提高了档案管理部门工作的自动化，档案管理人员会用专门的系统和网络来存储众多重要的信息与决策，打破了时间和区域对档案信息资源管理的局限性和束缚性。人们可以随时随地根据自己的需求来获取大量的信息。电子档案的出现简化和规范了档案管理工作流程，降低了档案管理工作的失误率，也扩大了网络对档案管理工作的影响力。如果电子档案管理系统出现被攻击或者瘫痪的情况，就会造成档案信息的丢失，给档案管理工作造成严重的损失。

四、提高新形势下电子档案管理水平的措施

1.提高档案管理人员的专业化和全面化。档案管理相关部门应转变对档案管理工作的错误认识，真正认识到档案管理工作对人才选拔、晋升以及构建和谐社会的重要意义，适当地增加对档案管理部门的资金投入。档案管理部门应进一步完善档案管理相关的各项规章制度，加强档案管理人员的培训，扩充档案管理人员的培训内容，对档案管理人员进行档案管理、互联网技术、职业道德等领域的培训与学习。拓宽档案管理人员学习掌握更多科学先进的档案管理理念以及技巧的途径，实现档案管理人员专业素质的持续上升，提高对档案管理工作过程中出现各种新问题的解决能力，熟练使用档案管理系统的能力等，从而提高档案管理工作的工作效率以及服务水平。此外，档案管理部门还应通过提高档案管理人员招聘标准来为档案管理队伍注入更多新的活力与动力。2.进一步完善档案管理相关的法律规定。电子档案在管理使用过程中，极有可能因档案管理人员失误等各种原因出现信息不完善或者丢失的情况。虽然可以通过提高档案管理人员的专业能力，研究发明功能更强大的档案管理系统等途径来降低档案管理工作的失误率，但是却无法从根本上清除电子档案管理工作中潜在的风险因素。因此，档案管理相关部门应采取切实有效的措施来提高档案信息资源的真实性与原始性，加强对档案管理工作的监督管理力度，尽可能的避免各种违法行为的发生，提高电子档案管理工作的合法化与规范化。3.提高电子档案管理工作的标准化与统一化。电子档案管理工作的开展必然需要与之相匹配的管理制度以及相关规定，不仅可以为电子档案管理工作各环节提供依据，也可以提高档案管理工作流程的标准化。4.完善电子档案管理的安全防护措施。电子档案对互联网技术的依赖越来越强，在一定程度上刺激了互联网技术研发的速度，而互联网技术在为电子档案管理工作的开展提供更广阔的技术平台及更强大技术支持的同时，也增加了电子档案管理的风险性。档案管理人员会因工作需求而将不同的电子档案信息在不同的载体上进行复制传输甚至修改完善，增加了电子档案管理工作出现失误的可能性。因此，相关部门应正视当前电子档案管理系统以及管理技术中存在的弊端，灵活区分并准确把握传统档案管理工作模式与电子档案管理工作模式的优缺点，实现传统档案管理模式与电子档案管理模式的优势互补。相关部门还应重视网络安全技术的研发，及时更新办公管理系统以及技术，实现档案信息数据库存储量的扩大。此外，相关档案管理部门应制定完整的档案信息安全措施以及方案，对一些重点的档案信息进行加密保护处理。5.借鉴其他地区在电子档案管理工作方面取得的成功经验。档案管理部门应积极主动地与其他地区档案管理工作相关部门进行沟通交流与合作学习，学习和借鉴其他地区档案管理工作的方法与手段，并在结合我国电子档案管理工作实际情况的基础上，探索出更加恰当的档案管理工作模式。

五、小结

传统档案管理模式早已无法满足新时期提高档案管理工作效率的基本要求，而电子档案的出现为档案管理工作模式的改革创新指明了方向，因而档案管理相关部门应通过完善电子档案管理各项规章制度，提高档案管理人员专业素质，研发新型档案管理系统等途径，解决档案管理工作过程中出现的各种难题，为充分发挥电子档案在完善社会保障制度等方面的促进作用提供基本的保障。

参考文献：

[1]李照华.新形势下电子档案管理存在的问题及对策分析[J].黑龙江科技信息，2015(28):81~82.

[2]曾光，李晓莉.浅谈无纸化办公浪潮中的电子档案管理工作[A].档案事业发展与青年档案工作者的责任：2010年全国青年档案工作者研讨会论文集[C]，2010.

[3]单莉.浅谈企业电子档案管理[A].齐鲁档案论坛——山东省档案学会2009年学术年会会刊[C]，2009.

[4]索一琳.电子档案管理初探[A].中国档案学会第六次全国档案学术讨论会论文集[C],2002.

[5]白普本.浅谈电子文件不稳定性弊端对电子档案管理的影响[A];中国档案学会第六次全国档案学术讨论会论文集[C],2002.

作者:吴灼之 单位:福建省宁德市屏南县行政服务中心